Ukratko
Ein Hotel in Österreich braucht eine Registrierkasse, sobald der Jahresumsatz 15.000 € und die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten, jeweils netto. Als Barumsatz zählen auch Kartenzahlungen an der Rezeption, nicht aber Überweisungen und Online-Zahlungen. Die Kasse signiert jeden Barumsatz einzeln. Ein Hotelprogramm ohne eigene Signatur ersetzt sie nicht. Stand: Oktober 2026.
Najvažnije ukratko
- Die Pflicht entsteht erst, wenn beide Grenzen überschritten sind: 15.000 € Jahresumsatz und 7.500 € Barumsätze, jeweils netto.
- Barzahlung und Kartenzahlung vor Ort sind Barumsätze, Überweisungen und Kartenzahlungen bei der Online-Buchung nicht.
- Einen Beleg musst du ab der ersten Barzahlung erteilen, seit 1. Oktober 2026 auch digital am Bildschirm, auf Wunsch aber weiter auf Papier.
- Ein Hotelprogramm ersetzt die Kasse nur, wenn es Barumsätze selbst signiert. Frage jeden Anbieter, wer die Barzahlung an der Rezeption signiert.
Wann die Registrierkassenpflicht im Hotel gilt
Die Registrierkassenpflicht verlangt von Betrieben, alle Bareinnahmen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Grundlage ist § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO). Das Gesetz kennt keine eigene Regel für Hotels, es gilt für Betriebe jeder Branche. Dieser Ratgeber bezieht sich auf Österreich.
Die Pflicht besteht, wenn zwei Grenzen zugleich überschritten sind: 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb und 7.500 € Barumsätze im Jahr. Die Wirtschaftskammer nennt beide Werte netto. Liegt nur eine Grenze darüber, besteht keine Registrierkassenpflicht.
Nach dem ersten Überschreiten bleibt Zeit. Die Pflicht gilt erst ab Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem du beide Grenzen überschritten hast. Sie endet zum nächsten Jahreswechsel, wenn du die Grenzen im Folgejahr nicht erreichst und das auch künftig absehbar ist.
Die Belegerteilungspflicht ist davon unabhängig. Wer eine Barzahlung annimmt, muss nach § 132a BAO einen Beleg erteilen, auch unterhalb beider Grenzen und ohne Kasse.
Welche Zahlungen im Hotel als Barumsatz zählen
Im Hotel entscheidet der Zahlungsweg darüber, ob ein Umsatz zur Kasse gehört. Dieselbe Zimmerrechnung ist ein Barumsatz, wenn der Gast um 9:40 Uhr an der Rezeption mit Karte zahlt. Sie ist keiner, wenn die Firma 14 Tage später überweist.
Die Wirtschaftskammer rechnet Überweisungen, PayPal und Einziehungsaufträge nicht zu den Barumsätzen. Kartenzahlungen im Internet zählen nur dann, wenn der Gast vor Ort und im Beisein des Unternehmers zahlt. Anzahlungen und Restzahlungen gelten laut Wirtschaftskammer als Barzahlung, sobald sie auf diesem Weg erfolgen.
| Zahlung | Barumsatz | Hinweis |
|---|---|---|
| Zimmerrechnung bar beim Check-out | Ja | Beleg ab der ersten Zahlung |
| Karte am Terminal der Rezeption | Ja | Kartenzahlung gilt als Barzahlung |
| Anzahlung oder Restzahlung vor Ort | Ja | Auch auf diesem Weg eine Barzahlung |
| Kartenzahlung bei der Online-Buchung | Nein | Gast ist nicht vor Ort |
| Überweisung auf Rechnung | Nein | Rechnung nach Umsatzsteuergesetz |
| Eigener Wertgutschein als Zahlungsmittel | Ja | Gutschein gilt an Geldes statt |
Ortstaxe auf der Zimmerrechnung
Die Ortstaxe ziehst du für die Gemeinde ein, sie ist ein durchlaufender Posten. Laut FAQ der Wirtschaftskammer zählt sie nicht zu den Barumsätzen und darf freiwillig mit 0 % Umsatzsteuer in der Kasse erfasst werden.
