Komunicirajte z gosti iz rezervacije

Izberi pravilno rezervacijo kot kontekst pogovora

Odpri Gosti → Sporočila ali sporočila s podrobnostmi o gostih. Iščite po številki rezervacije, gostu, datumu ali sobi in pred pisanjem preveri kontekstno ploščo.

Samo rezervacije, povezane z glavnim gostom, je mogoče poslati s sporočilom. Popravi manjkajočo povezavo v zapisu gosta ali rezervacije, namesto da ustvari drugo osebo.

Začni vsak pogovor od natančne rezervacije. Iščite po številki rezervacije, datumu gosta ali bivanja, odpri zapis in primerjajte prejemnika, prihod, odhod, kategorijo sobe, trenutno stanje in vir rezervacije. Isti gost ima lahko več preteklih ali prihodnjih bivanj, sam profil pa ne identificira, na kateri prihod, odpoved ali račun se sporočilo nanaša. STRYK torej uporablja guest in booking skupaj. Če je kontekst rezervacije nejasen, se ustavi pred pisanjem in ga razrešite v izvornem zapisu. Zasebne podatke hranite znotraj pooblaščenega pogovora o rezervaciji in uporabi sklic na rezervacijo ali sobo v primopredajah, namesto da bi kontaktne podatke kopirali drugam. Preverjanje konteksta je končano, ko lahko drug sodelavec identificira predvidenega prejemnika in ostane brez ugibanja iz telesa sporočila.

Razumejte kanal iz vira rezervacije

Pri ročnih rezervacijah, rezervacijah po telefonu, ob vstopu, e-pošti, rezervacijah na spletnem mestu in v mehanizmu za rezervacije se uporablja e-pošta z zadevo in navadnim ali HTML formatom. Najprej preveri shranjen naslov.

OTA in rezervacije kanalov uporabljajo kanalski pogovor v navadnem besedilu. Ne zaobidite ga z ločenim e-poštnim sporočilom, sicer bo zgodovina rezervacij nepopolna.

Preberite komunikacijski kanal iz vira rezervacije. Ročne in neposredne rezervacije uporabljajo e-pošto; Rezervacije OTA ali kanala uporabljajo kanal za rezervacije kot pogovor v navadnem besedilu. Skladatelj ne omogoča proste izbire kanala, ker bi sprememba poti prekinila razmerje med virom rezervacije in zgodovino sporočil. Preden izbereš predlogo, potrdi prikazani kanal in razpoložljivega prejemnika. E-pošta lahko uporablja navadno besedilo ali odobren HTML s predogledom, medtem ko sporočila kanala ostanejo navadno besedilo in ne smejo biti odvisna od nepodprtega oblikovanja. Če je operativno potrebna drugačna kontaktna pot, jo obravnavajte kot ločeno odobren postopek in dokumentirajte, zakaj; ne skrivajte spremembe znotraj skladatelja. Pri rezervacijah na portalu STRYK pošlje sporočilo z navadnim besedilom prek povezane poti Booking.com ali Airbnb in hrani vsak odgovor v istem pogovoru o rezervaciji.

Izberi predlogo glede na namen, kanal in jezik

Seznam prikazuje aktivne predloge, ki se ujemajo z izpeljanim kanalom. Izberi po namenu gostujočega potovanja in zahtevanem jeziku, ne po podobno zvenečem imenu.

STRYK uporablja format, zadevo in telo. Ponavljajoči se popravki sodijo v osrednjo predlogo; enkratne podrobnosti ostanejo v osnutku. Izogibajte se zasebnim zastarelim kopijam.

Izberi predlogo po enem konkretnem namenu, prikazanem kanalu in jeziku gosta. Informacije o prihodu, opomnik za plačilo, manjkajoči podatki in zahvale po bivanju so različne odločitve in jih ne bi smeli združevati v nejasno univerzalno sporočilo. Uporabi samo aktivno predlogo, ki je na voljo za izpeljani kanal. Preberite ga pred prijavo: preveri pozdrav, ton, hotelske ure, povezave, besedilo preklica ali plačila in podpis glede na trenutno hotelsko prakso. Predloga je pregledano izhodišče in ne dovoljenje za pošiljanje nespremenjene. Če se jezik gostov razlikuje od privzetega hotela, izberi ali napišite celotno različico v tem jeziku; prevedena zadeva z mešanim jezikovnim telesom ni pripravljena. Odstranite odstavke, ki ne veljajo za to bivanje, in dodaj samo dejstva, ki so že odobrena v nastavitvah rezervacije, pravilnika ali hotela.

