Kurz gesagt
Eine Portalabrechnung gleichst du ab, indem du je Buchung zuerst klärst, wer das Geld des Gastes einzieht. Danach stelle Gästepreis, Provision, Zahlungsgebühr und Eingang auf dem Konto getrennt gegenüber. Die Auszahlung entspricht dem Gästepreis minus Abzüge nur bei einer Netto-Auszahlung. Bei Brutto-Auszahlung kommt die Provision später als Rechnung. Rechne das einmal im Monat in einer Abgleichstabelle.
Das Wichtigste in Kürze
- Kläre je Buchung, wer das Geld des Gastes einzieht. Davon hängt ab, ob das Portal die Provision von der Auszahlung abzieht oder später in Rechnung stellt.
- Gästepreis, Provision, Zahlungsgebühr und Eingang gehören in getrennte Spalten und nicht in eine Summe.
- Eine Differenz ist nicht automatisch ein Fehler: Auszahlungsrhythmus, Stornos und Korrekturen können sie erklären.
- Bleibt ein Betrag ungeklärt, halte ihn offen und frage das Portal, statt Zimmerumsätze anzupassen.
Welcher Geldfluss zu welcher Buchung gehört
Ein Geldfluss beschreibt, wer das Geld des Gastes einzieht und auf welchem Weg es zum Hotel kommt. Er steht je Buchung fest. Auch bei einem Portal können einzelne Buchungen unterschiedlich laufen, etwa wenn ein Teil der Gäste vor Ort zahlt. Prüfe deshalb die Zahlungsangaben der Buchung und nicht nur deinen Vertrag.
Bei Booking.com zahlt das Portal laut Entwicklerdokumentation per Banküberweisung oder virtueller Karte aus. Eine Netto-Auszahlung enthält weder Provision noch Zahlungsgebühren, denn Booking.com zieht beides ab und erstellt dazu eine Provisionsrechnung. Bei einer Brutto-Auszahlung überweist es den vollen Betrag, und du zahlst die Rechnung danach selbst. Virtuelle Karten sind laut Dokumentation fast immer brutto.
Bei Expedia Collect zahlt der Gast an Expedia, und das Hotel belastet eine virtuelle Karte (so funktioniert das). Ob der Kartenbetrag netto (ohne Vergütung von Expedia) oder brutto (mit Vergütung) ist, steht in den Zahlungsangaben der Buchung und hängt von Land und Einstellung deines Hauses ab. Bei Hotel Collect kassiert das Hotel den vollen Betrag selbst, und Expedia stellt die Provision in Rechnung.
Die Angaben beruhen auf den Entwicklerseiten der Portale (Stand: Oktober 2026). Land, Vertrag und Objektart können abweichen. Bei anderen Portalen stellst du dieselben Fragen: Wer kassiert, was kommt an, wie wird die Provision abgerechnet?
| Geldfluss | Kassiert vom Gast | Beim Hotel kommt an | Provision |
|---|---|---|---|
| Booking.com, Netto-Überweisung | Booking.com | Gästepreis minus Provision und Zahlungsgebühr | bereits abgezogen, Provisionsrechnung liegt dazu vor |
| Booking.com, Brutto (Überweisung oder virtuelle Karte) | Booking.com | voller Gästepreis | Rechnung, die du später selbst zahlst |
| Expedia Collect | Expedia | Kartenbetrag laut Zahlungsangaben, netto oder brutto | bei Netto-Betrag bereits abgezogen, bei Brutto-Betrag gesondert abgerechnet |
| Gast zahlt im Hotel (Hotel Collect) | das Hotel | voller Betrag über Kasse, Terminal oder Rechnung | Rechnung des Portals, die du zahlst |
Vier Belege, die du nicht vermischen
Jedes Portal liefert Unterlagen, die jeweils eine andere Frage beantworten. Wer sie in einer Liste zusammenwirft, findet Differenzen später nicht mehr.
Die Reservierungsliste nennt Buchung für Buchung Preis und Provision. Bei Booking.com heißt sie Reservation Statement. Der Auszahlungsbeleg zeigt, was das Portal überwiesen oder auf die Karte gelegt hat. Laut Partner Hub findest du ihn bei Booking.com im Extranet unter Finance, Payout information, als PDF oder CSV. Die Provisionsrechnung ist die monatliche Eingangsrechnung des Portals. Der Kontoauszug zeigt, was tatsächlich eingegangen ist.
