Éttermi és bárfogyasztás a szobaszámlára: kassza és PMS helyes összekötése

Miért számít a szobaterhelés

Azok a vendégek, akiknek nem kell minden italnál elővenniük a kártyájukat, lazábban fogyasztanak. A tartózkodás végén mindent egyszerre fizetnek a recepción: szobát, reggelit, vacsorát, bárt és masszázst. Sok félpanziós, wellnesskínálatú üdülőszállodában ez az alapeset, a bárral rendelkező városi szállodákban legalábbis gyakori kérés.

A kockázat az átadásban rejlik. Ha a kassza és a PMS nincs összekötve, az étterem kinyomtat egy blokkot, amelyet valaki elvisz a recepcióra, ahol kézzel rögzítik. Közben három tipikus hiba fordul elő: a blokk sosem érkezik meg, rossz szobára kerül, vagy kétszer rögzítik. Ha a vendég kora reggel elutazik, mielőtt az előző esti blokkot rögzítették volna, a bevétel könnyen elveszhet.

Így dolgozik együtt a kassza és a PMS

Az étteremben és a bárban a kassza marad a munkaeszköz. Ott veszik fel a rendelést, ott bonoznak, és ott készül a bizonylat. A PMS tudja, mely vendégek tartózkodnak éppen a házban, melyik szobában laknak, és engedélyezett-e számukra a szobaterhelés. Az interfész összeköti a kettőt: a kassza lekérdezi a szobát a PMS-től, és elküldi a kész tételt, a PMS pedig a vendég foliójára könyveli.

Fontos a könyvelés előtti egyértelmű ellenőrzés. Valóban bejelentkezett a vendég? Nem utazott már el? Megjelölte-e a szálloda ezt a foglalást „szobaterhelés nélkül”, például olyan céges vendégeknél, akiknek a cége csak a szobát fizeti, vagy van-e hitelkeret? Egy jó interfész ezekre a kérdésekre még azelőtt válaszol, hogy a pincér lezárja a blokkot, és nem csak kijelentkezéskor.

Pénztárgép, RKSV és TSE: a kötelezettség a kasszánál marad

Ausztriában bizonyos forgalmi és készpénzforgalmi értékhatár felett a vállalkozásokra pénztárgép-kötelezettség vonatkozik. A pénztárgépnek meg kell felelnie az osztrák pénztárgép-biztonsági rendelet (RKSV) előírásainak, minden készpénzes forgalmat aláírással kell biztosítania, és bizonylatot kell kiadnia. Németországban a kasszabiztonsági rendelet (KassenSichV) előírja, hogy az elektronikus kasszák tanúsított technikai biztonsági eszközzel (TSE) működjenek; ehhez jön a bizonylatadási kötelezettség és a kasszák bejelentése az adóhivatalnak. A pontos értékhatárokat és kötelezettségeket adótanácsadójával és kasszaszolgáltatójával tisztázza.

A szobaterhelésre ez azt jelenti: az étterem tanúsított kasszája a saját forgalmára teljesíti ezeket a kötelezettségeket. Elkészíti a blokkot, aláírja, és rögzíti a saját naplójában. A PMS csak a tételt kapja meg, vagyis azt az információt, hogy a 214-es szobának 18,40 € értékű itala van nyitva. Az éttermi blokkot ezért az éttermi kassza írja alá. Ha később a recepció készpénzzel vagy kártyával fizettet, ezt a nyugtát a STRYK a „Pénztár és fiskalizáció” modullal írja alá.

Egy pontot gyakran figyelmen kívül hagynak: ha a vendég kijelentkezéskor készpénzzel fizet, az is készpénzes forgalom. Tisztázd adótanácsadóddal, hogyan rögzítik és biztosítják a szálláshelyeden a recepción történő készpénzes fizetéseket, például egy tanúsított kasszával a recepción. Ez attól függetlenül érvényes, milyen PMS-t használsz.

