Housekeeping im Hotel planen: Tagesplan, Zeiten und Zimmerstatus

Der Tagesplan: aus Abreisen, Bleibern und Anreisen

Jedes Zimmer gehört am Morgen in genau eine Gruppe. Abreisezimmer werden frei und brauchen eine vollständige Reinigung. Bleibezimmer sind weiter belegt und bekommen die tägliche Reinigung oder, je nach Haus, nur einen Handtuch- und Müllservice. Freie Zimmer ohne Gast brauchen höchstens eine kurze Kontrolle. Und dann gibt es die Zimmer, um die sich der Tag dreht: Abreise und Anreise am selben Tag. Sie müssen bis zur Anreisezeit fertig sein, alles andere kann warten.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge. Zuerst die Abreisezimmer mit Anreise am selben Tag, innerhalb dieser Gruppe die Zimmer mit früher angekündigter Ankunft, Stammgästen oder Familien mit Kleinkindern. Danach die übrigen Abreisen, dann die Bleiber, zum Schluss Kontrollgänge in freien Zimmern. Bleiber, die bis 10 Uhr noch schlafen, schiebe bewusst nach hinten, statt dreimal zu klopfen.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Der Plan sollte am Morgen aus dem aktuellen Stand entstehen, nicht am Vorabend. Späte Buchungen, Verlängerungen und frühe Abreisen ändern die Liste über Nacht. Wer den Plan am Vortag ausdruckt, plant oft mit zwei oder drei falschen Zimmern.

Reinigungsarten und realistische Zeiten je Zimmer

Die häufigste Planungsfalle ist ein Pauschalwert wie „20 Minuten pro Zimmer“. Ein Abreisezimmer mit frisch zu beziehenden Betten, Bad und Boden braucht ein Vielfaches eines Bleibezimmers, in dem nur Betten gemacht, Handtücher getauscht und Müll geleert werden. Wer beides gleich rechnet, verplant das Team an Tagen mit vielen Abreisen.

Die folgenden Spannen sind Erfahrungswerte für typische Doppelzimmer in Ferien- und Stadthotels. Sie hängen stark von Zimmergröße, Ausstattung, Standard des Hauses, Wegen und der Erfahrung des Teams ab. Nimm sie als Ausgangspunkt und miss zwei Wochen lang die tatsächlichen Zeiten in deinem Haus nach.

Beispiel: Tagesplan für ein Hotel mit 30 Zimmern

Wie viel Personal brauchst du an einem bestimmten Tag? Das folgende Rechenbeispiel zeigt einen gewöhnlichen Dienstag in einem Hotel mit 30 Zimmern. Alle Zahlen sind ein angenommenes Beispiel, die Richtwerte stammen aus der Tabelle oben.

Zimmerstatus, Checklisten und Minibar

Lege fest, was ein Status in deinem Haus heißt und wer ihn setzen darf. „Sauber“ heißt: Die Reinigung ist abgeschlossen. „Kontrolliert“ heißt: Die Hausdame oder eine erfahrene Kollegin hat das Zimmer abgenommen. Ob die Rezeption ein Zimmer schon bei „sauber“ oder erst bei „kontrolliert“ vergeben darf, ist eine Entscheidung des Hauses. In kleinen Betrieben ohne Hausdame reicht oft „sauber“; in Häusern mit neuem oder wechselndem Personal lohnt die Kontrolle.

Checklisten machen aus einem Status eine Arbeitsfolge. Ein Abreisezimmer hat andere Aufgaben als ein Bleibezimmer oder eine Minibar-Kontrolle. Halte die Listen kurz, mit fünf bis zehn konkreten Punkten, und schreibe sie so, dass auch eine Aushilfe am ersten Tag versteht, was gemeint ist. Eine Checkliste ersetzt nicht den Abschlussblick, aber sie verhindert, dass das fehlende Glas im Bad erst beim Gast auffällt.

Die Minibar ist ein klassischer Verlustpunkt: Der Verbrauch wird auf einem Zettel notiert, der Zettel kommt nicht an der Rezeption an, und der Gast ist abgereist. Besser ist, wenn das Housekeeping den Verbrauch direkt zur Buchung erfasst, solange der Gast noch im Haus ist, idealerweise bei der Bleibereinigung und spätestens am Abreisemorgen.

Rezeption und Housekeeping: weniger Zurufe, weniger Personalstress

Die meisten Reibungen entstehen an der Schnittstelle: Die Rezeption fragt dreimal nach Zimmer 12, weil ein Gast früher kommt, und das Housekeeping erfährt erst um 13 Uhr, dass Zimmer 7 eine Verlängerung hat. Beides lässt sich mit einem gemeinsamen Stand lösen. Wenn das Zimmermädchen den Status setzt, sieht die Rezeption ihn sofort. Wenn die Rezeption eine Verlängerung bucht, ändert sich der Plan der Etage.

Vereinbare feste Regeln: Frühanreisen und Sonderwünsche gehen als Notiz am Zimmer an das Housekeeping, nicht als Zuruf im Gang. Defekte werden als Aufgabe gemeldet und das Zimmer, falls nötig, sofort gesperrt. Die Hausdame hält den Plan aktuell, die Rezeption fragt im System nach und nicht per Telefon.

Personalmangel ist im Housekeeping für viele Häuser der Normalfall geworden. Ein guter Plan schafft keine zusätzlichen Hände, aber er hilft, die vorhandenen richtig einzusetzen. Entscheidend ist, was du weglasst, wenn es eng wird, und dass diese Entscheidung vorher getroffen ist.

So löst STRYK das

In STRYK ist die Zimmer- und Housekeeping-Ansicht dieselbe, mit der auch die Rezeption arbeitet. Der Tagesplan entsteht aus der tatsächlichen Belegung: Abreisen, Bleiber und Anreisen kommen direkt aus den Buchungen, sortiert nach Priorität, Etage und Zimmernummer. Verlängert die Rezeption eine Buchung oder kommt eine Portalbuchung herein, ändert sich der Plan mit. Du hinterlegst deine Housekeeping-Kräfte mit ihren Etagen und teilst Zimmer von Hand zu oder lässt STRYK für den heutigen Tag einen Vorschlag machen, wahlweise gleichmäßig verteilt oder nach Etage. Den Vorschlag prüfst du, bevor er gespeichert wird.

Die Zimmerstatus schmutzig, sauber, kontrolliert, Bitte nicht stören und außer Betrieb sind vorhanden, dazu Zustände wie Grundreinigung, Wäschewechsel, Minibar-Kontrolle oder Turndown, die du nach Bedarf einschaltest. Du legst fest, ob ein Zimmer schon bei „sauber“ oder erst bei „kontrolliert“ bezugsbereit ist. Je Zustand hinterlegst du eine Checkliste; STRYK startet mit praxistauglichen Vorgaben, die du an deinen Standard anpasst. Minibar-Artikel pflegst du mit Preis, der Verbrauch wird direkt zur Buchung erfasst. Jede Statusänderung bleibt im Verlauf des Zimmers nachvollziehbar.

Für die Etage gibt es den Housekeeping-Plan als PDF in den 18 Sprachen von STRYK, sodass jede Kollegin ihren Plan in ihrer Sprache bekommt. Auf Wunsch verschickt STRYK den Plan jeden Morgen zur eingestellten Uhrzeit automatisch per E-Mail an die hinterlegten Empfänger. Das Team sieht den Plan außerdem in der STRYK App für iPhone und Android.