Skapa offerten
Välj ”Nytt citat”, ange mottagaren och ange ”Gäller till”. Under ”Nätter” lägger du till rumskategori, ankomst, avresa, gäster, antal rum och pris per natt; ytterligare tjänster läggs till som poster. När du sparar håller STRYK rummen som option i kalendern tills gästen svarar eller offerten löper ut.
Skicka och följ upp
”Skicka dokument” sparar offerten och skickar den via e-post med en gästlänk. Där kan gästen godkänna, avböja eller skriva ett meddelande; ”Kopiera gästlänk” ger dig länken för andra kanaler. Svar visas under ”Meddelanden om offerten”.
| Status | Betydelse | Nästa steg |
|---|---|---|
| Utkast | Ännu inte skickad. | Kontrollera och skicka. |
| Skickat | Hos gästen; rummen hålls som option. | Vänta på svaret eller följ upp. |
| Godkänd | Bindande; dokumentet blir en orderbekräftelse. | Konvertera till faktura. |
| Avböjd | Gästen tackade nej; optionen släpps. | Ingen. |
| Utgått | Gäller till har passerats. | Skapa vid behov en ny offert. |
| Konverterad | Det finns ett fakturautkast. | Kontrollera och slutför fakturan. |
Registrera svaret
Om gästen godkänner via gästlänken ändras statusen automatiskt. Vid svar per telefon eller e-post väljer du ”Markera som accepterat” eller ”Avböja” i offerten.
Konvertera till faktura
”Konvertera till faktura” visar den aktuella offerten; ”Skapa fakturautkast” skapar ett utkast med samma mottagare, vistelser och priser. Lägg efter vistelsen till tjänster som använts på plats och slutför fakturan som vanligt.
Hotel Nordlicht, seminariegrupp i november
- 01Skicka offerten
Skapa offerten med 8 dubbelrum för 2 nätter och seminariepaketet och välj ”Skicka dokument”.
Status ”Skickat”; rummen visas som option i kalendern. - 02Registrera godkännandet
Företaget godkänner via e-post. Välj ”Markera som accepterat”.
Status ”Godkänd”; dokumentet är en orderbekräftelse. - 03Skapa fakturautkastet
Efter avresan väljer du ”Konvertera till faktura” och ”Skapa fakturautkast”.
Utkastet öppnas; offerten visar ”Konverterad”.
Faktureringsplaner för regelbunden företagsfakturering
Med tillägget för faktureringsplaner fastställer fliken ”Faktureringsplaner” hur ett företag faktureras regelbundet: rytm, brytdatum, betalningsvillkor, gruppering och obligatoriska uppgifter som ordernummer. En plan gäller när en andra person har godkänt den. ”Förbered fakturering” visar en förhandsvisning innan ett utkast skapas.