Das Finanzministerium hielt 2016 für durchlaufende Posten fest: Eine Erfassung ist nicht nötig, außer sie stehen gemeinsam mit einem Barumsatz auf einem Beleg. Bei der Zimmerrechnung mit Ortstaxe ist das der Regelfall. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie du die Ortstaxe erfasst.
Kassenbeleg und Rechnung sind zwei Dokumente
Der Kassenbeleg nach § 132a BAO bestätigt, dass eine Barzahlung eingegangen ist. Die Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz beschreibt die Leistung und den Steuerbetrag. Deren Pflichtangaben stehen im Ratgeber zur Hotelrechnung in Österreich.
Ist die Rechnung bereits im elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, darf der Kassenbeleg laut FAQ der Wirtschaftskammer auf die Rechnungsnummer verweisen. Wer die Zimmerrechnung aus dem Hotelprogramm druckt, braucht den Bon an der Rezeption trotzdem, sobald der Gast bar oder mit Karte zahlt.
Viele Häuser drucken die Rechnung am Vorabend der Abreise. Für den Kassenbeleg gilt eine andere Zeitlogik. Die Wirtschaftskammer nennt die Ausstellung vor Erhalt der Barzahlung im Regelfall nicht vorgesehen (Stand 2017). Das Finanzministerium hielt 2016 vorbereitete Belege aus Gründen der Praktikabilität für zulässig, verlangt aber zeitnahes Storno, wenn die Zahlung ausbleibt. Erfasse die Zahlung daher bei der Zahlung.
Das muss auf dem Kassenbeleg stehen
- eindeutige Bezeichnung des Unternehmens
- fortlaufende, einmalige Belegnummer
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, zum Beispiel Art und Umfang der Beherbergung
- Betrag der Barzahlung
- bei einer Kasse mit Sicherheitseinrichtung zusätzlich: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Beträge getrennt nach Steuersätzen und ein maschinenlesbarer Code
Was die Kasse technisch und im Jahreslauf leistet
Eine Registrierkasse schützt ihre Aufzeichnungen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung. Nach § 131b Abs. 2 BAO signiert oder siegelt eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, die dir zugeordnet ist, jeden einzelnen Barumsatz. Die Signatur steht auf dem Beleg, damit das Finanzamt ihn nachprüfen kann.
Die laufenden Pflichten folgen einer festen Reihenfolge. Die Angaben zur Anmeldung und zum Startbeleg stammen von einer Wirtschaftskammer-Seite aus dem Jahr 2017, prüfe sie bei deinem Kassenanbieter gegen den aktuellen Stand.
Von der Anmeldung bis zum Jahresbeleg
Kasse und Signaturerstellungseinheit anmelden
Die Anmeldung läuft über FinanzOnline. Übermittelt werden laut Wirtschaftskammer die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Signaturzertifikats und der Schlüssel für den Umsatzzähler.
Startbeleg drucken und prüfen
Nach der Anmeldung erzeugt die Kasse einen Startbeleg. Du prüfst ihn mit der kostenlosen Belegcheck-App des Finanzministeriums. Bei „OK“ gilt die gesetzliche Vermutung, dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß sind.
Jeden Barumsatz einzeln erfassen
Jede Barzahlung bekommt einen signierten Beleg. Eine Kopie oder elektronische Speicherung bewahrst du sieben Jahre auf.
Monatsbeleg zum Monatsende erzeugen
Nach § 8 der Registrierkassensicherheitsverordnung speichert die Kasse zum Monatsende den Zwischenstand des Umsatzzählers als signierten Barumsatz mit Betrag null.
Jahresbeleg prüfen
Der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende ist der Jahresbeleg. Du druckst ihn aus, prüfst ihn wie den Startbeleg und bewahrst ihn nach § 132 BAO auf.
Wenn Kasse oder Signatureinrichtung ausfallen
Fällt am Samstag um 19:00 Uhr die Signaturkarte aus, steht die Rezeption nicht still. Laut Wirtschaftskammer (Stand 2017) arbeitest du weiter, und am Bon steht der Hinweis „Signatureinrichtung ausgefallen“. Ist die Kasse selbst defekt, nutze eine Ersatzkasse oder erstellen Papierbelege, die du später nacherfassen.
