Hotel ohne Excel führen: Listen ablösen in 30 Tagen

Wo Excel und Zettel heute stecken

Typisch ist ein Belegungsplan mit einer Zeile pro Zimmer und einer Spalte pro Tag, farbig markiert nach Gast oder Portal. Daneben gibt es eine Zimmerliste, die jeden Morgen für das Housekeeping ausgedruckt wird, eine Gästeliste mit Adressen für die Meldung und für Stammgäste, eine Liste der Anzahlungen, eine Tabelle zur Ortstaxe für die Gemeinde und am Monatsende eine Umsatzliste für Eigentümer und Steuerberater.

Jede dieser Listen hat ihre Berechtigung, und jede wurde aus einem echten Bedarf heraus angelegt. Das Problem ist nicht Excel, sondern dass dieselbe Buchung in vier Dateien auftaucht und jede Änderung von Hand an vier Stellen nachgezogen werden muss.

Die Risiken von Excel im Hotelalltag

Das erste Risiko sind Versionen. Liegt der Belegungsplan auf dem Rezeptionsrechner, gibt es bald eine Kopie im Büro, eine auf dem Laptop der Chefin und eine ausgedruckte vom Vormittag. Welche stimmt? An einem ruhigen Dienstag findet man das heraus. Am Samstagabend mit drei Anreisen und einem Anruf von Booking.com nicht.

Das zweite Risiko sind Fehler ohne Prüfung. Excel warnt nicht, wenn ein Zimmer für eine Nacht zweimal eingetragen wird, wenn eine Abreise einen Tag zu früh steht oder wenn eine Formel beim Einfügen einer Zeile verrutscht. Eine Hotelsoftware lehnt eine Buchung in ein belegtes Zimmer ab, bevor der Gast eine Zusage bekommt.

Das dritte Risiko betrifft Gästedaten. Namen, Adressen, Geburtsdaten und manchmal Ausweisnummern in einer Datei, die per E-Mail verschickt oder auf einem USB-Stick mitgenommen wird, passen schlecht zu den Anforderungen der DSGVO an Zugriffsschutz und Löschung. In einer Software mit eigenen Zugängen und Rechten ist nachvollziehbar, wer welche Daten sieht. Das vierte Risiko ist die Abhängigkeit: Oft kennt nur eine Person die Farbcodes, Kürzel und Sonderregeln. Fällt sie aus, steht das Haus.

Was du zuerst ersetzt

An erster Stelle steht der Belegungsplan, denn hier entstehen Doppelbuchungen. Sobald alle Buchungen, auch Telefon und Walk-in, an einer Stelle liegen, ist das größte Risiko beseitigt. Wenn du über Portale verkaufst, gehört die Anbindung über einen Channel Manager gleich mit dazu.

An zweiter Stelle folgen Housekeeping und Gästedaten, weil sie direkt an der Belegung hängen. Die Zimmerliste für den Morgen entsteht dann aus den An- und Abreisen, und die Gästekartei wächst mit jeder Buchung, ohne dass jemand Adressen abtippt. An dritter Stelle stehen Anzahlungen, Ortstaxe und Umsatzlisten. Du profitierst am meisten, wenn die ersten beiden Schritte sitzen, weil dann jede Zahl aus echten Buchungen stammt.

Der 30-Tage-Plan

Dreißig Tage reichen für ein kleines Haus, wenn du den Wechsel in Wochen gliedern und jede Woche ein klares Ziel hat. Wichtig ist ein fester Stichtag, ab dem der Excel-Belegungsplan nicht mehr geändert wird. Bis dahin dürfen beide nebeneinander existieren, danach gibt es nur noch eine Wahrheit.

Welche Auswertungen und Exporte weiter sinnvoll sind

Ohne Excel heißt nicht ohne Tabellen. Für eigene Auswertungen, Gespräche mit der Bank oder einen Jahresvergleich ist eine Tabelle oft genau richtig. Der Unterschied: Die Daten werden nicht mehr in Excel gepflegt, sondern bei Bedarf aus der Software exportiert. So rechnest du immer mit dem aktuellen Stand und nie mit einer Kopie von letzter Woche.

Sinnvoll bleiben vor allem drei Arten von Exporten: Buchungslisten für einen Zeitraum, etwa um Quellen oder Aufenthaltsdauer selbst zu analysieren; Auswertungen zu Auslastung, Durchschnittspreis und Umsatz für Eigentümer und Bank; und das Paket für den Steuerberater in dem Format, mit dem seine Kanzlei arbeitet. Alles andere, was heute als Monatsliste entsteht, sollte die Software selbst anzeigen können.

So löst STRYK das

In STRYK ersetzt der Belegungsplan die Excel-Tabelle: Tages-, Wochen-, Zwei-Wochen- und Monatsansicht, Buchungen per Ziehen verschieben, Walk-ins und Mehrzimmerbuchungen direkt anlegen. Neue Buchungen, auch aus Portalen, erscheinen ohne Neuladen. Vor jedem Speichern prüft STRYK, ob die Kategorie für alle Nächte noch frei ist, sodass ein Zimmer nicht zweimal zugesagt wird. Booking.com, Expedia, Airbnb und weitere Portale mit STRYK verbinden. Preise und Verfügbarkeit zentral pflegen; Portalbuchungen im Kalender bearbeiten.

Der Housekeeping-Plan entsteht täglich aus der echten Belegung, mit Zimmerstatus wie schmutzig, sauber und kontrolliert, Zuweisung an Mitarbeiterinnen und einem PDF-Plan, den STRYK auf Wunsch täglich per E-Mail verschickt. Gästedaten landen in der Gästekartei, Meldedaten kommen aus dem Online-Check-in; für Österreich überwacht STRYK die Meldefrist und erstellt den Export für das Meldesystem. Anzahlungen laufen über die Online-Zahlung und hängen an der Buchung. Die Ortstaxe berechnet STRYK je Buchung mit Altersstufen und Befreiungen und weist sie auf der Rechnung aus.

Für Auswertungen bietet STRYK Berichte als PDF, XLSX und CSV, Buchungslisten lassen sich als CSV oder XLSX exportieren, und für den Steuerberater gibt es Exporte unter anderem im DATEV- und BMD-Format. Deine bisherigen Excel-Listen übernimmst du über den Datenimport mit Spaltenzuordnung und Testlauf. Jede Person arbeitet mit eigenem Zugang und passenden Rechten, die Zahl der Benutzer ist nicht begrenzt, und das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was geändert hat. STRYK kostet 59 € Grundgebühr plus 6 € pro Zimmer und Monat, netto bei jährlicher Abrechnung, ohne Einrichtungsgebühr; du kannst es 14 Tage kostenlos testen.