Gæsteregistrering på hotellet: hvad der gælder i Østrig og Tyskland

Hvorfor hoteller skal registrere gæster

Både i Østrig og i Tyskland forpligter registreringslovgivningen overnatningssteder til at registrere deres gæsters data og have dem klar til myndighederne eller videregive dem. Bag det ligger offentlig sikkerhed, statistik og mange steder afregningen af den lokale turistskat (Ortstaxe eller Kurtaxe). For dig som hotelejer betyder det: Data skal foreligge fuldstændigt, rettidigt og sporbart, også for medrejsende.

De præcise obligatoriske oplysninger, frister, undtagelser og opbevaringsfrister varierer mellem landene og delvis mellem delstater og kommuner. Denne guide beskriver hovedtrækkene for Østrig og Tyskland og er ikke juridisk rådgivning. Bindende er det, din kommune, din turistforening eller din registreringsmyndighed foreskriver; spørg dér, før du fastlægger dit forløb. Driver du hotel i et andet land, gælder dit eget lands regler.

Østrig: Meldegesetz, Gästeblatt og gæsteregister

I Østrig fastsætter registreringsloven (Meldegesetz) registreringspligten på overnatningssteder. Gæsterne registreres på gæstebladet (Gästeblatt), og stedet fører gæstebladene som et gæsteregister (Gästeverzeichnis). Anmeldelsen skal ske inden for 24 timer efter ankomst. For rejsegrupper og familier findes forenklede former, hvor medrejsende kan registreres samlet.

I praksis anmelder mange hoteller i dag elektronisk: Kommunen eller turistforeningen stiller et registreringssystem til rådighed, som gæstedata overføres til via fil eller direkte integration. Ud fra de samme data beregner mange steder turistskatten og laver overnatningsstatistikken, og nogle udsteder også gæstekortet på den måde. Hvilken løsning dit sted bruger, og i hvilket format det modtager data, varierer fra region til region.

Tyskland: Bundesmeldegesetz og særlig registreringsblanket

I Tyskland fastsætter den føderale registreringslov (Bundesmeldegesetz) den særlige registreringspligt på overnatningssteder. Der registreres med den særlige registreringsblanket (besonderer Meldeschein), som gæsten udfylder og underskriver på ankomstdagen; hotellet opbevarer den og fremviser den for myndighederne på forlangende. Siden 2025 gælder pligten til registreringsblanket i princippet kun for udenlandske gæster; tyske statsborgere er undtaget. Medrejsende ægtefæller, registrerede partnere og mindreårige børn kan registreres på en fælles blanket.

Ud over papirformen er registreringsblanketten også mulig elektronisk, når de lovligt godkendte procedurer overholdes. I kur- og rekreationsbyer er blanketten ofte samtidig grundlaget for kurafgift (Kurtaxe) og gæstekort og kører så via kommunens registreringssystem. Hvordan du må anmelde elektronisk, og hvilke data din kommune derudover kræver til kurafgiften, afklarer du lokalt.

Den digitale registreringsblanket: mindre indtastning, færre huller

Med den digitale registreringsblanket udfylder gæsten selv sine data på smartphonen, ved kiosken eller på receptionens tablet. Data står straks struktureret på bookingen, er læselige og kan overføres til kommunens registreringssystem uden indtastning. Obligatoriske felter kan ikke springes over, og en manglende nationalitet opdages under udfyldningen, ikke først ved månedens slutning.

Den største gevinst ligger ved de medrejsende. På papir registreres familien ofte som „hr. Huber + 3“, og så mangler børnenes navne og fødselsdatoer til anmeldelsen. En digital registreringsblanket kræver oplysningerne for hver person enkeltvis, og de samme data giver senere aldersgrænserne for turistskatten.

Overhold fristerne: forløbet i hverdagen

Frister overskrides sjældent af sjusk, men fordi ingen har overblikket: En gæst ankommer kl. 22, nattevagten tjekker gæsten ind, og næste aften opdager nogen, at registreringsblanketten stadig er ufuldstændig. Et fast forløb med klart ansvar forhindrer det.

Sådan løser STRYK gæsteregistreringen

STRYK registrerer data pr. rejsende og knytter dem til bookingen, uanset om gæsten indtaster dem ved online check-in, ved kiosken, eller receptionen gør det ved check-in. Hvilke felter der er obligatoriske, fastlægger du i check-in-indstillingerne. Til walk-ins uden online check-in findes desuden en check-in-formular til udskrivning med underskriftslinje. På hver booking ser du, om registreringsdata er fuldstændige, og om der er anmeldt.

For hoteller i Østrig overvåger STRYK 24-timersfristen: Den begynder ved det faktiske check-in, på steder uden reception ved det planlagte ankomsttidspunkt. To timer før udløb gør STRYK opmærksom på den forfaldne anmeldelse, og en overskredet anmeldelse forbliver som påmindelse, indtil den er klaret. I oversigten over anmeldelser filtrerer du efter periode, fuldstændighed og status; et samlet antal åbne anmeldelser viser også ældre sager, der ikke ligger i det aktuelle filter.

Til overførslen laver STRYK en CSV-fil eller en fil i det østrigske MBS-format, på ønske også automatisk efter tidsplan. En oprettet fil gælder først som anmeldt, når du bekræfter den faktiske indsendelse. For steder, der bruger Feratel, er den direkte overførsel med resultat pr. gæst teknisk tilsluttet og frigives regionalt efter godkendelse; indtil da anmelder du dér via fil. For Tyskland registrerer STRYK ligeledes registreringsdata digitalt og stiller dem til rådighed som CSV; en egen overførselsvej til tyske registreringssystemer findes ikke. STRYK understøtter registrering, kontrol, eksport og frister, men erstatter ikke den juridiske vurdering af dit forløb.