Notifica degli ospiti in hotel: cosa vale in Austria e Germania

Perché gli hotel devono notificare gli ospiti

Sia in Austria sia in Germania la normativa sulla registrazione obbliga le strutture ricettive a raccogliere i dati dei propri ospiti e a tenerli a disposizione delle autorità o a trasmetterli. Alla base ci sono sicurezza pubblica, statistica e in molte località il calcolo dell’imposta di soggiorno (Ortstaxe o Kurtaxe). Per voi come albergatori significa: i dati devono essere completi, tempestivi e tracciabili, anche per gli accompagnatori.

I dati obbligatori precisi, le scadenze, le eccezioni e i tempi di conservazione differiscono tra i due paesi e in parte tra Länder e comuni. Questa guida descrive i tratti essenziali e non sostituisce una consulenza legale. Vincolante è ciò che indicano il vostro comune, il vostro ente turistico o l’ufficio anagrafe competente; chiedete lì prima di definire la vostra procedura.

Austria: Meldegesetz, Gästeblatt e registro ospiti

In Austria la legge sulla registrazione (Meldegesetz) disciplina l’obbligo di notifica nelle strutture ricettive. Gli ospiti vengono registrati con il Gästeblatt, la scheda ospite, e la struttura conserva le schede come registro degli ospiti (Gästeverzeichnis). La notifica deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo. Per gruppi e famiglie esistono forme semplificate, in cui gli accompagnatori possono essere registrati insieme.

Nella pratica molte strutture oggi notificano per via elettronica: il comune o l’ente turistico mette a disposizione un sistema di notifica in cui i dati degli ospiti vengono trasmessi tramite file o interfaccia diretta. Dagli stessi dati molte località calcolano l’imposta di soggiorno e redigono la statistica dei pernottamenti, alcune rilasciano anche la carta ospite. Quale soluzione usi la vostra località e in quale formato accetti i dati varia da regione a regione.

Germania: Bundesmeldegesetz e scheda di registrazione speciale

In Germania la legge federale sulla registrazione (Bundesmeldegesetz) disciplina l’obbligo speciale di notifica nelle strutture ricettive. La registrazione avviene con la scheda speciale (besonderer Meldeschein), che l’ospite compila e firma il giorno dell’arrivo; l’hotel la conserva e la presenta alle autorità su richiesta. Dal 2025 l’obbligo della scheda vale in linea di principio solo per gli ospiti stranieri; i cittadini tedeschi sono esclusi. Coniugi, partner e figli minorenni che viaggiano insieme possono essere registrati su un’unica scheda.

Oltre alla forma cartacea, la scheda è possibile anche in forma elettronica, se si rispettano le procedure ammesse dalla legge. Nelle località termali e di villeggiatura la scheda è spesso anche la base per la Kurtaxe (tassa di soggiorno delle località di cura) e la carta ospite e passa allora da un sistema di notifica del comune. Come potete notificare elettronicamente e quali dati il vostro comune richiede in più per la Kurtaxe, lo chiarite sul posto.

La scheda di registrazione digitale: meno trascrizioni, meno lacune

Con la scheda di registrazione digitale l’ospite compila i propri dati sullo smartphone, al chiosco o sul tablet della reception. I dati sono subito strutturati e collegati alla prenotazione, leggibili e trasferibili senza trascrizione nel sistema di notifica del comune. I campi obbligatori non si possono saltare, e una cittadinanza mancante emerge durante la compilazione, non a fine mese.

Il vantaggio maggiore riguarda gli accompagnatori. Su carta la famiglia viene spesso registrata come «Sig. Huber + 3», e per la notifica mancano poi nomi e date di nascita dei bambini. Una scheda digitale richiede i dati di ogni persona singolarmente, e gli stessi dati forniscono poi le fasce d’età per l’imposta di soggiorno.

Rispettare le scadenze: la procedura quotidiana

Le scadenze raramente si mancano per negligenza, ma perché nessuno ha la visione d’insieme: un ospite arriva alle 22, il turno di notte fa il check-in, e la sera dopo qualcuno si accorge che la scheda è ancora incompleta. Una procedura fissa con responsabilità chiare lo evita.

Come STRYK gestisce la notifica degli ospiti

STRYK raccoglie i dati di registrazione per ogni viaggiatore e li collega alla prenotazione, che l’ospite li inserisca nel check-in online, al chiosco o che li inserisca la reception al check-in. Quali campi sono obbligatori lo definite nelle impostazioni del check-in. Per i walk-in senza check-in online c’è inoltre un modulo di check-in stampabile con riga per la firma. Su ogni prenotazione vedete se i dati di registrazione sono completi e se la notifica è stata fatta.

Per gli hotel in Austria STRYK controlla la scadenza di 24 ore: decorre dal check-in effettivo, nelle strutture senza reception dall’orario di arrivo previsto. Due ore prima della scadenza STRYK segnala la notifica in scadenza, e una notifica scaduta resta come avviso finché non è completata. Nella panoramica delle notifiche filtrate per periodo, completezza e stato; un totale delle notifiche aperte mostra anche casi più vecchi che non rientrano nel filtro attuale.

Per la trasmissione STRYK genera un file CSV o un file nel formato austriaco MBS, se lo desiderate anche automaticamente secondo una pianificazione. Un file generato vale come notificato solo quando confermate l’invio effettivo. Per le località che usano Feratel, la trasmissione diretta con esito per ogni ospite è collegata tecnicamente e viene abilitata regione per regione dopo il collaudo; fino ad allora lì notificate tramite file. Per la Germania STRYK raccoglie i dati di registrazione allo stesso modo in digitale e li mette a disposizione come CSV; un canale di trasmissione proprio verso i sistemi di notifica tedeschi non esiste. STRYK supporta raccolta, verifica, esportazione e scadenze, ma non sostituisce la verifica legale della vostra procedura.