Restaurant- og barsalg på værelset: forbind kassesystem og PMS rigtigt

Derfor betyder room charge noget

Gæster, der ikke skal finde kortet frem for hver drink, bruger pengene mere afslappet. Ved opholdets afslutning betaler de det hele på én gang i receptionen: værelse, morgenmad, middag, bar og massage. For mange feriehoteller med halvpension og wellness er det normalen, for byhoteller med bar i det mindste et hyppigt ønske.

Risikoen ligger i overdragelsen. Uden forbindelse mellem kasse og PMS udskriver restauranten en bon, som nogen bringer til receptionen, hvor den tastes ind manuelt. Her sker tre typiske fejl: Bonen når aldrig frem, den knyttes til det forkerte værelse, eller den tastes ind to gange. Rejser gæsten tidligt om morgenen, før bonen fra i går aftes er registreret, er omsætningen i værste fald tabt.

Sådan arbejder kasse og PMS sammen

Kassen forbliver værktøjet i restauranten og baren. Her bestilles, boneres og udstedes kassebonen. PMS’et ved, hvilke gæster der aktuelt bor på hotellet, i hvilket værelse, og om room charge er tilladt for dem. Integrationen forbinder de to: Kassen spørger PMS’et om værelset og sender den færdige post, og PMS’et bogfører den på gæstekontoen.

Det vigtige er en klar kontrol før bogføringen. Er gæsten faktisk checket ind? Er gæsten ikke allerede rejst? Har hotellet noteret »ingen værelsesbelastning« på bookingen, fx for firmagæster, hvis firma kun betaler værelset, eller er der en kreditgrænse? En god integration besvarer de spørgsmål, før tjeneren lukker bonen, og ikke først ved check-out.

Kasseapparat, RKSV og TSE: pligten bliver i kassen

I Østrig gælder kasseapparatpligten (Registrierkassenpflicht) for virksomheder over bestemte grænser for omsætning og kontantomsætning. Kassen skal opfylde kravene i den østrigske kassesikkerhedsforordning (RKSV), sikre hvert kontantsalg med en signatur og udstede en bon. I Tyskland kræver kassesikringsforordningen, at elektroniske kasser arbejder med en certificeret teknisk sikringsenhed (TSE); dertil kommer pligten til at udlevere bon og at anmelde kasserne til skattemyndigheden. Disse regler gælder for Østrig og Tyskland; de præcise grænser og pligter afklarer du med din revisor og din kasseleverandør.

For room charge betyder det: Den certificerede kasse i restauranten opfylder disse pligter for sin omsætning. Den udsteder bonen, signerer den og dokumenterer den i sin egen journal. PMS’et får kun posten, altså oplysningen om, at værelse 214 har drikkevarer for 18,40 € åbent. Restaurantbonen signeres altså af restaurantkassen. Tager receptionen senere imod kontanter eller kort, signerer STRYK den bon med modulet »Kasse & fiskalisering«.

Et punkt overses ofte: Når gæsten betaler kontant ved check-out, er det også et kontantsalg. Afklar med din revisor, hvordan kontantbetalinger i receptionen registreres og sikres i din virksomhed, fx via en certificeret kasse i receptionen. Det gælder uanset hvilket PMS du bruger.

Undgå dobbeltposter og glemte poster

De fleste fejl opstår ikke i normal drift, men når noget driller. Wifi’en i restauranten falder ud, kassen kan ikke sende posten, tjeneren afleverer den derfor i receptionen, som bogfører den manuelt. En time senere er forbindelsen tilbage, kassen sender posten igen, og gæsten har den samme vin to gange på fakturaen.

To ting hjælper. For det første får hver bon en entydig reference, der forbliver den samme ved hver gentagelse; så genkender PMS’et, at den samme bon ikke må bogføres igen. For det andet noterer receptionen kassens bonnummer ved en manuel efterregistrering, så senere gensendelser kan afstemmes. Et fast ritual i dagsafslutningen sørger for, at mistænkelige par ikke går ubemærket hen til afrejsen.

Vælg det rigtige kassesystem til hotellet

Står du over for en ny kasse, bør du først tjekke integrationen til hotellet og først derefter hardware og design. Mange restaurantkasser er bygget til selvstændige restauranter og kender ikke til værelser. Andre kan kun lave room charge med et bestemt PMS. Afgørende er, om kassen kan tale med en åben integration, og om leverandøren er villig til at sætte forbindelsen op og teste den.

Få ikke bare room charge beskrevet, men vist med en rigtig testgæst: find værelse, bogfør bon, annullér bon, afbryd forbindelsen og send igen, check-out med faktura. Det, der ikke fungerer rent i den test, bliver ikke bedre en travl lørdag aften.

Sådan løser STRYK det

STRYK har en åben kasseintegration til restaurant, bar, spa og andre salgssteder. Du opretter dine salgssteder med momssats i STRYK og danner en egen adgangsnøgle til hver kasse, som du til enhver tid kan tilbagekalde. Din kasseleverandør tilslutter integrationen; dokumentationen »Forbind kassesystem med STRYK« beskriver opsætning, sikkerhed og forløb. Kasseintegrationen er inkluderet i grundprisen.

Før hver bogføring finder kassen gæsten via værelsesnummeret. STRYK tillader kun poster på gæster, der er checket ind og endnu ikke checket ud. Pr. booking kan du spærre for værelsesbelastning eller sætte en kreditgrænse, og så snart slutfakturaen er udstedt, tager gæstekontoen ikke imod nye poster. Hver post bærer en entydig reference fra kassen: Sender kassen den samme bon igen efter en forbindelsesfejl, bogfører STRYK den ikke to gange.

Hvis receptionen har tastet en bon ind manuelt, genkender STRYK mulige dobbeltposter: Kommer der senere en kassepost med samme beløb tæt på i tid på den samme booking, vises parret til kontrol, og du annullerer den ene af de to poster. Ved check-out overtager STRYK de åbne poster i hotelfakturaen, og receptionen opkræver det hele samlet. Står en post allerede på en faktura, sker rettelsen via økonomiområdet.

Og helt klart: Restaurantbonen signeres af din certificerede kasse, efter RKSV i Østrig og med TSE i Tyskland. STRYK overtager posten på værelset og hotelregningen. Til kontant- og kortbetalinger i receptionen findes modulet »Kasse & fiskalisering«.