Gör förfrågan till ett tydligt bokningsunderlag
Redan före det första klicket måste datum, personer, tjänster och bindningsgrad vara tydliga.Notera ankomst och avresa som exakta datum och registrera vuxna, barn, antal rum, behov av sängar eller tillgänglighet samt fakturauppgifter. Ett önskemål ersätter inte valet av kategori.
Klargör om förfrågan är bindande, en intresseanmälan eller ett öppet erbjudande. Registrera källa, kontakt och överenskomna avboknings- och betalningsvillkor och läs sedan tillbaka kärnuppgifterna.
Gör förfrågan till ett skriftligt bokningsunderlag innan du öppnar formuläret. Bekräfta ankomst och avresa som exakta datum samt antal nätter, vuxna och barn med ålder där det behövs, antal och typ av rum, önskade egenskaper, beräknad ankomsttid, inkluderade tjänster, avbokningsvillkor, betalningsupplägg och en kontakt som går att nå. Läs tillbaka hela erbjudandet för gästen i stället för att bara bekräfta enskilda delar. Skilj en bindande bokning från en option eller en obesvarad förfrågan; bokningens status måste återspegla det verkliga åtagandet. Vid telefonförfrågningar ska e-postadressen bokstaveras och namn verifieras i stället för att gissas. Vid en företagsförfrågan klargör du den boende gästen och den juridiska fakturamottagaren som två separata uppgifter. Registrera bara information som behövs för att genomföra vistelsen och placera operativa önskemål i bokningens sammanhang där ansvarigt team hittar dem. Underlaget är klart när en annan receptionist kan skapa samma bokning utan att behöva fråga vilka datum, gäster, löften eller kommersiella villkor som avsågs.
| Område | Konkret fråga | Kontroll |
|---|---|---|
| Vistelse | Vilka är ankomst- och avresedatumen? | Antalet nätter stämmer |
| Beläggning | Hur många vuxna, barn och rum? | Kapaciteten räcker |
| Kontakt | På vilken e-postadress och vilket telefonnummer kan gästen nås? | Bekräftelsen kan levereras |
| Bindningsgrad | Förfrågan, erbjudande eller bekräftad bokning? | Statusen motsvarar överenskommelsen |
Sök och identifiera gästen först
En ny bokning behöver inte automatiskt en ny gästprofil.Öppna Ny bokning och sök först på e-postadress, därefter på namn och telefonnummer. Använd en befintlig post bara när identitet och kontaktuppgifter rimligen stämmer överens.
Om ingen träff finns skapar du gästen med korrekt uppdelat namn och fungerande kontaktuppgifter. Rätta grunduppgifter där de förvaltas och koppla vid behov rätt aktivt företag.
Sök alltid innan du skapar en gäst. Börja med den verifierade e-postadressen eller telefonnumret och jämför sedan fullständigt namn, födelsedatum, adress och tidigare vistelser där uppgifterna finns. Enbart ett matchande namn räcker inte, särskilt inte vid vanliga namn eller familjemedlemmar. Öppna sannolika profiler och bekräfta att kontakten tillhör den person som gör eller står för bokningen. Återanvänd en tillförlitlig profil och uppdatera bara uppgifter som gästen faktiskt har ändrat. Om identiteten fortfarande är osäker ska du reda ut den i stället för att slå samman personer som inte hör ihop; om ingen profil matchar skapar du personen en gång med ett korrekt stavat minimum av grunduppgifter. Koppla bokningskontakten och de boende gästerna medvetet så att senare meddelanden, incheckning, faktura och historik använder rätt poster. Skapa aldrig en dubblett ”för säkerhets skull” och skriv inte över någon annans e-postadress för att tvinga fram en träff. Innan du fortsätter öppnar du den valda gästprofilens huvud igen och läser namn och kontaktuppgift mot bokningsunderlaget. Kontrollen är godkänd när exakt en lämplig gästidentitet är kopplad och alla senare processer kan spåra vistelsen från den profilen.
Kontrollera datum, beläggning och rum tillsammans
Tillgängligheten måste gälla hela vistelsen, inte bara ankomstnatten.Välj datum och kontrollera det beräknade antalet nätter. STRYK läser in rum som är tillgängliga under hela perioden. Fortsätt inte utifrån en antagen tillgänglighet om inläsningen misslyckas.
Välj kategori och ett eller flera fysiska rum. Den sammanlagda kapaciteten måste räcka för alla gäster, och en fördelning över flera rum måste vara giltig för varje rum.