Preglej ogradne oznake iz dejanskega konteksta rezervacije

Izbirnik razkrije vrednosti, ki jih je mogoče razrešiti v trenutnem kontekstu gosta in rezervacije. Preberite razrešen predogled in primerjajte datume, sobe in podrobnosti o rezervaciji s kontekstno ploščo.

Nerazrešeni nadomestni znaki so prikazani pod predogledom. Popravi manjkajoče izvorne podatke, znova naloži in ponovno preglej; če načrtno ni na voljo, odstranite žeton ali prepišite stavek.

Razreši vsak nadomestni znak v predogledu glede na trenutno rezervacijo. Preveri pozdrav in ime gosta, hotel, prihod in odhod, kategorijo ali dodeljeno sobo, številko rezervacije, skupni znesek, neporavnani znesek, politiko odpovedi in kontaktne podatke glede na namen predloge. Nerazrešen žeton, prazen pomišljaj ali neverjetna vrednost je blokator in ne kozmetično besedilo. Popravi manjkajoče izvorne podatke, ko bi morali obstajati; sicer prepišite stavek brez obljube. Če ni dodeljena nobena soba, izgovorite kategorijo rezervirane sobe, namesto da ugibate številko sobe. Če je vrednost plačila sporna, je v sporočilu ne zamenjajte ročno; najprej reši Finance. Oznake mesta za vzdevke se lahko upodabljajo zaradi združljivosti, vendar mora izbirnik uporabiti trenutne kanonične vrednosti, ki so na voljo v tem kontekstu rezervacije. Končni predogled mora vsebovati le resnične, razložljive podatke.

Berite vsebino kot gostitelj in ocenjevalec

Beri kot gost: prva dva stavka naj pojasnita, zakaj hotel piše in kaj se zgodi potem. Uporabljajte jasne ure in vsakdanji jezik, ne notranjih kod.

Nato preglej prejemnika, pozdrav, številko rezervacije, datume, zahtevke za sobe, cene, povezave, podpis in jezik. HTML potrebuje vizualni pregled; sporočila kanala ostanejo jasno golo besedilo.

Končno sporočilo preberite dvakrat: najprej kot gostitelj, nato kot recenzent. Kot gostitelj naj bo naslednje dejanje gosta očitno, uporabljajte spoštljiv jezik in vključiš le informacije, ki pomagajo pri bivanju. Kot ocenjevalec preveri dejstva o rezervaciji, datume, zneske, izjave o politiki, povezave, rok za odgovor, podpis in zasebnost. Eno sporočilo mora imeti en primarni cilj in jasen odgovor na to, kaj mora gost vedeti ali narediti. Izogibajte se notranjemu žargonu, obtoževanju, pravnim obljubam, ki jih hotel ne more obdržati, in občutljivim podatkom, ki niso potrebni za ta namen. Za nujno spremembo navedite, kaj se je spremenilo, na katero bivanje vpliva in kje se lahko gost javi. Pri e-pošti HTML preglej oblikovan predogled in berljivo besedilo; za sporočila kanala zagotovite, da pomen preživi navadno besedilo. Jedrnato specifično sporočilo je varnejše od dolge predloge, polne nepomembnih klavzul.

Pošlji enkrat in potrdi rezultat v temi

Potrdi rezervacijo, pošlji enkrat in počakajte. Če STRYK pokaže napako, obdrži osnutek, odpravite vzrok in ne beležiš uspeha predčasno.

Po uspehu poiščite sporočilo v isti niti rezervacije in preveri smer, čas, kanal, zadevo, kjer je to primerno, in številko rezervacije. Če ni vidna, znova naloži pred ponovnim poskusom.

