Накратко
Ein Folio ist das Konto, auf dem ein Hotel alle Leistungen und Zahlungen eines Aufenthalts sammelt, im Deutschen meist Zimmerkonto oder Zimmerrechnung genannt. Übernachtung, Frühstück, Minibar und Restaurantposten werden darauf gebucht. Beim Check-out wird das Konto zur Rechnung. Zahlen mehrere Parteien, etwa Firma und Gast, lässt sich der Aufenthalt auf mehrere Folios aufteilen.
Най-важното накратко
- Das Folio ist das Konto je Aufenthalt, die Rechnung entsteht erst beim Check-out aus seinem Stand.
- Ein Posten, der nicht auf dem Folio landet, fehlt später auf der Rechnung. Die Lücke fällt oft erst am Abreisetag oder im Tagesabschluss auf.
- Zahlen Firma und Gast getrennt, werden die Posten vor dem Check-out dem richtigen Zahler zugeordnet, nicht erst auf der Rechnung.
- Das Hauskonto ist ein anderes Konto: Es nimmt Posten auf, die keinem Gast im Zimmer gehören.
Was ein Folio ist und was darauf steht
Das Folio ist die Buchungsliste zu einem Aufenthalt. Jede Leistung, die der Gast verursacht, wird als Posten mit Datum, Bezeichnung und Betrag eingetragen. Jede Zahlung, etwa eine Anzahlung, wird gegengerechnet. Der Saldo zeigt jederzeit, was noch offen ist.
Im deutschsprachigen Hotelalltag sagt man Zimmerkonto, Zimmerrechnung oder „das Konto auf dem Zimmer“. Gemeint ist dasselbe Prinzip. Eine Zimmerrechnung im engeren Sinn ist erst das Dokument, das beim Check-out aus dem Konto entsteht.
Typische Posten sind die Übernachtung je Nacht, das Frühstück, die Ortstaxe, Minibar-Artikel, Getränke an der Bar und das Abendessen, das der Gast aufs Zimmer buchen lässt. Auch Rabatte und Gutscheine laufen über das Konto, weil sie den Saldo mindern.
Vom Zimmerkonto zur Rechnung
Während des Aufenthalts ist das Folio offen. Rezeption, Restaurant und Hausdame buchen Posten zum Zeitpunkt der Leistung darauf.
Beim Check-out prüft die Rezeption den Stand mit dem Gast, nimmt die Zahlung entgegen und erzeugt die Rechnung. Ab diesem Moment ist die Rechnung ein Beleg. Fehlt ein Posten, wird er nicht stillschweigend nachgetragen, sondern über eine Korrektur oder eine zweite Rechnung abgewickelt. Wie das steuerlich zu behandeln ist, klärt deine Steuerberatung.
Deshalb zählt die Arbeit vor der Abreise mehr als die an der Rechnung. Eine Minibar, die die Hausdame nicht bucht, oder ein Restaurantbon, der am Tresen liegen bleibt, kostet das Hotel Geld. Der Tagesabschluss zeigt solche Lücken, solange der Gast noch im Haus ist. Den ganzen Ablauf beschreibt der Ratgeber zur Hotelabrechnung von Anfang bis Ende.
Mehrere Zahler: ein Aufenthalt, zwei Folios
Ein Aufenthalt braucht nicht immer nur ein Konto. Reist eine Mitarbeiterin auf Firmenkosten an, zahlt oft die Firma Zimmer und Frühstück, während die Mitarbeiterin Restaurant und Minibar selbst bezahlt. Dann werden die Posten auf zwei Folios verteilt, eines je Zahler.
Entscheidend ist die Zuordnung zum richtigen Zeitpunkt. Wer am Check-in klärt, was die Firma übernimmt, bucht den Rest gleich auf das Konto des Gastes. Wer das erst beim Check-out erledigt, sortiert Posten auf Zeitdruck um, während andere Gäste warten.
Für die Rechnung an eine Firma braucht das Hotel die korrekten Angaben des Empfängers. Welche Pflichtangaben gelten, steht in den Ratgebern zur Hotelrechnung in Österreich und zur Hotelrechnung in Deutschland.
Folio, Hauskonto und Sammelrechnung unterscheiden
Das Hauskonto nimmt Posten auf, die zu keinem Zimmer gehören, etwa das Frühstück für Mitarbeitende. Die Passantenrechnung geht an Gäste ohne Zimmer, etwa nach einem Restaurantbesuch, und braucht kein Folio. Die Sammelrechnung fasst mehrere Aufenthalte einer Firma zusammen, meist am Monatsende. Dahinter liegen weiter einzelne Folios, weil die Firma wissen will, wer wann im Haus war.
| Begriff | Gehört zu | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| Folio | einem Aufenthalt | Zimmerkonto von Zimmer 204 für drei Nächte |
| Hauskonto | dem Haus | Frühstück für Mitarbeitende |
| Passantenrechnung | einem Gast ohne Zimmer | Mittagessen im Restaurant |
| Sammelrechnung | mehreren Aufenthalten einer Firma | Monatsrechnung für Dienstreisen |
Worauf du beim Folio in der Hotelsoftware achtest
Wer eine Hotelsoftware auswählt, lässt sich das Folio an einem echten Fall zeigen. Bitte um die Aufteilung auf zwei Zahler, denn damit unterscheiden sich Systeme am deutlichsten. Frage auch, ob Posten aus Restaurant und Bar über die Kasse auf das Zimmer gebucht werden können und ob die Rechnung nach dem Ausstellen unveränderlich bleibt.
Prüfpunkte für das Zimmerkonto
- Du kannst Posten einem von mehreren Zahlern desselben Aufenthalts zuordnen.
- Minibar, Restaurant und Bar buchen auf das Zimmer, per Hand oder über die Kassenschnittstelle.
- Beim Check-out zeigt die Software offene Posten und übernimmt sie in die Rechnung.
- Eine ausgestellte Rechnung bleibt unverändert, Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift.
- Anzahlungen und Gutscheine mindern den Saldo sichtbar auf dem Konto.
Често задавани въпроси
Ist ein Folio dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Das Folio ist das laufende Konto des Aufenthalts, die Rechnung ist das Dokument, das beim Check-out aus dem Konto entsteht. Bis dahin können sich Posten und Saldo noch ändern.
Was heißt Folio auf Deutsch?
Im Hotel meist Zimmerkonto oder Zimmerrechnung. Der Begriff stammt aus der englischsprachigen Hotellerie, wo „guest folio“ das Gästekonto bezeichnet.
Kann ein Aufenthalt mehrere Folios haben?
Ja. Zahlt eine Firma einen Teil und der Gast den Rest, führt das Hotel je Zahler ein Folio. Die Zuordnung klärst du am besten beim Check-in.
Was passiert mit einem Posten, der erst nach dem Check-out auffällt?
Er wird nicht in die ausgestellte Rechnung geschrieben. Das Hotel stellt eine zweite Rechnung aus oder korrigiert über Storno oder Gutschrift. Die steuerliche Behandlung klärst du mit deiner Steuerberatung.
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