Ange hela vistelsen och invänta systembekräftad tillgänglighet innan du väljer rum. Läs ankomst, avresa och beräknat antal nätter tillsammans för att upptäcka en förskjutning med en natt. Fördela vuxna och barn på varje önskat rum och kontrollera att kapacitet, kategoriregler och eventuella åldersvillkor passar hela sällskapet. Tillgängligheten måste omfatta varje natt, inte bara det första datumet. Vid flera rum fördelar du personerna medvetet och bekräftar att varje valt fysiskt rum är tillgängligt under sin del av vistelsen. Kontrollera aktiva blockeringar och rummens egenskaper innan du lovar ett specifikt rum; en öppen kategori bevisar inte att gästens önskade rum är lämpligt. Gå inte förbi ett inläsnings- eller STRYK-fel genom att anta att ett rum är ledigt och skapa inte överlappande poster för att hålla kapacitet lokalt. Om det önskade rummet inte är tillgängligt erbjuder du ett konkret alternativ i form av kategori, datum eller rumskombination och inhämtar gästens godkännande. Läs datum, nätter, sällskap och valda rum igen före prissättningen. Rumskontrollen är godkänd först när systemet och bokningsunderlaget beskriver en och samma konfliktfria vistelse med tillräcklig kapacitet.
Tillgänglighetskontroll i fem steg
- 01Kontrollera nätterna
Jämför hela perioden från ankomst till avresa med förfrågan.
Ingen förskjutning med en natt - 02Invänta tillgängligheten
Använd bara rum vars tillgänglighet har bekräftats av systemet.
Inget inläsningsfel - 03Kontrollera kapaciteten
Det måste finnas plats för samtliga vuxna och barn.
Tillräckligt med platser - 04Fördela rummen
Fördela varje gästgrupp tydligt mellan de valda rummen.
Inget valt rum utan gäster - 05Läs datumen igen
Upprepa hela vistelseperioden innan du fortsätter.
Datumen är bekräftade
Beräkna prisplan, nattpriser och tillägg
Totalbeloppet måste kunna förklaras utifrån de synliga delarna.Välj den överenskomna aktiva prisplanen och kontrollera nattpriser, regler, skatt och övriga delar. Utred oväntade priser där de uppstår i stället för att dölja dem med ett manuellt totalbelopp.
Lägg bara till beställda tillägg som hotellet kan leverera och kontrollera om de debiteras en gång, per natt, per gäst eller per gästnatt. Manuell prissättning ska vara ett motiverat undantag.
Välj den prisplan som motsvarar de erbjudna villkoren, inte bara det lägsta synliga beloppet. Kontrollera varje nattpris under vistelsen, inkluderade tjänster, avboknings- och betalningsregler, skatter och valuta. Lägg bara till tjänster som gästen har accepterat och kontrollera varje beräkningsmodell: fast, per rum, per person, per natt eller per person och natt. För två gäster under tre nätter blir en frukost som debiteras per person och natt sex enheter, om den inte redan ingår i prisplanen. Undvik dubbeldebitering genom att jämföra vad som ingår med tilläggen. Stäm av delsumma, skatter, tillägg, förskotts- eller betalningsuppgifter och slutbelopp mot erbjudandet och förklara eventuella säsongsskillnader innan du sparar. Ange aldrig ett manuellt totalbelopp för att dölja en saknad prisplan eller en misslyckad beräkning. Om pristjänsten inte har lästs in ska du stanna och försöka igen från en giltig källa. Den ekonomiska kontrollen är klar när varje euro kan härledas till nätter, tjänster och regler och gästen har godkänt exakt det totalbelopp och de villkor som nu visas.
| Del | Kontroll | Hotel Nordlicht-exempel |
|---|---|---|
| Rumsnätter | Nätter × giltigt dagspris | 3 nätter, alla synliga |
| Prisplan | Tjänster och villkor stämmer | Direkt flexibel |
| Tillägg | Antal och debiteringsmodell stämmer | Frukost per gästnatt |
| Totalt | Erbjudandet och STRYK stämmer överens | Skillnad 0 € |
Ange status, källa, betalning och anteckningar medvetet
De här fälten avgör hur hotellets drift tar över vistelsen.Spara en bindande bokning som bekräftad. Ange den verkliga källan eftersom den påverkar kommunikation, rapportering och hantering av försäljningskanalen.
Registrera bara betalningar som faktiskt har tagits emot. En utlovad överföring är ingen inbetalning. Interna anteckningar ska innehålla konkreta driftuppgifter, inte subjektiva omdömen eller saknade grunduppgifter.
