1. Obiect și roluri

Clientul este operator în sensul art. 4 pct. 7 RGPD pentru datele cu caracter personal pe care el sau utilizatorii săi le prelucrează în STRYK („datele prelucrate în numele Clientului”). Nextpulse prelucrează datele prelucrate în numele Clientului în calitate de persoană împuternicită de operator.

Obiectul prelucrării este punerea la dispoziție, funcționarea, întreținerea, salvarea și suportul STRYK conform contractului principal, inclusiv contractele de testare.

Pentru propriile scopuri – administrarea contractului, facturarea, conturile de identitate Nextpulse ID, securitatea platformei, apărarea împotriva abuzurilor și exercitarea drepturilor în justiție – Nextpulse acționează ca operator propriu; aceste prelucrări sunt descrise în Politica de confidențialitate.

2. Durată

Acordul se aplică pe durata contractului principal, inclusiv a perioadei de tranziție și de preluare de după încetarea contractului, și în continuare, atât timp cât Nextpulse prelucrează datele prelucrate în numele Clientului, până la ștergerea acestora conform punctului 14.

3. Natura și scopul prelucrării

Natura prelucrării: colectare, înregistrare, stocare, ordonare, adaptare, interogare, utilizare, transmitere către destinatari selectați de Client, comparare, restricționare, salvare, restaurare și ștergere. Scopul este furnizarea funcțiilor utilizate de Client, în special:

administrarea hotelului: rezervări, camere, ocupare, housekeeping, profiluri ale oaspeților, facturi, starea plăților, înregistrări financiare, evaluări și organizarea personalului;
Booking Engine, site pentru oaspeți, check-in online, portal pentru oaspeți și chioșc, inclusiv colectarea datelor de înregistrare și de identitate, în măsura în care Clientul activează aceste funcții;
comunicarea cu oaspeții prin e-mail și prin alte canale, inclusiv analiza susținută de IA, propuneri de răspuns și răspunsuri automatizate, în măsura în care sunt activate;
distribuirea disponibilităților, prețurilor și rezervărilor prin managerul de canal (Channel Manager), în măsura în care este activat;
conectarea sistemelor de plată, de casă, bancare și a altor sisteme, în măsura în care Clientul le activează;
preluarea datelor din sistemele anterioare, analiza erorilor, suportul și măsurile de securitate, în măsura în care sunt necesare pentru prestație.

4. Persoane vizate și categorii de date

Oaspeți, persoane care călătoresc împreună, persoane care fac rezervări și persoane interesate: date de identitate și de contact, date despre sejur și rezervare, preferințe, conținutul comunicărilor, date despre facturare și starea plății, date de raportare și din registrul oaspeților.
Date din documentele de identitate: informații din documentele de călătorie și imagini ale documentelor de identitate, în măsura în care Clientul utilizează funcția corespunzătoare.
Angajații și utilizatorii Clientului: nume, date de contact, rol, atribuirea serviciului și a sarcinilor, jurnale de activitate și de acces.
Contacte comerciale, clienți corporativi, furnizori și parteneri: date de bază, de contact, contractuale și de facturare.
Categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 RGPD, de exemplu date privind sănătatea din cererile oaspeților, numai dacă Clientul decide să le colecteze și dispune pentru aceasta de un temei juridic.
Nu se prelucrează numerele complete ale cardurilor, codurile de verificare ale cardurilor și datele de acces la internet banking; mijloacele de plată sunt prelucrate de furnizorul de servicii de plată al Clientului.

5. Instrucțiuni

Nextpulse prelucrează datele prelucrate în numele Clientului doar pe baza instrucțiunii documentate a Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferul către țări terțe, cu excepția cazului în care Nextpulse este obligată prin dreptul Uniunii sau al unui stat membru să prelucreze; în acest caz, Nextpulse comunică Clientului aceste cerințe legale înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care dreptul interzice această comunicare.

Contractul principal, prezentul acord, precum și configurarea și utilizarea funcțiilor de către Client constituie instrucțiunile. Instrucțiunile individuale se dau în formă text.

Dacă Nextpulse consideră că o instrucțiune încalcă dispozițiile privind protecția datelor, ea informează imediat Clientul și poate suspenda executarea până la confirmarea sau modificarea instrucțiunii.

6. Confidențialitate

Nextpulse garantează că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au obligat la confidențialitate sau sunt supuse unei obligații legale adecvate de păstrare a secretului. Accesul la datele prelucrate în numele Clientului are loc doar în măsura în care este necesar pentru funcționare, securitate sau suport. Măsurile de suport care modifică administrarea platformei sunt înregistrate cu motivare.

7. Securitatea prelucrării

Nextpulse ia măsurile tehnice și organizatorice necesare conform art. 32 RGPD. Acestea sunt descrise la punctul 17. Nextpulse poate adapta măsurile la progresul tehnic, în măsura în care nivelul de protecție nu scade.

