1. Föremål och roller

Kunden är personuppgiftsansvarig i den mening som avses i artikel 4.7 GDPR för de personuppgifter som kunden eller dess användare behandlar i STRYK (”Uppdragsuppgifter”). Nextpulse behandlar Uppdragsuppgifter som personuppgiftsbiträde.

Föremålet för behandlingen är tillhandahållande, drift, underhåll, säkerhetskopiering och support av STRYK enligt huvudavtalet, inklusive testavtal.

För egna ändamål – avtalshantering, fakturering, identitetskonton hos Nextpulse ID, plattformens säkerhet, skydd mot missbruk och fastställande och försvar av anspråk – handlar Nextpulse som egen personuppgiftsansvarig; dessa behandlingar beskrivs i integritetsförklaringen.

2. Varaktighet

Avtalet gäller under huvudavtalets löptid, inklusive övergångs- och hämtningsperioden efter avtalets upphörande, och därutöver så länge Nextpulse behandlar Uppdragsuppgifter, till dess att de raderas enligt punkt 14.

3. Behandlingens art och syfte

Typ av behandling: insamling, registrering, lagring, ordning, anpassning, sökning, användning, överföring till av kunden valda mottagare, jämförelse, begränsning, säkerhetskopiering, återställning och radering. Syftet är att tillhandahålla de funktioner som kunden använder, särskilt:

hotellhantering: reservationer, rum, beläggning, housekeeping, gästprofiler, fakturor, betalningsstatus, finansiella bokningar, utvärderingar och personalorganisation;
Booking Engine, gästwebbplats, online-incheckning, gästportal och kiosk, inklusive registrering av anmälnings- och legitimationsuppgifter, i den mån kunden aktiverar dessa funktioner;
gästkommunikation via e-post och i andra kanaler, inklusive AI-stödd analys, svarsförslag och automatiska svar, i den mån det är aktiverat;
distribution av tillgänglighet, priser och reservationer via Channel Manager, i den mån det är aktiverat;
anslutning av betal-, kassa-, bank- och andra system, i den mån kunden har aktiverat dem;
dataöverföring från föregående system, felanalys, support och säkerhetsåtgärder, i den mån det krävs för prestationen.

4. Registrerade personer och kategorier av uppgifter

Gäster, medresenärer, bokande personer och intressenter: identitets- och kontaktuppgifter, vistelse- och bokningsuppgifter, preferenser, kommunikationsinnehåll, faktura- och betalningsstatusuppgifter, anmälnings- och gästregisteruppgifter.
Legitimationsuppgifter: uppgifter från resehandlingar och avbildningar av legitimationshandlingar, i den mån kunden använder motsvarande funktion.
Medarbetare och användare hos kunden: namn, kontaktuppgifter, roll, tjänste- och uppgiftstilldelning, aktivitets- och åtkomstloggar.
Affärskontakter, företagskunder, leverantörer och partner: stam-, kontakt-, avtals- och faktureringsuppgifter.
Särskilda kategorier av personuppgifter i den mening som avses i artikel 9 GDPR, till exempel hälsouppgifter i gästers önskemål, endast om kunden beslutar att registrera sådana uppgifter och har en rättslig grund för detta.
Fullständiga kortnummer, kortkontrollsiffror och inloggningsuppgifter till internetbank behandlas inte; betalningsmedel behandlas av kundens betaltjänstleverantör.

5. Instruktioner

Nextpulse behandlar Uppdragsuppgifter endast enligt dokumenterad instruktion från kunden, även vad gäller överföring till tredjeländer, såvida Nextpulse inte är skyldig att behandla dem enligt unionsrätten eller en medlemsstats rätt; i så fall meddelar Nextpulse kunden dessa rättsliga krav före behandlingen, såvida inte rätten förbjuder detta.

Huvudavtalet, detta avtal samt kundens konfiguration och användning av funktionerna utgör instruktionerna. Enskilda instruktioner lämnas i textform.

Om Nextpulse anser att en instruktion strider mot dataskyddsbestämmelser informerar Nextpulse kunden utan dröjsmål och får skjuta upp utförandet tills instruktionen har bekräftats eller ändrats.

6. Konfidentialitet

Nextpulse garanterar att de personer som är behöriga att behandla uppgifterna har förbundit sig till konfidentialitet eller omfattas av en lämplig lagstadgad tystnadsplikt. Åtkomst till Uppdragsuppgifter sker endast i den mån det krävs för drift, säkerhet eller support. Ändrande supportåtgärder i plattformsadministrationen loggas med motivering.

7. Säkerhet vid behandlingen

Nextpulse vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 GDPR. De beskrivs i punkt 17. Nextpulse får anpassa åtgärderna till den tekniska utvecklingen, under förutsättning att skyddsnivån inte underskrids.

8. Underbiträden

Kunden ger ett allmänt godkännande för att anlita de företag som anges i förteckningen över underbiträden. Nextpulse informerar kunden i textform minst 30 dagar före anlitandet av ett nytt underbiträde eller bytet av ett befintligt underbiträde.