Ange bokningsstatus, källa, betalningsuppgifter och anteckningar som faktiska driftuppgifter. Bekräftad betyder att hotellet planerar verklig kapacitet och service för ankomsten; använd förfrågan, option eller en annan tillgänglig status före bekräftelse när åtagandet ännu inte är bindande. Registrera den verkliga källan eftersom den styr rapportering, kommunikation och, för OTA-bokningar, bokningskanalen. En manuell bokning eller direktbokning kommunicerar via e-post; en OTA-bokning behåller sin kanalkontext i stället för att märkas om för att få en önskad meddelandeväg. Registrera betalning först när pengarna faktiskt har kommit in, med belopp, datum och metod; en utlovad överföring är inte ett betalt förskott. Håll anteckningar korta, relevanta och synliga för teamet som ska agera. Placera uppgifter om rumsförberedelse, tillgänglighetsbehov eller ankomst i sitt operativa sammanhang och undvik att kopiera känsliga berättelser till fritext. Slutkontrollen omfattar gäst, datum, rum, pris, källa, status, betalning och önskemål. Varje fält ska besvara en senare operativ fråga, inte bara få formuläret att se komplett ut.
Slutkontroll före sparande
- Gästprofilen och en fungerande e-postadress är verifierade.
- Ankomst, avresa och antal nätter stämmer med överenskommelsen.
- Rummen och fördelningen är tillgängliga och håller sig inom kapaciteten.
- Prisplan, tillägg och totalbelopp stämmer med erbjudandet.
- Status, källa och betalning beskriver det faktiska läget.
Spara en gång och verifiera den skapade posten
En bekräftelse på att bokningen har sparats inleder verifieringen; den avslutar den inte.Klicka på Skapa en gång och invänta prissättning, tillgänglighet och sparande. Om resultatet är oklart ska du söka i listan eller kalendern innan du försöker igen.
Öppna den sparade vistelsen och jämför alla kärnuppgifter. Kontrollera att den visas exakt en gång i kalendern och går att öppna från gästprofilen.
Skicka bokningen en gång och invänta systemets resultat. Ett långsamt svar ger inte anledning att trycka på Spara igen, öppna ett andra formulär eller skapa en provisorisk dubblett. Om valideringen misslyckas behåller du de angivna uppgifterna, läser det exakta felet och rättar orsaken, gäst, datum, kapacitet, rum, prisplan eller obligatoriskt fält, innan ett nytt försök. Efter ett lyckat sparande noterar du bokningsnumret och öppnar den sparade posten igen. Jämför gäst, vistelse, rumstilldelning, prisplan, tillägg, totalbelopp, källa, status och betalning med det godkända underlaget. Öppna beläggningskalendern och kontrollera exakt en bokningsrad på rätt rum och nätter, öppna därefter gästprofilen och verifiera samma vistelse i en gemensam historik. Kontrollera att tillgängligheten bara har minskat för de bokade segmenten. En bekräftelseruta om lyckat sparande är inte tillräckligt bevis. Om kopplade vyer visar olika uppgifter ska du stanna och rapportera bokningsnumret och den observerade avvikelsen i stället för att försöka reparera den med ännu en bokning. En post som har skapats av systemet ska bli den gemensamma källan för reception, ekonomi, housekeeping och kommunikation.
Tre bevis efter sparandet
- 01Bokningsdetaljer
Kontrollera varje överenskommen uppgift.
Innehållet stämmer - 02Kalender
Kontrollera datum och rumstilldelning.
Exakt en bokningsrad - 03Gästprofil
Öppna vistelsen från rätt profil.
En gemensam historik
Överlämna bokningen till driften
När bokningen sparas börjar både gästresan och teamets ansvar.Skicka bekräftelsen först när e-postadress, datum, tjänster, pris och villkor har verifierats. Respektera bokningens kommunikationskanal och registrera aldrig ett misslyckat utskick som lyckat.
Tilldela särskilda behov till rätt ansvarsområde och använd den sparade bokningen som gemensam referens i stället för en privat sidolista.
Överlämna den verifierade bokningen till driften med en kort och handlingsbar sammanfattning. Receptionen behöver bokningsnummer, gäst, källa, ankomst och avresa, förväntad ankomsttid, rum, sällskap, betalningsläge och eventuell olöst gästkontakt. Housekeeping behöver bara den relevanta förberedelsen kopplad till rätt vistelse och datum. Ekonomin behöver de överenskomna tjänsterna, mottagarkontexten och det verkliga förskottet, inte en påhittad status som betald. Skicka bekräftelsen via den kanal som följer av bokningens källa och förhandsgranska de ifyllda värdena före utskick; en direktbokning använder e-post, medan en OTA-vistelse ligger kvar i sin bokningskonversation. Be gästen verifiera datum, sällskap, rumskategori, inkluderade tjänster, totalbelopp och villkor och för tillbaka varje rättelse till den ursprungliga bokningen. Inför nästa skift anger du öppna uppgifter med ansvarig person och tidsfrist i stället för ett vagt ”kontrollera detta”. Överlämningen är klar när gästens bekräftelse och varje internt team hänvisar till samma bokningsnummer och kan agera utan en privat sidolista.