Fällt die Kasse voraussichtlich länger als 48 Stunden aus, melde das über FinanzOnline. Prüfe diese Fristen vor der Hochsaison bei deinem Kassenanbieter oder deiner Steuerberatung.
Hotelprogramm und Kasse: wer was erfüllt
Die Pflicht trifft das System, in dem du die Barzahlung einzeln erfasst. § 131b BAO nennt elektronische Registrierkasse, Kassensystem oder sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem und verlangt für jedes eine technische Sicherheitseinrichtung.
Ein Hotelprogramm führt Buchungen, Gästekonten und Rechnungen. Erfasst es auch die Barzahlung an der Rezeption, muss es nach dem Gesetzeswortlaut selbst signieren oder die Zahlung an eine signierende Kasse übergeben. Ohne diese Funktion bleibt es bei der Zimmerrechnung, und die Kasse belegt die Zahlung.
Eine Buchung auf das Zimmer ist noch keine Barzahlung. Der Barumsatz entsteht erst, wenn der Gast die Zimmerrechnung bezahlt, zum Beispiel beim Check-out um 9:40 Uhr.
| Aufgabe | Hotelprogramm | Signierende Kasse |
|---|---|---|
| Zimmerrechnung aus der Buchung ausstellen | Ja | Nein |
| Restaurant- oder Barposten auf das Zimmer buchen | Über eine Schnittstelle | Erfasst den Posten am Tisch |
| Barzahlung oder Kartenzahlung vor Ort erfassen und signieren | Nein | Ja |
| Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg | Nein | Ja |
| Beleg mit maschinenlesbarem Code ausgeben | Nein | Ja |
| Ortstaxe auf der Zimmerrechnung ausweisen | Ja | Je nach Erfassung |
Fragen an Anbieter von Hotelprogramm und Kasse
- Erfasst und signiert das Hotelprogramm Barzahlungen selbst, oder übernimmt das eine Kasse?
- Wie gelangt die Kartenzahlung an der Rezeption zum Kassenbeleg, ohne doppelt erfasst zu werden?
- Verweist der Kassenbeleg auf die Rechnungsnummer der Zimmerrechnung?
- Wie wird die Ortstaxe auf Rechnung und Beleg ausgewiesen?
- Wer meldet Ausfälle und dokumentiert Papierbelege?
Digitaler Beleg und Signaturkarten seit Herbst 2026
Seit 1. Oktober 2026 darfst du den Kassenbeleg auch vor Ort digital anbieten, etwa als Anzeige am Kundendisplay oder als QR-Code (§ 132a BAO). Bisher ging der elektronische Beleg nur per E-Mail, App oder Downloadlink an den Gast; diese Wege bleiben erlaubt. Eine bestimmte Form schreibt das Finanzministerium nicht vor.
Den Papierbeleg können Gast und Abgabenbehörde weiter verlangen. Laut Finanzministerium geht das direkt nach der Zahlung oder bis Geschäftsschluss am Tag des Barumsatzes. Das Display muss dem Gast zugewandt sein und den Beleg lange genug anzeigen. Wie du den Beleg erteilst, dokumentiere im Aufzeichnungssystem.
Im Hotel Nordlicht zahlt ein Gast um 9:40 Uhr mit Karte. Die Rezeption zeigt den Beleg mit QR-Code am Kundendisplay, und der Gast nimmt ihn mit dem Smartphone mit. Wünscht er Papier, druckt die Rezeption den Bon aus.
Eine zweite Frist betrifft die Technik. Laut Wirtschaftskammer Kärnten (Stand 6. Oktober 2026) müssen Betriebe nicht mehr zertifizierte Signaturkarten bis spätestens Mai 2027 tauschen. Bei Verspätung drohen bis zu 5.000 € Ordnungsstrafe. Frage deinen Kassenanbieter, ob deine Karte betroffen ist.