Bei virtuellen Karten kommt ein fünfter Beteiligter dazu: dein Kartenabrechner überweist gesammelt und nach Abzug seiner Gebühr. Sein Beleg gehört zur Auszahlung, nicht zur Provision. Wie du die Provisionsrechnung selbst prüfst, steht im Ratgeber Provisionsrechnung von Booking.com.
Die Monatsroutine in sieben Schritten
Der Abgleich dauert nur so lange, wie deine eigenen Buchungsdaten unordentlich sind. Plane ihn als festen Termin ein, zum Beispiel am zweiten Werktag nach Eingang der Provisionsrechnung, und trage die Zuständigkeit in den Dienstplan ein.
Portalauszahlungen eines Monats abgleichen
Zeitraum nach Abreisedatum festlegen
Nimm alle Buchungen mit Abreise im Monat. Danach richtet sich auch die Provisionsrechnung von Booking.com.
Eigene Portalbuchungen exportieren
Ziehe aus deinem PMS je Portal Buchungsnummer, Abreise, Gästepreis, Status und Zahlungsweg.
Geldfluss je Zeile eintragen
Vermerke Netto, Brutto, virtuelle Karte oder Zahlung vor Ort. Ohne diese Spalte vergleichst du Beträge, die nie gleich sein konnten.
Erwartete Auszahlung rechnen
Bei Netto-Auszahlung ziehst du Provision und Zahlungsgebühr aus der Reservierungsliste vom Gästepreis ab. Bei Brutto-Auszahlung erwartest du den vollen Betrag.
Eingänge zuordnen
Ordne jede Zeile des Auszahlungsbelegs und jeden Betrag der Kartenabrechnung einer Buchung zu, über die Buchungsnummer des Portals.
Differenz je Zeile bilden
Erwartet minus eingegangen, mit Ursache in einer eigenen Spalte. Die gängigen Ursachen stehen weiter unten.
Belege ablegen, Rest offen halten
Lege Auszahlungsbeleg, Reservierungsliste, Provisionsrechnung und Kontoauszug zusammen ab. Ungeklärte Beträge kommen auf eine Liste mit Frist.
Beispiel: ein Oktober im Hotel Nordlicht
Angenommen, das Hotel Nordlicht hat im Oktober drei Abreisen über Booking.com und wird netto ausgezahlt. Provision von 15 % und Zahlungsgebühr von 2 % sind Annahmen für dieses Beispiel. Die tatsächlichen Sätze stehen in deinem Vertrag und in der Reservierungsliste.
Die ersten beiden Zeilen stimmen auf den Cent. Die dritte ist kein Fehler: Die Abreise am 30. Oktober fällt je nach Auszahlungsrhythmus in den nächsten Auszahlungslauf. Die Zeile bleibt offen, bis die 74,70 € im November eingehen. Erst wenn der Betrag dann fehlt, fragst du beim Portal nach.
| Buchung | Gästepreis | Abzüge (17 %) | Erwartet | Eingegangen |
|---|---|---|---|---|
| Doppelzimmer Standard, 3 Nächte zu 120 € | 360,00 € | 61,20 € | 298,80 € | 298,80 € |
| Familienzimmer, 2 Nächte zu 150 € | 300,00 € | 51,00 € | 249,00 € | 249,00 € |
| Einzelzimmer, 1 Nacht zu 90 €, Abreise 30.10. | 90,00 € | 15,30 € | 74,70 € | 0,00 € (offen, Folgemonat) |
Differenzen der richtigen Ursache zuordnen
Eine Differenz ist der Unterschied zwischen dem Betrag, den du erwartest, und dem Betrag, der eingegangen ist. Sie hat meist eine Ursache auf der Seite des Portals, des Kartenabrechners oder deiner eigenen Buchung. Gehe die Ursachen in dieser Reihenfolge durch, bevor du beim Portal anfragen.