Dupla terhelések és elfelejtett tételek elkerülése

A legtöbb hiba nem normál üzemben keletkezik, hanem amikor valami akad. Kiesik az étterem wifije, a kassza nem tudja elküldeni a tételt, ezért a pincér leadja a recepción, ahol kézzel rögzítik. Egy órával később visszajön a kapcsolat, a kassza utólag elküldi a tételt, és a vendég számláján kétszer szerepel ugyanaz a bor.

Két dolog segít ez ellen. Először: minden blokk egyedi hivatkozást kap, amely minden ismétlésnél ugyanaz marad; így a PMS felismeri, hogy ugyanazt a blokkot nem szabad még egyszer lekönyvelni. Másodszor: kézi utólagos rögzítésnél a recepció feljegyzi a kassza blokkszámát, hogy a későbbi újraküldések egyeztethetők legyenek. Egy rögzített rutin a napi zárásban gondoskodik arról, hogy a gyanús párok ne maradjanak észrevétlenek az elutazásig.

A megfelelő kassza kiválasztása a szállodához

Aki új kasszát szerez be, először a szállodai interfészt ellenőrizze, és csak utána a hardvert és a dizájnt. Sok vendéglátóipari kasszát önálló éttermeknek fejlesztettek, és nem ismeri a szobákat. Mások csak egy bizonyos PMS-sel tudnak szobaterhelést kezelni. A döntő kérdés, hogy a kassza tud-e nyílt interfészt kezelni, és hajlandó-e a szolgáltató beállítani és tesztelni a kapcsolatot.

A szobaterhelést ne csak írják le neked, hanem mutassák meg egy valódi tesztvendéggel: szoba keresése, blokk lekönyvelése, blokk sztornózása, kapcsolat megszakítása és újraküldés, kijelentkezés számlával. Ami ebben a tesztben nem működik tisztán, az egy telt házas szombat estén sem lesz jobb.

Így oldja meg a STRYK

A STRYK nyílt kassza-interfésszel rendelkezik az étterem, a bár, a spa és más értékesítési helyek számára. A STRYK-ben létrehozza az értékesítési helyeit áfakulccsal, és minden kasszához saját hozzáférési kulcsot generál, amelyet bármikor visszavonhat. Az interfészt a kasszaszolgáltatója köti be; a „Kasszarendszer összekötése a STRYK-kel” dokumentáció leírja a beállítást, a biztonságot és a folyamatot. A kassza-interfész benne van az alapárban.

Minden könyvelés előtt a kassza a szobaszám alapján keresi meg a vendéget. A STRYK csak olyan vendégekre enged tételt, akik bejelentkeztek és még nem jelentkeztek ki. Foglalásonként letilthatja a szobaterhelést vagy hitelkeretet állíthat be, és amint a végszámla kiállításra került, a vendég foliója nem fogad új tételt. Minden tétel a kassza egyedi hivatkozását viseli: ha a kassza kapcsolati hiba után ugyanazt a blokkot újra elküldi, a STRYK nem könyveli kétszer.

Arra az esetre, ha a recepció kézzel rögzített egy blokkot, a STRYK felismeri a lehetséges duplikációkat: ha később ugyanazzal az összeggel, időben közel érkezik kasszatétel ugyanarra a foglalásra, a párt ellenőrzésre jelzi, és te sztornózza a két tétel egyikét. Kijelentkezéskor a STRYK a nyitott tételeket átveszi a szállodai számlára, a recepció mindent együtt szed be. Ha egy tétel már számlán szerepel, a javítás a pénzügyi területen történik.

És egyértelműen: az éttermi blokkot a tanúsított kasszája írja alá, Ausztriában az RKSV szerint, Németországban TSE-vel. A STRYK átveszi a szobaterhelést és a szállodai számlát. A recepciós készpénzes és kártyás fizetésekhez a „Pénztár és fiskalizáció” modul áll rendelkezésre.