Prüfplan für dein Haus
Der erste Schritt ist eine Auswertung des Vorjahres nach Zahlungsweg. Trenne, was an der Rezeption bar oder mit Karte einging, von Online-Zahlungen und Überweisungen. Daraus ergibt sich, ob du die 7.500 €-Grenze für Barumsätze überschreiten.
Wer die Pflicht verletzt, begeht laut Wirtschaftskammer (Stand 1. Jänner 2026) eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 €. Zusätzlich kann die Abgabenbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn sie die Bücher anzweifelt.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind Gesetz und Auskunft deines Finanzamts.
Das klärst du mit Steuerberatung und Anbieter
- Jahresumsatz netto und Barumsätze netto des letzten Jahres getrennt ermitteln
- bei Überschreiten beider Grenzen: Kasse mit Signatur beschaffen, in FinanzOnline anmelden und Startbeleg prüfen
- unter den Grenzen: bei jeder Barzahlung einen Beleg erteilen und die Entwicklung der Barumsätze beobachten
- Behandlung der Ortstaxe und der Kartenhinterlegung schriftlich bestätigen lassen
- Tauschfrist der Signaturkarte beim Kassenanbieter erfragen
- festlegen, wie die Rezeption digitalen Beleg und Papierwunsch handhabt
Ovaj članak služi kao orijentacija i ne zamjenjuje pravni ili porezni savjet. Pravila se mijenjaju, pa provjeri aktualno stanje kod navedenih tijela.
Česta pitanja
Ab wann brauche ich als Hotel eine Registrierkasse?
Ab einem Jahresumsatz über 15.000 € und Barumsätzen über 7.500 € im Jahr, jeweils netto. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung.
Zählt die Kartenzahlung beim Check-out als Barumsatz?
Ja. Nach § 131b BAO gilt die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte als Barzahlung. Kartenzahlungen im Internet zählen laut Wirtschaftskammer nicht, wenn der Gast nicht vor Ort zahlt.
Brauche ich bei einer Überweisung einen Kassenbeleg?
Nein. Eine Überweisung ist keine Barzahlung und löst weder Kassen- noch Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO aus. Du stellst die Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz aus.
Reicht ein digitaler Beleg am Bildschirm?
Ja, seit 1. Oktober 2026. Der Beleg muss bei der Zahlung zur Mitnahme bereitstehen, zum Beispiel als Anzeige oder QR-Code am Kundendisplay, das dem Gast zugewandt ist. Auf Verlangen des Gastes oder der Abgabenbehörde gibst du einen Papierbeleg aus.
Was droht, wenn ich keine Registrierkasse habe, obwohl ich sie brauche?
Eine Geldstrafe bis zu 5.000 €. Laut Wirtschaftskammer liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor, und die Behörde kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Prüfe deine Zahlen daher rechtzeitig mit der Steuerberatung.
Brauche ich mit STRYK weiterhin eine Registrierkasse?
Ja, wenn dein Betrieb kassenpflichtig ist. STRYK ist kein Kassensystem mit eigener Belegsignatur und signiert keine Belege. Die Pflicht trifft das System, in dem du die Barzahlung erfasst.
Izvori
- Bundeskanzleramt (RIS): Bundesabgabenordnung, §§ 131b und 132a, Fassung vom 13.10.2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Bundeskanzleramt (RIS): Registrierkassensicherheitsverordnung, § 8 Summenspeicher, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Unternehmensserviceportal USP: Registrierkassen, Stand 01.01.2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Bundesministerium für Finanzen: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme ab 1. Oktober 2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Bundesministerium für Finanzen: Salzburger Steuerdialog 2016, Ergebnisunterlage Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, 30.10.2016, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Wirtschaftskammer Österreich: Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, Stand 01.01.2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Wirtschaftskammer Österreich: Registrierkassenpflicht, FAQ, Stand 18.02.2022, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Wirtschaftskammer Österreich: FAQ Technik Registrierkassenpflicht, Stand 12.12.2017, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Wirtschaftskammer Österreich: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme ab Oktober 2026, Stand 24.09.2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
- Wirtschaftskammer Kärnten: Registrierkasse, was sich jetzt ändert, Stand 06.10.2026, pristupljeno 13. listopada 2026.
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