Bleibt nach der Prüfung ein Betrag offen, schreibe dem Portal über das Postfach im Extranet. Bei Booking.com ist das laut Partner Hub der Weg zur Finanzabteilung. Nenne Buchungsnummer, Auszahlungsdatum und Betrag. Passe Zimmerumsätze nicht an, nur damit die Summe stimmt.
| Ursache | Woran du sie erkennst | Was du tun |
|---|---|---|
| Zeitversatz | Betrag fehlt, die Abreise liegt kurz vor dem Ende des Auszahlungszeitraums | Auszahlungsrhythmus im Extranet prüfen, Posten offen lassen |
| Storno oder No-Show nicht gemeldet | Provision steht in der Liste, der Gast ist nicht angereist | Status im Portal klären, Beanstandung einreichen |
| Preis weicht ab | Extras oder Preisänderung stehen im PMS, aber nicht beim Portal | Buchung in beiden Systemen vergleichen |
| Andere Zahlungsgebühr als erwartet | Abzug je Buchung höher oder niedriger als in der Rechnung angenommen | Satz im Vertrag und im Auszahlungsbeleg prüfen |
| Gebühr des Kartenabrechners | Gutschrift auf dem Konto liegt unter dem Kartenbetrag | Abrechnung des Kartenabrechners zur Buchung ablegen |
| Korrektur aus einem früheren Monat | Abzug im Beleg ohne passende Buchung im Monat | Beleg und Zeitraum notieren, Portal über das Postfach fragen |
Abgleich, Buchhaltung und Steuerberatung
Die Abgleichstabelle ist ein Arbeitsblatt und kein Buchungsbeleg. Für die Buchhaltung zählen Auszahlungsbeleg, Provisionsrechnung und Kontoauszug, die du je Monat zusammen ablegst.
Wie du Zimmerumsatz, Provision und Zahlungsgebühr buchen und ob die Provisionsrechnung Umsatzsteuer ausweist, hängt von Land und Steuerstatus deines Betriebs ab. Kläre das einmal mit deiner Steuerberatung, bevor du den ersten Monat verbuchen. Frage auch, in welchem Format die Kanzlei die Tabelle haben möchte. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Warum ist die Portalauszahlung niedriger als der Buchungspreis?
Weil das Portal bei einer Netto-Auszahlung Provision und Zahlungsgebühr vor der Überweisung abzieht. Bei 360 € Gästepreis, 15 % Provision und 2 % Zahlungsgebühr sind es 298,80 €. Ob eine Buchung netto oder brutto ausgezahlt wird, steht in ihren Zahlungsangaben.
Wie oft sollte ich Portalauszahlungen abgleichen?
Mindestens einmal im Monat, am besten direkt nach der Provisionsrechnung. Beanstandungen sind bei Booking.com laut Partner Hub nur für kurze Zeit möglich, der Ratgeber zur Provisionsrechnung nennt die Fristen.
Wo finde ich bei Booking.com die Auszahlungsübersicht?
Laut Partner Hub im Extranet unter Finance, Payout information, als PDF oder CSV. Reservierungen mit Provision stehen unter Finance bei den Reservation Statements. Menünamen können sich ändern, prüfe sie in deinem Extranet.
Was tue ich, wenn eine Auszahlung gar nicht ankommt?
Prüfe zuerst Auszahlungsrhythmus und hinterlegte Bankverbindung im Extranet. Steht dort alles richtig, schreibe dem Portal über das Postfach und nennen Buchungsnummer, erwartetes Datum und Betrag.
Gleiche ich virtuelle Karten anders ab als Überweisungen?
Ja, in einem Punkt. Der Betrag steht auf der Karte, aber auf dein Konto kommt er über den Kartenabrechner, gesammelt und nach Abzug von dessen Gebühr. Lege zur Buchung Betrag, Datum und Autorisierungsnummer ab. Details im Ratgeber zu virtuellen Kreditkarten.
Quellen
- Booking.com Connectivity: Understanding payouts (Payments by Booking.com), abgerufen am 14. Oktober 2026
- Booking.com Partner Hub: Payments by Booking.com FAQs, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Expedia Group: Connectivity-Dokumentation Lodging (Zahlungsmodelle, virtuelle Karten), abgerufen am 14. Oktober 2026
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