Collegare Booking.com al gestionale alberghiero: passo dopo passo

Perché il collegamento conviene

Molte strutture più piccole iniziano con Booking.com gestendo camere e prezzi direttamente nell’extranet. Funziona finché Booking.com è l’unico canale. Appena gli ospiti prenotano anche per telefono, via e-mail o dal proprio sito, ognuna di queste prenotazioni deve essere riportata a mano nell’extranet. Se qualcuno se ne dimentica, Booking.com vende una camera già occupata.

Con un’interfaccia due inventari diventano uno. Il vostro gestionale sa cosa è libero e lo comunica a Booking.com. Una prenotazione da Booking.com arriva nel planning senza ridigitare nulla, con nome dell’ospite, periodo, tariffa e numero di persone. Se l’ospite modifica il viaggio o cancella, il software aggiorna anche questo.

Il secondo vantaggio è la gestione dei prezzi. Invece di inserire un prezzo stagionale separatamente nell’extranet, sul sito e nel programma di reception, lo modificate una volta. Proprio nelle strutture con poco personale alla reception, è il tempo che altrimenti manca all’ospite.

Cosa vi serve prima del collegamento

Raramente il problema è la tecnica. Quello che rallenta un collegamento sono tipologie di camera poco chiare, troppe tariffe e accessi mancanti. Chi spunta in anticipo l’elenco qui sotto, di solito finisce in una mattinata.

Particolarmente importante è capire quali tipologie vendete davvero su Booking.com. Se lì compare una «Camera matrimoniale Superior» che nella vostra struttura in realtà non esiste, bisogna prima chiarire quali camere reali ci sono dietro. Una tipologia su Booking.com deve sempre corrispondere esattamente a una tipologia nel vostro gestionale.

Come si svolge la configurazione passo dopo passo

Booking.com non lavora direttamente con ogni gestionale, ma tramite partner di connettività certificati. Nell’extranet selezionate quindi il partner di connettività che vi indica il vostro fornitore di software e confermate l’autorizzazione. Solo dopo il software può inviare disponibilità e prezzi per la vostra struttura.

Poi viene il vero lavoro in hotel: la mappatura. Per ogni tipologia e ogni tariffa su Booking.com stabilite quale tipologia e tariffa del vostro software ci stanno dietro. Il collegamento va attivato solo quando questa mappatura è completa.

Expedia, Airbnb e gli altri portali

Con Expedia l’autorizzazione passa da Expedia Partner Central: anche lì scegliete il partner di connettività del vostro software per disponibilità, prezzi e prenotazioni e poi inserite nel gestionale l’ID struttura e i dati di collegamento richiesti. Gli altri portali seguono lo stesso schema, cambiano solo i nomi dei menu. Airbnb invece si collega senza extranet: accedete al channel manager con il vostro account Airbnb, autorizzate il collegamento e abbinate le vostre unità.

Importante: non collegate tutti i portali nello stesso giorno. Collegate prima il portale con il fatturato maggiore, osservate per una settimana se prenotazioni, modifiche e cancellazioni arrivano correttamente e poi aggiungete il successivo. Così, in caso di discrepanza, sapete subito dove cercare.

Per ogni portale in più chiedetevi anche se ne vale la pena. Ogni portale chiede la sua commissione, e ogni tariffa aggiuntiva va gestita e mappata. Per molte strutture più piccole due portali ben curati più un buon booking engine proprio rendono più di cinque canali curati a metà.

Errori tipici e come evitarli

La maggior parte dei problemi dopo un collegamento ha le stesse cause. Non nascono nella tecnica, ma in abitudini che risalgono a prima dell’interfaccia.

Cosa succede con cancellazioni, modifiche e messaggi degli ospiti

Se un ospite cancella su Booking.com, la cancellazione arriva nel gestionale tramite il channel manager. La prenotazione viene cancellata, le notti tornano libere e la nuova disponibilità va a tutti i canali collegati. Se è dovuta una penale dipende dalla condizione che l’ospite ha accettato alla prenotazione; chi incassa dipende dal fatto che il pagamento sia gestito da Booking.com o dalla vostra struttura.

Modifiche come un altro periodo o un diverso numero di persone vengono applicate alla prenotazione esistente, finché l’ospite non è ancora arrivato. Le vecchie notti si liberano, le nuove vengono occupate. Se per il nuovo periodo non c’è una camera adatta libera, il software non deve ignorarlo in silenzio; un buon channel manager segnala il conflitto, così che qualcuno in hotel decida.

I messaggi degli ospiti dal portale non dovrebbero finire in una seconda casella, ma nella prenotazione a cui appartengono. Così all’arrivo la reception vede che l’ospite ha chiesto un parcheggio o un arrivo in tarda serata, senza controllare nell’extranet.

Come STRYK risolve il collegamento

Collega Booking.com, Expedia, Airbnb e altri portali a STRYK. Gestisci prezzi e disponibilità da un solo punto e ritrova le prenotazioni dei portali nel calendario. Alla voce «Canali» vedete i portali confermati per la vostra struttura, ciascuno con uno stato chiaro: non collegato, inattivo, attivo o scollegato. Un clic apre la configurazione: inserite l’ID della struttura dall’extranet, testate la connessione, abbinate camere e tariffe, salvate. Una nuova connessione viene salvata prima come inattiva. Potete attivarla solo quando STRYK non trova problemi aperti, come una tariffa mancante, una politica di cancellazione mancante o un abbinamento incompleto. La finestra porta direttamente all’extranet.

Si gestisce tutto in un solo punto: tipologie, foto e dotazioni nelle camere, tariffe, condizioni di cancellazione, soggiorno minimo e chiusure all’arrivo e alla partenza alla voce «Prezzi», dove si trova anche una maggiorazione facoltativa per canale. La disponibilità nasce da prenotazioni e blocchi camera. Ogni modifica va ai portali collegati e, in più, STRYK allinea una volta al giorno la situazione completa. Al collegamento potete caricare una volta le prenotazioni future già presenti sul portale.

Prenotazioni, modifiche e cancellazioni dai portali arrivano nel planning e modificano lo stesso inventario di una prenotazione fatta alla reception o tramite il vostro booking engine. Se per una prenotazione da portale STRYK non trova una camera adatta libera, non la mette in una camera occupata, ma la rende visibile come segnalazione di allineamento da chiarire. I messaggi dal portale compaiono nella prenotazione alla voce «Ospiti → Messaggi». Quale collegamento ai portali può usare la vostra struttura lo confermiamo dopo la mappatura e un test di collegamento completo; i vostri contratti e le commissioni con i portali restano in mano vostra.