8. Subprocesatori

Clientul acordă o autorizație generală pentru angajarea companiilor menționate în lista subprocesatorilor. Nextpulse informează Clientul în formă text cu cel puțin 30 de zile înainte de angajarea unui subprocesator nou sau de înlocuirea unuia existent.

Clientul poate formula opoziție față de modificare, în formă text, în termen de 14 zile de la primirea informării, pentru un motiv întemeiat de protecție a datelor. Părțile se străduiesc să găsească o soluție de comun acord. Dacă acest lucru nu reușește, Clientul poate denunța contractul sau partea de contract afectată la momentul utilizării; plățile făcute în avans pentru perioada ulterioară se restituie proporțional.

Dacă înlocuirea este necesară pentru înlăturarea unui pericol acut pentru securitate sau disponibilitate, Nextpulse informează imediat ulterior; dreptul de opoziție și de denunțare se aplică în mod corespunzător.

Nextpulse impune fiecărui subprocesator, prin contract, în esență aceleași obligații de protecție a datelor care sunt stabilite în prezentul acord și răspunde față de Client pentru respectarea lor.

9. Drepturile persoanelor vizate

Nextpulse sprijină Clientul prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate în soluționarea cererilor persoanelor vizate, în primul rând prin funcțiile disponibile în STRYK, în special pentru rectificare, exportul datelor și ștergerea sau anonimizarea profilurilor oaspeților. Dacă aceste funcții nu sunt suficiente pentru o cerere, Nextpulse pune la dispoziție, la solicitarea Clientului, în termen de zece zile lucrătoare, datele persoanei vizate prelucrate în numele Clientului într-un format utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau le șterge. Dacă o persoană vizată se adresează direct Nextpulse, Nextpulse transmite cererea Clientului în termen de cinci zile lucrătoare și nu îi răspunde direct, cu excepția cazului în care legea impune acest lucru.

10. Sprijin privind securitatea, evaluarea impactului și consultarea

Nextpulse sprijină Clientul, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile disponibile, la respectarea obligațiilor conform art. 32–36 RGPD, în special prin informații pentru o evaluare a impactului asupra protecției datelor și în cazul consultărilor prealabile ale autorității de supraveghere.

Serviciile de sprijin care depășesc punerea la dispoziție a informațiilor și funcțiilor existente și care nu sunt determinate de o încălcare din partea Nextpulse pot fi facturate de Nextpulse, după informare prealabilă, la tarife rezonabile.

11. Încălcări ale securității datelor cu caracter personal

Nextpulse notifică Clientului o încălcare a securității datelor prelucrate în numele Clientului imediat, dar cel târziu în 48 de ore de la luarea la cunoștință. Notificarea se trimite la adresa de contact depusă de Client.

Notificarea conține, în măsura în care sunt disponibile, o descriere a naturii încălcării, a categoriilor și numărului aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor, a consecințelor probabile și a măsurilor luate sau propuse, precum și un punct de contact. Informațiile care nu sunt încă disponibile se transmit imediat ulterior.

Decizia privind notificările către autoritatea de supraveghere și informarea persoanelor vizate revine Clientului. O notificare nu constituie recunoașterea unei încălcări a obligațiilor.

12. Locuri de prelucrare și transferuri către țări terțe

Datele prelucrate în numele Clientului sunt prelucrate prioritar în Uniunea Europeană sau în Spațiul Economic European. Unii subprocesatori prelucrează date și în țări terțe, în special în Statele Unite ale Americii; lista subprocesatorilor indică locul și temeiul transferului pentru fiecare furnizor.

Transferurile către țări terțe au loc doar în condițiile art. 44 și urm. RGPD, în special pe baza unei decizii de adecvare, precum EU-US Data Privacy Framework pentru destinatarii certificați, sau a clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene, inclusiv a măsurilor suplimentare necesare. Acolo unde se utilizează o decizie de adecvare, Nextpulse convine, pe cât posibil, clauze contractuale standard ca temei complementar.

13. Dovezi și controale

Nextpulse pune la dispoziția Clientului toate informațiile necesare pentru a dovedi respectarea prezentului acord, în special o descriere actuală a măsurilor tehnice și organizatorice și dovezile disponibile ale subprocesatorilor.

Clientul sau un auditor împuternicit de acesta, care este obligat la confidențialitate și care nu este concurent al Nextpulse, poate efectua verificări, inclusiv inspecții. Verificările periodice au loc cel mult o dată pe an, cu o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile. În caz de încălcare a securității datelor prelucrate în numele Clientului, de ordin al autorității de supraveghere sau de indicii concrete privind o încălcare, sunt admise verificări suplimentare, cu o notificare prealabilă adecvată.

Verificările au loc în timpul programului de lucru, fără perturbare disproporționată a operațiunii și cu respectarea confidențialității datelor altor clienți. Clientul suportă propriile costuri; dacă verificarea constată o încălcare esențială din partea Nextpulse, Nextpulse suportă costurile rezonabile.

