Leverantörsfakturor på hotellet
Hantera leverantörsfakturor på hotellet digitalt, utan att skriva av
STRYK tar emot leverantörsfakturor som XRechnung och Factur-X, kontrollerar dem och förbereder övertagandet som leverantörsfaktura. Godkännande och betalning bestämmer du.
- Mottagning av XRechnung (UBL/CII) och Factur-X
- Inget automatiskt godkännande och ingen automatisk betalning
- Pappersfakturor med originalet som bilaga
Kort sagt
Digital hantering av leverantörsfakturor innebär att en leverantörsfaktura kommer in som en strukturerad fil och inte skrivs av. STRYK tar emot XRechnung (UBL/CII) och Factur-X, kontrollerar filen och tar över den som leverantörsfaktura efter kontrollen. Ogiltiga dokument hålls kvar. Godkännande och betalning sköter ditt team. Funktionen ingår i baspriset, som består av grundavgift och belopp per rum, utan avgift per faktura.
Uppdaterad
Vad leverantörsfakturor kostar i tid i dag
När köket, dryckesleverantören och fastighetsservicen skickar fakturor varje månad tar själva betalningen lite tid. Det som kostar är allt som kommer före.
- Idag
Dryckesfakturan kom till inköpsadressen, tvättfakturan till receptionen och fakturan från fastighetsservicen till ägarens inkorg. I slutet av månaden letar du i tre mappar och två inkorgar tills redovisningsbyrån har sina underlag.
Med STRYKKontrollerade e-fakturor finns som leverantörsfakturor bland inköpsunderlagen. Pappers- och PDF-fakturor registrerar du där för hand och bifogar originalet. Administrationen arbetar i en lista.
Läs mer - Idag
Leverantören påminner om en faktura du redan har betalat. Eller tvärtom: samma köttfaktura finns en gång som PDF-bilaga och en gång som pappersexemplar, och båda hamnar i betalningsbunten.
Med STRYKVarje övertagen faktura är en post med status. Innan godkännandet ser du vad som redan har registrerats från den här leverantören. Kontrollen av dubbletter är fortfarande din uppgift vid godkännandet.
Läs mer - Idag
En e-faktura kommer som en XML-fil som ingen människa kan läsa. Bokföringen öppnar den inte, begär en PDF och skriver in belopp, datum och fakturanummer igen.
Med STRYKSTRYK läser XRechnung (UBL/CII) och Factur-X själv och visar resultatet som en vanlig faktura. Filens innehåll kontrolleras innan en leverantörsfaktura skapas. Ingenting skrivs in igen.
Läs mer
Tisdag på kontoret: fyra leverantörer, en ogiltig fil
Ett exempel från ett hotell med 30 rum. Bokhållaren arbetar två gånger i veckan med leverantörsfakturorna, och ägaren godkänner.
Granska nya e-fakturor
Fyra leverantörer har skickat e-fakturor: dryck, tvätteri, kaffeservice och fastighetsservice. Bokhållaren lägger över filerna i inköpsunderlagen. Dokument som klarar kontrollen står redo för övertagande.
Upptäcka en ogiltig fil
Fakturan från kaffeservicen klarar inte kontrollen och hålls kvar. Bokhållaren ser det innan något bokförs. Hon ber leverantören om en korrigerad fil.
Ta över som leverantörsfakturor
Bokhållaren tar över de tre kontrollerade fakturorna som leverantörsfakturor. Leverantör, fakturanummer, datum och belopp kommer från filen. Hon behöver inte skriva av något.
Ägaren godkänner
Ägaren kontrollerar beloppen mot följesedel och beställning. Hon godkänner det som stämmer. STRYK genomför ingen betalning. Överföringen gör teamet via banken som tidigare.
Importera kontoutdraget
På eftermiddagen laddar bokhållaren upp kontoutdraget som CAMT.053. För debiteringarna för dryck och tvätteri föreslår STRYK öppna fakturor som kan passa. Varje koppling bekräftar hon själv.
Månadens underlag till redovisningsbyrån
Journalerna går som DATEV, BMD, CSV eller Excel till redovisningsbyrån, på begäran med ett verifikationspaket. Redovisningsbyrån får de fakturor som har kontrollerats i systemet.
Vad STRYK tar över för leverantörsfakturor
Flödet går från filen till redovisningsbyrån. Vid varje funktion framgår var ditt team tar över.
Ta emot och kontrollera e-fakturor
STRYK tar emot leverantörsfakturor som XRechnung (UBL/CII) och Factur-X och kontrollerar filen. Dokument som inte klarar kontrollen hålls kvar. Pappers- och PDF-underlag registrerar du i samma område för hand, med originalet som bilaga.
Läs merÖvertagande som leverantörsfaktura
Efter godkänd kontroll skapas en leverantörsfaktura av e-fakturan. Uppgifter som redan finns i filen behöver du inte registrera igen. Godkännande och betalning stannar uttryckligen hos teamet.
Läs merBankimport för avstämning
Kontoutdrag importerar du som CAMT.053 (samt CAMT.052/054) eller CSV. STRYK föreslår kopplingar till öppna fakturor. Det finns ingen direkt bankanslutning; importen är en filimport.
Läs merMånadsjournal till redovisningsbyrån
Den månatliga överlämningen sker som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal, valfritt med verifikationspaket. Revisionsarkivet stöder arkivering enligt lagstadgade tider i Österrike (7 år) och Tyskland (10 år).
