Waarom je hotel een kassasysteem nodig heeft
De Oostenrijkse verordening inzake de beveiliging van kassasystemen (RKSV, Registrierkassensicherheitsverordnung) vereist voor contante betalingen een kassa met handtekening, en kaartbetalingen ter plaatse tellen ook mee.
De module activeren
De eigenaar activeert de module ‘Kassa & fiscalisatie’ onder Instellingen → Financiën → Belastingen & kassa; die geldt voor alle kassa’s van je hotel.
De module activeren als eigenaar
- 01Open de modulekaart
Instellingen → Financiën → Belastingen & kassaOpen het tabblad en zoek boven de kassa-inrichting de kaart ‘Kassa & fiscalisatie’.
De kaart toont prijs, voorwaarden en de knop ‘Kassa activeren’. - 02Bevestig door opnieuw in te loggen
Klik op ‘Kassa activeren’ en bevestig met ‘Opnieuw aanmelden’.
De kaart toont ‘Actief’ en STRYK leidt je naar de begeleide inrichting van de kassa.
De kassa in drie stappen inrichten
Na de activering verschijnen onder de modulekaart de stappen van ‘Kassasysteem instellen’. Elke stap zegt in één zin wat je moet doen; het info-icoon ernaast legt de achtergrond uit.
‘Kassasysteem instellen’
- 01FinanzOnline-gebruiker voor de kassa
Kies ‘Invullen’, vul deelnemer-ID, gebruikers-ID en PIN van je Registrierkassen-Webservice-gebruiker in en kies ‘Opslaan en controleren’. STRYK controleert de aanmelding meteen bij FinanzOnline.
De stap toont ‘Gebruiker … is ingevuld.’ en een vinkje. - 02Kassa instellen
Kies ‘Kassa instellen’. STRYK richt de handtekening in, meldt de handtekeningeenheid en de kassa aan bij FinanzOnline en maakt en controleert de startbon. Dat duurt maximaal een minuut; wordt het onderbroken, dan gaat ‘Opnieuw proberen’ verder waar het gestopt is.
De stap heeft een vinkje en de kassa staat in de lijst als ‘Actief’. - 03Klaar
De laatste stap toont ‘Kassa actief’ en de datum van de gecontroleerde startbon. Vanaf nu ondertekent STRYK elke contante betaling en elke kaartbetaling ter plaatse.
‘Startbon gecontroleerd op …’ verschijnt.
Dagelijks overzicht en statussen
Onder Boekhouding → Kassa → Kassasysteem zie je elke kassa met kassa-ID, laatste bon, ‘Startbon gecontroleerd’, ‘Laatste maandafsluiting’ en ‘Jaarbon gecontroleerd’.
Speciale bonnen: wie wat in gang zet
Naast de gewone kassabonnen voor contante betalingen vereist de RKSV speciale bonnen.
| Bon | Wanneer | In gang gezet door | Wat je doet |
|---|---|---|---|
| Startbon | Bij de registratie | STRYK, gecontroleerd via FinanzOnline | Controleer dat ‘Startbon gecontroleerd’ een datum toont. |
| Maandbon | Na het einde van de maand | STRYK automatisch | Niets; ‘Laatste maandafsluiting’ toont de maand. |
| Jaarbon | Voor december, na het einde van het jaar | STRYK, gecontroleerd via FinanzOnline | Afdrukken, bewaren en in STRYK bevestigen. |
| Herstelbon | Aan het einde van een storing | STRYK automatisch of via ‘Storing beëindigen’ | Een zelf gemelde storing zelf beëindigen. |
| Slotbon | Bij de buitengebruikstelling | STRYK via ‘Buiten gebruik stellen’ | De buitengebruikstelling starten. |
Storing van de handtekeningeenheid
Is de handtekeningdienst niet bereikbaar, dan schakelt de kassa over naar ‘Storing’. Je blijft betalingen ontvangen; de bonnen krijgen de storingsvermelding. Duurt de storing langer dan 48 uur, dan meldt STRYK die automatisch bij FinanzOnline.
Voor een storing die niet slechts tijdelijk is, zoals diefstal, verlies of een defect, kies je in het menu ‘Meer’ voor ‘Storing melden’.
Een externe kassa blijven gebruiken
Heeft je restaurant of bar een eigen, al geregistreerd kassasysteem, dan neem je de ondertekende bonnen daarvan over via ‘Bonnen van een externe kassa overnemen’. Registratie en afmelding van die kassa blijven bij je kassaleverancier en FinanzOnline.
De externe kassa koppelen
- 01Kassa toevoegen
Klik in het gelijknamige onderdeel op ‘Externe kassa toevoegen’ en vul de gegevens van je kassaleverancier in.
De externe kassa verschijnt in de lijst. - 02Aan het verkooppunt toewijzen
Kies in de dagafsluiting onder ‘Restaurant- en baromzet’ voor dit verkooppunt ‘Kassa ondertekent extern’ en vul de kassa-ID van de externe kassa in.
STRYK boekt de dagontvangsten van dit verkooppunt.
Buitengebruikstelling en einde van de module
Je kunt de module pas beëindigen als alle kassa’s buiten gebruik zijn gesteld en zijn afgemeld. Daarna is ze opzegbaar tegen het einde van de maand; vanaf dan zijn contante betalingen en kaartbetalingen ter plaatse weer geblokkeerd.
Kassa buiten gebruik stellen en module beëindigen
- 01Buiten gebruik stellen
Kies in het menu ‘Meer’ voor ‘Buiten gebruik stellen’, selecteer de reden en bevestig door opnieuw aan te melden.
De kassa toont ‘Gesloten’ zodra FinanzOnline heeft bevestigd. - 02Beëindig de module
Kies als eigenaar in het menu ‘Meer’ van de modulekaart ‘Kassamodule beëindigen’. Onder ‘Nog te doen’ toont STRYK openstaande kassa’s; een externe kassa markeert je als buiten gebruik nadat je die bij je leverancier hebt afgemeld.
De lijst is leeg en ‘Module beëindigen’ is klikbaar.