14. Restituire și ștergere

Pe durata contractului, Clientul poate descărca datele prelucrate în numele său prin funcțiile de export disponibile. După încetarea contractului, Nextpulse păstrează datele prelucrate în numele Clientului pe durata perioadei de tranziție și de preluare conform CGA B2B SaaS, pentru restituire; în măsura în care accesul la STRYK nu mai există, Nextpulse pune la dispoziție, la cerere, un export.

După expirarea perioadei de preluare, Nextpulse șterge datele prelucrate în numele Clientului imediat, dar cel târziu în 90 de zile, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau al unui stat membru obligă chiar Nextpulse să le păstreze. Dacă există o astfel de obligație, Nextpulse blochează datele respective și le prelucrează doar în acest scop. Copiile de siguranță sunt suprascrise în ciclul regulat de backup, cel târziu după 90 de zile și nu mai sunt utilizate pentru operațiunea curentă până atunci. La cerere, Nextpulse confirmă ștergerea în formă text.

Obligațiile legale de păstrare ale Clientului, de exemplu conform BAO, UGB sau Meldegesetz, revin Clientului; el le îndeplinește pe baza restituirii sau a exporturilor. Nextpulse nu păstrează datele prelucrate în numele Clientului după încetarea contractului, cu excepția cazului în care Clientul comandă expres acest lucru separat, ca prestație proprie, pentru o durată stabilită. Datele contractuale, de facturare și de dovadă ale Nextpulse, proprii, nu sunt date prelucrate în numele Clientului.

15. Date anonimizate

Nextpulse poate anonimiza datele prelucrate în numele Clientului, în măsura în care acest lucru este necesar pentru punerea la dispoziție, securizarea și îmbunătățirea STRYK, și poate utiliza datele anonimizate fără a permite concluzii asupra persoanelor fizice sau asupra clientului individual. Datele prelucrate în numele Clientului nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor IA.

16. Prioritate și răspundere

Pentru întrebările privind protecția datelor, prezentul acord prevalează asupra celorlalte documente contractuale, cu excepția reglementărilor individuale care se referă expres la o anumită reglementare a acestui acord; o abatere de la art. 28 RGPD în detrimentul Clientului nu este convenită.

Răspunderea imperativă conform RGPD nu se exclude și nu se limitează. În relația dintre părți, compensarea se face conform art. 82 alin. 5 RGPD; pentru aceasta și în rest se aplică dispozițiile privind răspunderea din CGA B2B SaaS, inclusiv limitările acestora în caz de culpă ușoară.

17. Anexă: Măsuri tehnice și organizatorice

Măsurile următoare descriu stadiul actual. Ele sunt verificate periodic și dezvoltate în continuare.

Separarea clienților: datele fiecărui client sunt marcate pe client; baza de date impune separarea, pe lângă logica aplicației, prin politici de securitate la nivel de rând (Row Level Security), care nu pot fi ocolite pentru rolul aplicației.
Controlul accesului la sistem: autentificarea utilizatorilor prin Nextpulse ID cu OpenID Connect; sprijin pentru un al doilea factor; pentru acțiunile administrative sensibile ale administrării platformei este necesară o nouă autentificare cu al doilea factor. Conturile de dispozitiv pentru funcțiile de chioșc sunt limitate la exploatația respectivă.
Controlul accesului la date: permisiuni bazate pe roluri, conform principiului necesității, cu verificare pe server a fiecărei cereri; accesurile neatribuite sunt respinse. Măsurile de suport se realizează prin administrarea platformei; măsurile care modifică date necesită motivare și sunt înregistrate.
Controlul transmiterii: accesul la STRYK prin internet se realizează exclusiv criptat, cu TLS. E-mailurile se transmit cu criptare de transport, în măsura în care serverul destinatar o acceptă. Secretele de acces pentru sistemele terțe conectate sunt stocate criptat.
Criptarea datelor stocate: copiile de siguranță sunt stocate criptat. Pentru conținuturi deosebit de sensibile, precum imaginile documentelor de identitate, Nextpulse recomandă limitarea colectării la ceea ce este prevăzut de lege și stabilirea unor termene de ștergere.
Termene de ștergere: pentru datele din check-in-ul online, inclusiv datele de identitate colectate, Clientul poate stabili în STRYK un termen de ștergere. Acesta nu este activat implicit; stabilirea termenelor de ștergere revine Clientului în calitate de operator.
Încărcări: fișierele încărcate sunt verificate pentru programe malware înainte de prelucrare.
Controlul introducerii și înregistrarea: înregistrarea operațiunilor relevante pentru securitate și pentru domeniu; jurnalele nu conțin parole, token-uri sau secrete de acces.
Controlul disponibilității: copii de siguranță zilnice, stocate criptat într-un loc separat de mediul de producție; proceduri documentate de restaurare; limitarea interogărilor anonime împotriva supraîncărcării și abuzului.
Controlul separării: separarea mediilor de dezvoltare, testare și producție; nu există date de acces productive în codul sursă.
Măsuri organizatorice: angajamentul de confidențialitate, restricționarea accesurilor administrative la persoanele autorizate, proceduri pentru actualizările de securitate și pentru tratarea incidentelor de securitate.