Verifica os dados financeiros principais antes do primeiro documento
Dados principais errados multiplicam-se em todos os documentos seguintes.Abre Definições e verifica nome do hotel, morada, contacto, dados da empresa e fiscais, idioma dos documentos, taxas de IVA, métodos de pagamento e quem é responsável pelas alterações. Não copie dados legais de um papel timbrado antigo sem confirmação.
O Hotel Nordlicht regista a fonte e a data de verificação de cada dado financeiro, cria uma nova pré-visualização de teste após cada alteração e não reescreve em silêncio documentos finais antigos.
| Área | Verificar | Comprovativo |
|---|---|---|
| Identidade do hotel | Nome, morada, contacto | Dados do hotel aprovados oficialmente |
| Empresa e impostos | Denominação social, NIF, taxas de IVA, dados obrigatórios | Responsável financeiro / aconselhamento profissional |
| Pagamento | Métodos ativos, dados bancários, imputação | Contrato em vigor ou conta confirmada |
| Documento | Idioma predefinido, layout, contacto, lógica de numeração | Pré-visualização interna aprovada |
Regista os consumos da estadia de forma completa e correta
A fatura recebe os consumos da estadia. Verifica alojamento, tarifa, hóspedes, extras, quantidades, data do serviço e preço acordado. Lança os consumos na estadia correta quando forem acordados ou prestados e corrige os erros na origem.
O Hotel Nordlicht testa duas noites, dois hóspedes, pequeno-almoço nos dois dias e uma noite de estacionamento. A receção calcula o valor esperado de forma independente, compara-o com o STRYK e corrige o consumo antes da finalização.
Escolhe conscientemente destinatário particular ou empresa em cada documento
O hóspede não é automaticamente o destinatário da fatura, e uma empresa anterior não se aplica automaticamente à viagem seguinte.Antes da pré-visualização, escolhe particular ou empresa. Verifica o nome, a morada e os dados obrigatórios da empresa atuais do destinatário selecionado. O contexto de empresa anterior pode orientar, mas não deve ser herdado às cegas.
O Hotel Nordlicht cria duas pré-visualizações a partir da mesma estadia de teste: uma particular em nome de Anna Berger e outra de empresa em nome da Nordstern Reisen GmbH. Só devem mudar os dados do destinatário; consumos e pagamentos mantêm-se iguais.
| Caso | Usar | Não herdar às cegas |
|---|---|---|
| Viagem particular | Nome e morada particulares atuais | Empresa de uma viagem de negócios anterior |
| Viagem de negócios | Empresa selecionada e morada verificada | Contacto antigo de empresa semelhante |
| O acompanhante paga | Destinatário da fatura efetivamente acordado | Automaticamente o hóspede principal |
| Vários documentos | Atribuição clara dos consumos por destinatário | Faturação dupla do mesmo consumo |
Concilie pagamentos e saldo antes da finalização
Pagamento e fatura estão ligados, mas são distintos. Verifica cada pagamento real com valor, data e hora, método e imputação. Um sinal reduz o saldo, mas não substitui a fatura final. Tentativas falhadas ou não confirmadas nunca podem aparecer como bem-sucedidas.
O Hotel Nordlicht testa um sinal confirmado e o pagamento final na partida: o total dos consumos menos o sinal dá o saldo em aberto e depois zero, sem duplicações. As comissões de prestadores de pagamento externos ficam separadas.
Conciliação de pagamentos antes da fatura final
- Cada pagamento está confirmado e aparece uma única vez.
- Valor, data e hora e método estão corretos.
- O sinal está imputado à estadia correta.
- O saldo é igual ao total dos consumos menos os pagamentos confirmados.
- Tentativas falhadas ou pendentes não aparecem como pagas.
Revê a pré-visualização, finalize a fatura e usa o mesmo ficheiro
Pré-visualização, transferência e impressão não podem mostrar três estados diferentes do documento.Lê a pré-visualização da fatura de cima a baixo: emitente, destinatário, data do documento, período do serviço, linhas, quantidades, valores, impostos, pagamentos, saldo, dados de pagamento e rodapé. Verifica também as quebras de página e as moradas de empresa longas.
Escolhe o idioma do documento quando necessário (estão disponíveis os 18 idiomas do STRYK). Pré-visualização, transferência e impressão usam o mesmo idioma e o mesmo PDF final. O Hotel Nordlicht abre o ficheiro transferido em separado e compara total, destinatário e idioma com a pré-visualização.
Aprovar uma fatura em sete passos
- 01Abrir a estadia
Rever consumos, datas e tarifa acordada.
- 02Escolher o destinatário
Confirmar particular ou empresa e a morada atual.
- 03Conciliar pagamentos
Verificar sinal, pagamento final e saldo.
- 04Escolher o idioma
Definir o idioma do documento para esta exportação.
- 05Ler a pré-visualização
Rever dados obrigatórios, linhas, totais, impostos e layout.
- 06Finalizar
Criar o documento final só após aprovação.
- 07Comparar ficheiro e lista
Abrir o PDF em separado e verificar o estado em Finanças.
Trata proposta, correção e anulação como operações distintas
Uma proposta não é uma fatura final nem uma operação de pagamento confirmada. Descreve os serviços previstos, o preço, o destinatário, a validade e as condições. A aceitação conduz ao processo de reserva e de documentos sem renomear um documento já final.
Para uma fatura final incorreta, usa o processo definido de correção ou anulação. Não a apague nem a substitua em silêncio; preserve número, histórico e rastreabilidade com motivo, responsável e referência ao documento original.
| Situação | Caminho correto | A evitar |
|---|---|---|
| Proposta de preço antes da reserva | Proposta com validade e condições | Marcar como fatura paga |
| Gralha na pré-visualização | Corrigir a origem e reabrir a pré-visualização | Disfarçar o erro no PDF |
| Fatura final incorreta | Correção/anulação formal com referência | Apagar ou substituir em silêncio |
| O hóspede paga uma parte | Registar o pagamento parcial e deixar o saldo em aberto | Mostrar todo o documento como pago |
Controle as finanças todos os dias e faça uma passagem limpa todos os meses
Um breve controlo diário evita que o fim do mês se transforme numa caça aos erros.No fim do dia, o Hotel Nordlicht revê documentos novos e alterados, pagamentos, saldos, anulações e mudanças invulgares de destinatário. As listas financeiras são ordenadas pela data do documento e filtram particular, empresa e estado sobre o conjunto completo de registos.
Para o fecho mensal, define período, estados e resultados. Os relatórios em PDF e compatíveis com folha de cálculo usam os mesmos filtros e secções da pré-visualização. Investigue as discrepâncias na origem e documente data de fecho, responsável, correções em aberto e destinatário.
Controlo diário de dez minutos
- 01Documentos alterados hoje
Rever operações novas, finais, corrigidas e anuladas.
- 02Pagamentos e saldos
Comparar os pagamentos confirmados com os saldos.
- 03Verificação por amostragem dos destinatários
Abrir pelo menos uma fatura particular e uma de empresa.
- 04Atribuir discrepâncias
Cada questão em aberto tem responsável, motivo e prazo.
- 05Documentar o fecho
Registar a data de revisão e os pontos em aberto para o turno seguinte.
