Hotelfaktura og e-faktura: krav til indhold, momssatser og en ren arbejdsgang

Det skal stå på en hotelfaktura

Uanset om det er et pensionat med otte værelser eller et byhotel med tres: For fakturaen gælder de samme grundregler som for enhver anden virksomhed. Fakturaen skal vise, hvem der har leveret hvad til hvem, i hvilken periode, til hvilken pris, og hvor meget moms der indgår. Mangler en lovpligtig oplysning, kan en firmagæst under visse omstændigheder ikke trække momsen fra, og så kommer fakturaen tilbage til receptionen med en anmodning om rettelse.

Listen nedenfor opsummerer, hvad der normalt kræves i Østrig og Tyskland. Den erstatter ikke rådgivning fra din revisor: Detaljer som grænsen for forenklede fakturaer (Kleinbetragsrechnung), angivelse af modtagerens momsnummer (UID) eller særtilfælde med udenlandske gæster reguleres af den gældende momslov, og de ændres af og til. Lad derfor din revisor godkende din fakturaskabelon én gang, før du bruger den i stor stil.

For fakturaer med små beløb er der lempelser. I Tyskland gælder en faktura op til 250 € inkl. moms som forenklet faktura, i Østrig op til 400 € inkl. moms (pr. 2026, tjek med din revisor). Så er færre oplysninger nok, fx uden gæstens navn og adresse. I praksis udsteder de fleste hoteller alligevel fulde fakturaer, fordi firmagæster skal bruge dem til rejseafregningen.

Logi, morgenmad og ekstraydelser: vis dem hver for sig

Både i Østrig og Tyskland har ren overnatning en nedsat momssats. I Tyskland gælder den nedsatte sats på 7 % for overnatningen, i Østrig den nedsatte sats på 10 % (pr. 2026, tjek med din revisor). Andre ydelser falder ikke automatisk ind under den: Drikkevarer, minibar, parkering, wellness eller mødelokaler har ofte en anden sats.

På morgenmaden adskiller de to lande sig. I Østrig hører morgenmaden som regel med til overnatningen og får samme nedsatte sats, mens drikkevarer kan behandles anderledes. I Tyskland hører morgenmaden ikke til den begunstigede overnatning og skal vises særskilt; hvilken sats der gælder for mad og drikke, er blevet ændret flere gange de seneste år. Mange tyske hoteller samler morgenmad, parkering og wifi for forretningsrejsende i en pakke, der skal fordeles korrekt. Her betaler det sig at tage en kort snak med revisoren, før du opretter rater og pakker.

Særligt følsomme er pakker som »overnatning med halvpension« eller wellnessarrangementer. Gæsten ser én pris, men fakturaen skal vise, hvor stor en andel der falder under hvilken momssats. Fastlæg fordelingen én gang i raten, ikke hver gang i receptionen.

Depositum, slutfaktura og rettelser

Mange hoteller kræver et depositum ved bookingen, ved rater uden afbestilling endda hele beløbet. Betalingen er altså på plads, før ydelsen er leveret. På slutfakturaen ved check-out skal den dukke op igen: som et allerede betalt beløb, der trækkes fra totalen. Om du derudover skal udstede en særskilt forudfaktura for depositummet, fx fordi en firmakunde beder om det, afklarer du med din revisor.

Og hvis noget er forkert? En udstedt faktura overskrives ikke, selv om det kunne gå fristende hurtigt i receptionen. Den rigtige vej er at annullere fakturaen med en kreditnota og udstede en ny, korrekt faktura. Så kan man ved enhver kontrol se, hvad der oprindeligt blev faktureret, og hvorfor det blev rettet.

Hertil hører en nummerering uden huller. Hvert fakturanummer bruges præcis én gang, også for annullerede fakturaer. Mangler et nummer i rækken, skal du kunne forklare hvorfor. Det lykkes kun, hvis nummeret først tildeles ved den endelige udstedelse og ikke allerede, når en kladde oprettes.