Kunden kan invända mot ändringen i textform inom 14 dagar efter att informationen kommit fram, av ett viktigt dataskyddsskäl. Parterna strävar efter en överenskommen lösning. Lyckas detta inte kan kunden säga upp det berörda avtalet eller avtalsdelen vid tidpunkten för användningen; i förskott betalda avgifter för tiden därefter återbetalas pro rata.

Är ett byte nödvändigt på kort sikt för att avvärja en akut säkerhets- eller tillgänglighetsrisk, informerar Nextpulse utan dröjsmål i efterhand; rätten att invända och säga upp gäller i motsvarande mån.

Nextpulse ålägger varje underbiträde avtalsenligt i huvudsak samma dataskyddsskyldigheter som fastställs i detta avtal och svarar gentemot kunden för att de efterlevs.

9. Registrerade personers rättigheter

Nextpulse bistår Kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vid besvarandet av förfrågningar från registrerade, i första hand genom de funktioner som finns i STRYK, särskilt för rättelse, export av uppgifter samt radering eller anonymisering av gästprofiler. Om dessa funktioner inte räcker för en begäran tillhandahåller Nextpulse på Kundens begäran inom tio arbetsdagar den registrerades uppgifter som behandlas för Kundens räkning i ett vanligt förekommande maskinläsbart format, eller raderar dem. Om en registrerad vänder sig direkt till Nextpulse vidarebefordrar Nextpulse begäran till Kunden inom fem arbetsdagar och besvarar den inte själv, såvida inte lagen kräver det.

10. Stöd vid säkerhet, konsekvensbedömning och förhandssamråd

Nextpulse stöder kunden med beaktande av behandlingens art och tillgänglig information vid efterlevnaden av skyldigheterna enligt artiklarna 32 till 36 GDPR, särskilt genom information för en konsekvensbedömning avseende dataskydd och vid förhandssamråd med tillsynsmyndigheten.

Stödåtgärder som går utöver tillhandahållandet av befintlig information och befintliga funktioner och som inte föranletts av en överträdelse från Nextpulses sida får Nextpulse efter föregående information debitera till skäliga satser.

11. Incidenter som rör personuppgifter

Nextpulse anmäler till kunden en personuppgiftsincident avseende Uppdragsuppgifter utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar efter att Nextpulse fått kännedom om den. Anmälan sker till den kontaktadress som kunden har angivit.

Anmälan innehåller, i den mån informationen finns tillgänglig, en beskrivning av incidentens art, kategorierna och det ungefärliga antalet berörda personer och registreringar, de sannolika följderna och de åtgärder som vidtagits eller föreslagits samt en kontaktpunkt. Information som ännu inte finns tillgänglig eftersänds utan dröjsmål.

Beslut om anmälan till tillsynsmyndigheten och om underrättelse till registrerade personer fattas av kunden. En anmälan utgör inte ett erkännande av att en skyldighet har åsidosatts.

12. Behandlingsplatser och överföringar till tredjeländer

Uppdragsuppgifter behandlas i första hand inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vissa underbiträden behandlar uppgifter även i tredjeländer, särskilt i USA; förteckningen över underbiträden anger plats och överföringsgrund för varje leverantör.

Överföringar till tredjeländer sker endast under de förutsättningar som anges i artiklarna 44 ff. GDPR, särskilt på grundval av ett adekvansbeslut, såsom EU–USA:s dataskyddsram för certifierade mottagare, eller av EU-kommissionens standardavtalsklausuler, inklusive nödvändiga kompletterande åtgärder. Där ett adekvansbeslut används överenskommer Nextpulse, i den mån det är möjligt, standardavtalsklausuler som kompletterande grund.

13. Bevis och kontroller

Nextpulse ställer till kundens förfogande all information som krävs för att visa efterlevnaden av detta avtal, särskilt en aktuell beskrivning av de tekniska och organisatoriska åtgärderna och tillgängliga bevis från underbiträdena.

Kunden eller en granskare som kunden utsett och som är bunden av tystnadsplikt och inte är konkurrent till Nextpulse kan genomföra granskningar, inklusive inspektioner. Regelbundna granskningar sker högst en gång per år med en förhandsavisering på minst 30 dagar. Vid en personuppgiftsincident avseende Uppdragsuppgifter, ett föreläggande från tillsynsmyndigheten eller konkreta indikationer på en överträdelse är ytterligare granskningar tillåtna med skälig förhandsavisering.

Granskningar sker under affärstid utan oproportionerlig störning av verksamheten och med bevarande av konfidentialiteten för andra kunders uppgifter. Kunden bär sina kostnader; visar granskningen en väsentlig överträdelse från Nextpulses sida bär Nextpulse de skäliga kostnaderna.

