Szállodai számla és e-számla: kötelező adatok, áfakulcsok és tiszta folyamat

Mi kerül a szállodai számlára

Legyen szó nyolcszobás panzióról vagy hatvanszobás városi szállodáról: a számlára ugyanazok az alapszabályok vonatkoznak, mint bármely más vállalkozásra. A számlának mutatnia kell, ki mit, kinek, melyik időszakban, milyen áron teljesített, és mennyi áfa van benne. Ha hiányzik egy kötelező adat, a céges vendég adott esetben nem tudja levonni az áfát, és legkésőbb ekkor visszakerül a számla a recepcióra javítási kéréssel.

Az alábbi lista összefoglalja, mit követelnek meg általában Ausztriában és Németországban. Nem helyettesíti az adótanácsadást: az olyan részleteket, mint az egyszerűsített számla értékhatára, a vevő közösségi adószáma (UID) vagy a külföldi vendégekre vonatkozó különleges esetek, az adott ország áfatörvénye szabályozza, és ezek időnként változnak. Ezért mielőtt sorozatban használná, hagyassa jóvá egyszer a számlasablonját a könyvelőirodával.

Kis összegű számlákra könnyítések vonatkoznak. Németországban a bruttó 250 €-ig terjedő számla egyszerűsített számlának (Kleinbetragsrechnung) számít, Ausztriában bruttó 400 €-ig (2026-os állapot, egyeztesse adótanácsadójával). Ilyenkor kevesebb adat is elég, például a vendég neve és címe nélkül. A gyakorlatban a legtöbb szálloda mégis teljes számlát állít ki, mert a céges vendégeknek az útiköltség-elszámoláshoz szükségük van rá.

Szállás, reggeli és extrák: külön feltüntetve

Ausztriában és Németországban egyaránt kedvezményes adókulcs vonatkozik a puszta szállásszolgáltatásra. Németországban az éjszakára a 7%-os kedvezményes kulcs, Ausztriában a 10%-os kedvezményes kulcs érvényes (2026-os állapot, egyeztesse adótanácsadójával). Más szolgáltatások nem esnek automatikusan ide: az italok, a minibár, a parkolás, a wellness vagy a konferenciatermek gyakran más kulcs alá tartoznak.

A reggelinél a két ország eltér. Ausztriában a reggeli a szállásszolgáltatás részeként általában az éjszakával együtt kedvezményes, az italok azonban eltérően kezelhetők. Németországban a reggeli nem része a kedvezményes szállásszolgáltatásnak, ezért külön kell feltüntetni; az ételekre és italokra vonatkozó kulcs az elmúlt években többször is változott. Sok német szálloda üzleti utazóknak egy csomagba fogja a reggelit, a parkolást és a wifit, amelyet pontosan fel kell bontani. Itt megéri egy rövid egyeztetés a könyvelőirodával, mielőtt árakat és csomagokat hoz létre.

Különösen kényesek az olyan csomagok, mint a „szállás félpanzióval” vagy a wellnesscsomagok. A vendég egy árat lát, a számlának viszont mutatnia kell, melyik rész melyik áfakulcs alá esik. A felosztást egyszer rögzítse az árban, ne minden alkalommal a recepción.

Előleg, végszámla és javítások

Sok szálloda foglaláskor előleget kér, vissza nem téríthető áraknál pedig a teljes összeget. A fizetés így már megérkezik, mielőtt a szolgáltatás teljesülne. A kijelentkezéskor kiállított végszámlán újra meg kell jelennie: már megfizetett összegként, amelyet levonnak a végösszegből. Hogy az előlegről külön előlegszámlát is ki kell-e állítania, például mert egy céges ügyfél ezt kéri, azt adótanácsadójával tisztázza.

És ha valami hibás? A kiállított számlát nem írják felül, még ha a recepción ez csábítóan gyors is lenne. A tiszta út a számla sztornózása jóváíró számlával (Németországban sztornó számlának vagy számlahelyesbítésnek is nevezik), majd egy új, helyes számla kiállítása. Így minden ellenőrzésnél látható marad, mi volt az eredeti számlázás, és miért javították.

Ehhez tartozik a hiánytalan számozás. Minden számlaszámot pontosan egyszer adnak ki, a sztornózott számláknál is. Ha hiányzik egy szám a sorból, meg kell tudnia indokolni, miért. Ez csak akkor sikerül, ha a szám a végleges kiállításkor születik, és nem már a piszkozat létrehozásakor.

E-számla a szállodában: mi változik a céges ügyfeleknél

Az új szabályok szerinti e-számla strukturált, gépileg olvasható formátumú számla az EN 16931 európai szabvány alapján. Németországban elterjedt az XRechnung, amely tiszta XML-fájl, valamint a ZUGFeRD, illetve az azzal egyenértékű Factur-X, amely egy PDF beágyazott strukturált adatokkal. Az ember a PDF-et olvassa, a könyvelőszoftver az adatokat.