E-faktura på hotellet: det ændrer sig for firmakunder

En e-faktura efter de nye regler er en faktura i et struktureret, maskinlæsbart format efter den europæiske standard EN 16931. I Tyskland er XRechnung udbredt, en ren XML-fil, samt ZUGFeRD eller det ligeværdige Factur-X, en PDF med de strukturerede data indlejret. Mennesket læser PDF’en, bogføringssystemet læser dataene.

I Tyskland skal alle virksomheder siden 1. januar 2025 kunne modtage e-fakturaer fra andre virksomheder. Pligten til at udstede følger trinvis, efter nuværende regler fra 2027 for større virksomheder og fra 2028 for alle. Forenklede fakturaer op til 250 € er efter nuværende regler undtaget, og til private gæster må du fortsat udstede papir- eller PDF-fakturaer (pr. 2026, tjek med din revisor). For et hotel betyder det: Firmafakturaen for en længere forretningsrejse eller et seminar bliver til en e-faktura, fakturaen til familien på sommerferie gør ikke.

I Østrig er e-fakturaen indtil videre primært obligatorisk ved fakturaer til offentlige ordregivere på forbundsniveau. En generel pligt mellem virksomheder findes der efter nuværende regler ikke; på EU-plan forberedes en udvidelse for grænseoverskridende handel. Når tyske firmakunder overnatter hos dig, vil deres bogholderi alligevel i stigende grad spørge efter en struktureret faktura.

Firmafakturaer og overdragelse til revisoren

Firmagæster har deres egne krav: Fakturaen lyder på firmaet, ikke på gæsten; nogle firmaer vil have én faktura pr. ophold, andre en samlefaktura pr. måned; ekstraydelser som bar eller minibar betaler gæsten ofte privat. Aftal skriftligt i firmaaftaler, hvilke ydelser der går via firmaet, og hvilke gæsten selv betaler. Det sparer diskussionen og opdelingen af fakturaer ved check-out.

Ved månedens udgang skal din revisor have fakturaer, kreditnotaer, betalinger og bankbevægelser i en form, der kan overtages uden at taste af. I Tyskland er det oftest DATEV-formatet, i Østrig ofte BMD. Jo bedre betalingerne allerede er knyttet til fakturaer på hotellet, jo færre spørgsmål kommer der fra revisoren.

Sådan løser STRYK det

I STRYK opstår fakturaen direkte fra bookingen: Værelse, ekstraydelser, minibar, kasseposter fra restaurant og bar samt turistskatten overtages som linjer med mængde, pris og egen momssats. For firmaer fører STRYK firmanavn, adresse og momsnummer adskilt fra gæsten; ved firmaaftaler kan opholdene i en periode afregnes på én samlefaktura. Tilbud kan du lave på forhånd og omdanne til en faktura, når de accepteres.

Så længe en faktura er en kladde, kan den redigeres. Nummeret tildeler STRYK først ved udstedelsen fra hotellets egen nummerserie; huller logges. Udstedte fakturaer kan ikke ændres og ikke laves om til en kladde igen: Rettelser sker via en nummereret kreditnota, der forbliver koblet til originalen. Forhåndsvisning, download og e-mail bruger samme PDF, som du kan udskrive på 18 sprog, med dit logo, dine farver og dine bankoplysninger.

Ved afsendelse til et firma laver STRYK e-fakturaen som ZUGFeRD-dokument efter EN 16931 og som XRechnung til tyske offentlige ordregivere med Leitweg-ID. Hvor e-faktura er obligatorisk, som for tyske erhvervskunder fra 2027, vælger STRYK den automatisk, ellers kun med firmaets samtykke; manglende modtageroplysninger vises på forhånd. Indgående e-fakturaer fra leverandører i XRechnung- eller Factur-X-format modtages i bilagsindbakken.

Depositum og restbeløb fastlægger du i rateplanen. Onlinebetalinger går via den integrerede betalingstjeneste, og STRYK trækker restbeløbet ved afbestillingsfristen, når betalingsmetode og gæstens samtykke tillader det; ved gebyrfri afbestilling refunderes onlinebetalingen automatisk. Kontoudtog importerer du som CAMT.053 eller CSV og matcher bevægelserne med åbne fakturaer. Til revisoren laver STRYK en revisorpakke i DATEV- eller BMD-format, som CSV eller Excel.