14. Återlämning och radering

Under avtalstiden kan kunden hämta Uppdragsuppgifter via de tillgängliga exportfunktionerna. Efter avtalets upphörande håller Nextpulse Uppdragsuppgifterna tillgängliga under övergångs- och hämtningsperioden enligt B2B-SaaS-AGB för återlämning; så länge åtkomsten till STRYK inte längre finns tillhandahåller Nextpulse på begäran en export.

Efter hämtningsperiodens utgång raderar Nextpulse Uppdragsuppgifterna utan onödigt dröjsmål, senast inom 90 dagar, såvida inte unionsrätten eller en medlemsstats rätt förpliktar Nextpulse att själv lagra dem. Föreligger en sådan skyldighet spärrar Nextpulse berörda uppgifter och behandlar dem endast för detta ändamål. Säkerhetskopior skrivs över i den vanliga säkerhetskopieringscykeln, senast efter 90 dagar, och används till dess inte längre för den löpande driften. På begäran bekräftar Nextpulse raderingen i textform.

Kundens lagstadgade förvaringsskyldigheter, till exempel enligt BAO, UGB eller Meldegesetz, åligger kunden; kunden fullgör dem på grundval av återlämningen respektive exporterna. Nextpulse bevarar inte Uppdragsuppgifter för kundens räkning efter avtalets upphörande, såvida inte kunden uttryckligen beställer detta separat som en egen tjänst med fastställd varaktighet. Nextpulses egna avtals-, fakturerings- och bevisuppgifter är inte Uppdragsuppgifter.

15. Anonymiserade uppgifter

Nextpulse får anonymisera Uppdragsuppgifter i den mån det är nödvändigt för att tillhandahålla, säkra och förbättra STRYK, och använda de anonymiserade uppgifterna utan slutsatser om fysiska personer eller den enskilda kunden. Uppdragsuppgifter används inte för att träna AI-modeller.

16. Företräde och ansvar

För dataskyddsfrågor går detta avtal före övriga avtalshandlingar, med undantag för individuella bestämmelser som uttryckligen hänvisar till en viss bestämmelse i detta avtal; en avvikelse från artikel 28 GDPR till kundens nackdel avtalas inte.

Tvingande ansvar enligt GDPR utesluts eller begränsas inte. I förhållandet mellan parterna sker utjämningen enligt artikel 82.5 GDPR; för detta och i övrigt gäller ansvarsbestämmelserna i B2B-SaaS-AGB, inklusive deras begränsningar vid lindrig oaktsamhet.

17. Bilaga: Tekniska och organisatoriska åtgärder

Följande åtgärder beskriver det aktuella läget. De granskas och vidareutvecklas regelbundet.

Mandantseparering: varje kunds uppgifter är märkta per kund; databasen tvingar fram separationen utöver applikationslogiken genom radsäkerhetsprinciper (Row Level Security) som inte kan kringgås för applikationsrollen.
Åtkomstkontroll: inloggning av användare via Nextpulse ID med OpenID Connect; stöd för en andra faktor; för känsliga administrativa åtgärder i plattformsadministrationen krävs en ny inloggning med andra faktor. Enhetskonton för kioskfunktioner är begränsade till respektive verksamhet.
Behörighetskontroll: rollbaserade behörigheter enligt principen om nödvändighet med kontroll på servern av varje förfrågan; icke tilldelade åtkomster avvisas. Supportåtgärder sker via plattformsadministrationen; ändrande åtgärder kräver motivering och loggas.
Överföringskontroll: åtkomst till STRYK via internet sker uteslutande krypterat med TLS. E-post överförs transportkrypterat i den mån den mottagande servern stöder detta. Åtkomstuppgifter till anslutna tredjepartssystem lagras krypterat.
Kryptering av vilande data: säkerhetskopior lagras krypterat. För särskilt skyddsvärt innehåll, såsom avbildningar av legitimationshandlingar, rekommenderar Nextpulse att registreringen begränsas till det lagstadgat nödvändiga och att raderingsfrister fastställs.
Raderingsfrister: för uppgifter från online-incheckningen, inklusive registrerade legitimationsuppgifter, kan kunden i STRYK fastställa en raderingsfrist. Den är som standard inte aktiverad; fastställandet av raderingsfrister åligger kunden som personuppgiftsansvarig.
Uppladdningar: uppladdade filer kontrolleras mot skadlig programvara före behandling.
Inmatningskontroll och loggning: loggning av säkerhets- och verksamhetsrelevanta händelser; loggarna innehåller inga lösenord, token eller åtkomsthemligheter.
Tillgänglighetskontroll: dagliga säkerhetskopior som lagras krypterat på en plats som är skild från produktionsdriften; dokumenterade återställningsförfaranden; begränsning av anonyma förfrågningar för att motverka överbelastning och missbruk.
Separationskontroll: separation av utvecklings-, test- och produktionsmiljödin; inga produktiva åtkomstuppgifter i källkoden.
Organisatoriska åtgärder: förpliktelse till konfidentialitet, begränsning av administrativa åtkomster till behöriga personer, förfaranden för säkerhetsuppdateringar och för hanteringen av säkerhetshändelser.