Németországban 2025. január 1. óta minden vállalkozásnak tudnia kell fogadni más vállalkozások e-számláit. A kiállítási kötelezettség fokozatosan következik, a jelenlegi állás szerint 2027-től a nagyobb vállalkozásoknál, 2028-tól pedig mindenkinél. A 250 €-ig terjedő egyszerűsített számlák a mai állás szerint kivételt képeznek, és magánvendégeknek továbbra is kiállíthat papír- vagy PDF-számlát (2026-os állapot, egyeztesse adótanácsadójával). Egy szálloda számára ez azt jelenti: a hosszabb üzleti útról vagy szemináriumról szóló céges számla e-számlává válik, a nyaraló család számlája nem.

Ausztriában az e-számla eddig főként a szövetségi közintézményeknek kiállított számláknál kötelező. Vállalkozások között általános kötelezettség a jelenlegi állás szerint nincs; európai szinten előkészítés alatt áll a határon átnyúló ügyletekre való kiterjesztés. Ha német céges ügyfelek szállnak meg nálad, a könyvelésük ettől függetlenül egyre gyakrabban kér majd strukturált számlát.

Céges számlák és átadás az adótanácsadónak

A céges vendégeknek saját igényeik vannak: a számla a cég nevére szól, nem a vendégére; egyes cégek tartózkodásonként kérnek számlát, mások havi gyűjtőszámlát; az olyan extrákat, mint a bár vagy a minibár, gyakran a vendég fizeti magánúton. Céges megállapodásoknál írásban rögzítse, mely szolgáltatások mennek a cégre, és melyeket rendezi a vendég maga. Ez kijelentkezéskor megspórolja a vitát és a számlák szétbontását.

A hónap végén az adótanácsadónak a számlákra, jóváíró számlákra, befizetésekre és banki tételekre olyan formában van szüksége, amelyet begépelés nélkül át tud venni. Németországban ez többnyire a DATEV-formátum, Ausztriában gyakran a BMD. Minél jobban hozzá vannak rendelve a befizetések a számlákhoz már a szállodában, annál kevesebb kérdés érkezik a könyvelőirodától.

Így oldja meg a STRYK

A STRYK-ben a számla közvetlenül a foglalásból készül: a szoba, az extrák, a minibár, az étterem és a bár kasszatételei, valamint az idegenforgalmi adó tételként kerülnek át mennyiséggel, árral és saját áfakulccsal. Cégeknél a STRYK a cégnevet, a címet és a közösségi adószámot a vendégtől elkülönítve kezeli; céges megállapodásoknál egy időszak tartózkodásai egy gyűjtőszámlán számlázhatók. Árajánlatot előre is készíthet, és elfogadáskor számlává alakíthatja.

Amíg a számla piszkozat, szerkeszthető. A sorszámot a STRYK csak a kiállításkor adja ki a szálloda saját számlatartományából; a hiányokat naplózza. A kiállított számlák megváltoztathatatlanok, és nem alakíthatók vissza piszkozattá: a javítás számozott jóváíró számlával történik, amely az eredetihez kapcsolva marad. Az előnézet, a letöltés és az e-mail ugyanazt a PDF-et használja, amelyet 18 nyelven állíthat elő, saját logójával, színeivel és bankszámlaadataival.

Céges címzettnek küldve a STRYK az e-számlát EN 16931 szerinti ZUGFeRD-dokumentumként készíti el, Leitweg-azonosítóval rendelkező német közintézményeknek XRechnungként. Ahol az e-számla kötelező, például német céges ügyfeleknél 2027-től, a STRYK automatikusan ezt választja, egyébként csak a cég hozzájárulásával; a hiányzó címzettadatokat előre jelzi. A szállítók XRechnung vagy Factur-X formátumú e-számláit a STRYK a bizonylatgyűjtőben fogadja.

Az előleget és a hátralékot az árcsomagban (rate plan) határozza meg. Az online fizetések az integrált fizetési szolgáltatáson keresztül futnak, és a STRYK a lemondási határidőkor beszedi a fennmaradó összeget, ha a fizetési mód és a vendég hozzájárulása ezt lehetővé teszi; díjmentes lemondásnál az online fizetést automatikusan visszatéríti. A bankszámlakivonatokat CAMT.053 vagy CSV formátumban importálja, és a tételeket a nyitott számlákhoz rendeli. A könyvelőirodának a STRYK adótanácsadói csomagot készít DATEV- vagy BMD-formátumban, CSV-ként vagy Excelként.