Pošlji enkrat in počakajte na dejanski rezultat. Onemogočen gumb, vrtavka ali počasno omrežje ni dovoljenje za večkratno klikanje. Po uspehu znova odpri isti pogovor o rezervaciji in preveri natanko en odhodni vnos s pravilnim časovnim žigom, kanalom, zadevo, kjer je to primerno, in vidno vsebino. Za e-pošto uspešen rezultat prijave in vnos niti dokazujeta, da je STRYK sprejel pošiljanje; napake pri dostavi morajo ostati vidne prek ustreznega stanja ali spremljanja. Za pogovor v kanalu potrdi, da je sporočilo z navadnim besedilom v pravilni niti rezervacije. Če pošiljanje ne uspe, shranite osnutek, preberite napako in popravi prejemnika, kanal, vsebino ali povezavo pri izvoru. Nikoli ne ustvarjajte lokalnega vnosa o uspehu ali kopirajte sporočila v drugo rezervacijo zgolj zato, da bi bila zgodovina videti popolna.

Preveri dve pogosti napaki z ločenim testom. Prvi primer: gost nima uporabnega e-mail naslova pri direktni rezervaciji. Pravilen rezultat ni ugibanje prejemnika ali uporaba naslova drugega gosta, temveč vidno blokiranje in pojasnitev kontaktnih podatkov v profilu gosta ali rezervaciji. Drugi primer: izbrali bi e-poštno predlogo za rezervacijo OTA. Kanal in oblika navadnega besedila, ki ju izpelje sistem, morata ostati vidna; ne kopirajte ročno sporočila v ločeno e-pošto, tako da izgubite povezavo za pogovor. Za obe vaji zapišite številko rezervacije, pričakovani kanal, dejansko povratno informacijo in naslednjo odgovorno osebo. Na ta način lahko ekipa poskrbi ne samo za uspešno pošiljanje, temveč tudi za varno zaustavitev, ko izvorni podatki ali kanal niso primerni.

Ohrani standard za sporočanje v skupini

Določi eno odgovorno predlogo za ponavljajočo se situacijo, kanal in jezik, z lastništvom in rednim pregledom. Dajte prednost majhnemu, jasnemu nizu kot številnim podobnim imenom.

Hotel Nordlicht preizkuša neposredno navadno e-pošto, neposredni predogled HTML, navaden kanal OTA, manjkajočo nadomestno oznako in gosta z dvema rezervacijama. Težave so odpravljene na ravni vira, predloge ali rezervacije.

Ohrani standard majhne ekipe za ponavljajoča se sporočila. Vsaka odobrena predloga potrebuje namen, kanal, jezik, lastnika, datum zadnjega pregleda in sprožilec naslednjega pregleda. Pregled po spremembah časov prijave, postopka plačila, pravilnika o odpovedi, stika s hotelom, povezav ali potovanja gosta. Hranite vsebino predloge v osrednjem zalednem katalogu in ogradne oznake v osrednjem sistemu predlog namesto osebnih izrezkov ali lokalnih datotek. Vzorčite en pravi pogovor po aktivaciji v izolirani predstavitvi Hotela Nordlicht, preveri kontekst rezervacije, razrešene vrednosti, uredniško kakovost in enkratno pošiljanje; nikoli ne uporabi obstoječega najemnika stranke za dokumentacijo. Umaknite zastarele predloge, namesto da pusti aktivne skoraj dvojnike. Postopek je zanesljiv, ko lahko sodelavec kasneje razume namen, prejemnika, bivanje, kanal, natančno vsebino in rezultat izključno iz pogovora o rezervaciji.

Vzorčite vsaj tri pogovore na mesec ali po vsaki pomembni operativni spremembi: eno neposredno e-poštno sporočilo, eno kanalsko navadno besedilno sporočilo in en primer, ko je bilo treba pošiljanje blokirati. Preveri pravilen kontakt za rezervacijo, jezik gosta, odklenjen nadomestni znak, jasen cilj, enkratno odhodno linijo in odgovorno zapiranje napake. Ne kopirajte osebne vsebine v izobraževalni dokument; nadzor kakovosti mora zabeležiti le zahtevano referenco rezervacije in rezultat. V primeru ponavljajoče se napake ne popravljajte vsakega sporočila posebej: ugotovite, ali je vzrok za to predloga, osrednji hotelski podatki, vir rezervacije ali timski proces, naročite popravek in nov test.

Ob predlogi zabeležite datum in odgovorno osebo za pregled, da bo razlog in rok za naslednji pregled jasen vsem sodelavcem.