Läs mer
Leverantörsfakturor med och utan kopplat system
Till vänster flödet för en leverantörsfaktura via inkorgar och skrivbord, till höger samma flöde i STRYK. Godkännande och betalning ligger hos teamet i båda kolumnerna.
| Uppgift | Inkorg, mappar, omskrivning | Med STRYK |
|---|---|---|
| Ta emot faktura | Papper, PDF-bilagor och XML-filer från flera inkorgar och från receptionen. | XRechnung och Factur-X tas emot och kontrolleras. Pappers- och PDF-underlag registrerar du för hand, med originalet som bilaga. |
| Registrera uppgifter | Leverantör, nummer, datum och belopp skrivs in för hand i ett kalkylblad eller bokföringsprogram. | Uppgifterna kommer från den kontrollerade filen och går in i leverantörsfakturan. |
| Felaktig fil | Upptäcks ofta först vid bokföringen eller hos redovisningsbyrån. | Ogiltiga dokument hålls kvar innan en leverantörsfaktura skapas. |
| Godkännande | Fakturan går på papper från skrivbord till skrivbord eller via vidarebefordran. | Godkännandet stannar hos ditt team. STRYK godkänner ingenting automatiskt. |
| Betalning | Överföring i internetbanken. | Oförändrat. STRYK genomför inga betalningar och är inte kopplat till ditt bankkonto. |
| Avstämning mot banken | Kontoutdraget och fakturalistan läggs bredvid varandra. | Importera kontoutdraget som fil och bekräfta eller ändra kopplingsförslagen. |
| Månadsslut med redovisningsbyrån | Mappar, e-postbilagor och en Excel-lista vid månadsslut. | Journal som DATEV, BMD, CSV eller Excel, på begäran med verifikationspaket. |
Ett pris som växer med ditt boende
Hanteringen av leverantörsfakturor ingår bland finansfunktionerna i baspriset. Det finns ingen avgift per faktura och inga extra licenser för användare i administrationen, eftersom antalet användare är obegränsat.
Priser i detalj59 € grundavgift + 6 € per rum eller enhet och månad
Exempel med 30 rum239 €per månad
- 14 dagars gratis provperiod
- Ingen installationsavgift
- Personligt stöd i starten
Nettopris, årlig fakturering. Under första avtalsåret 20 % rabatt på grundavgiften.
Så inför du leverantörsfakturorna i STRYK
Du ändrar fakturavägen steg för steg. Befintliga leverantörer skickar vidare som förut tills du byter.
Fråga leverantörerna om formatet
Kolla med administrationen vilka leverantörer som redan skickar XRechnung eller Factur-X. Stora leverantörer inom dryckeshandel och storkök byter ofta över tidigare än små hantverksföretag.
Ställ in tillsammans med oss
Uppstarten ingår i baspriset. Vi går igenom hur fakturavägen på ditt hotell fungerar i dag och anpassar STRYK efter det.
Börja med ett fåtal fakturor
Låt bara e-fakturor från två eller tre leverantörer gå via STRYK under den första månaden. Ditt team lär sig kontroll, övertagande och godkännande med riktiga underlag.
Bestäm formatet med redovisningsbyrån
Stäm av med redovisningsbyrån om DATEV, BMD eller en CSV-journal önskas. Överlämningen sker månadsvis, valfritt med verifikationspaket.
Vanliga frågor
Vilka e-fakturaformat kan STRYK ta emot?
STRYK tar emot XRechnung i syntaxerna UBL och CII samt Factur-X. Andra format omfattas inte av den här funktionen. Filen kontrolleras innan en leverantörsfaktura skapas.
Vad händer med en felaktig e-faktura?
Den hålls kvar och tas inte över som leverantörsfaktura. Ditt team ser att kontrollen inte klarades och kan begära en korrigerad fil av leverantören. Bokföring sker först därefter.
Betalas en faktura automatiskt?
Nej. STRYK godkänner ingen faktura automatiskt och genomför ingen betalning. Godkännande och överföring görs av dig eller ditt team. Det finns inte heller någon koppling till bankkontot.
Hur kommer pappersfakturor eller PDF-fakturor in i systemet?
För hand. Under Bokföring → Betalningar → Inköpsunderlag registrerar du leverantör, underlagsnummer, datum och belopp och laddar upp originalet som bilaga. Övertagande utan omskrivning gäller bara för XRechnung och Factur-X.
Hur skickar leverantörerna sina e-fakturor till STRYK?
Som fil i formatet XRechnung (UBL/CII) eller Factur-X. Be dina leverantörer att skicka den strukturerade filen och inte bara en PDF. Hur filerna når dina inköpsunderlag ställer vi in tillsammans med dig vid uppstarten.
Får min redovisningsbyrå underlagen?
Ja. Den månatliga överlämningen sker som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal, på begäran med verifikationspaket. Vilket format din redovisningsbyrå behöver bestämmer du tillsammans med den.
Vem bokför leverantörsfakturorna i redovisningen?
Din redovisningsbyrå. STRYK tar över den kontrollerade fakturan som leverantörsfaktura och lämnar den i månadsjournalen. Balansräkning och årsbokslut stannar hos din redovisningsbyrå.
Visa oss din fakturahög
Vi går tillsammans igenom vilka leverantörer som skickar e-fakturor och hur vägen till redovisningsbyrån ser ut i STRYK. Skicka en förfrågan om ett test på 14 dagar.