Hotelrechnung Vorlage: Aufbau und Muster für Österreich und Deutschland

Aufbau der Vorlage von oben nach unten

Eine Hotelrechnung ist ein Beleg, mit dem das Hotel über Nächtigung und Nebenleistungen abrechnet. Gesetzlich zählt jedes Dokument als Rechnung, das über eine Leistung abrechnet, auch wenn es „Zimmerkonto“ oder „Folio“ heißt.

Die Tabelle zeigt die Bausteine in der Reihenfolge, in der sie auf dem Blatt stehen. Die beiden rechten Spalten sagen, ob der Baustein bei einer vollen Rechnung Pflicht ist (Stand: Oktober 2026).

Briefkopf, Empfänger und Rechnungsdaten ausfüllen

Der Briefkopf nennt das Hotel so, wie die Betreibergesellschaft im Firmenbuch oder Handelsregister steht. Das Hotel Nordlicht heißt auf der Rechnung also nicht nur „Hotel Nordlicht“, sondern mit Rechtsform und Sitz. Darunter steht die UID oder in Deutschland die Steuernummer des Hotels, nie die des Gastes.

Beim Empfänger genügt für Privatgäste Name mit Wohnadresse. Für Firmengäste trägst du Firma und Sitz ein, und zwar so, wie die Firma sie vorgibt. Wer das erst nach dem Versand klärt, korrigiert später.

In Österreich gehört die UID des Gastes dazu, wenn der Gesamtbetrag 10 000 Euro übersteigt und ein Unternehmer für sein Unternehmen bucht (§ 11 UStG). Bei Seminargruppen kommt das vor, bei einem Wochenende nicht.

Ausgefülltes Muster für Österreich

Angenommen, ein Firmengast übernachtet mit einer Begleitperson zwei Nächte im Doppelzimmer Standard des Hotels Nordlicht. Der Zimmerpreis inklusive Frühstück beträgt 110,00 Euro je Nacht brutto, dazu kommt ein Piccolo Sekt aus der Minibar für 24,00 Euro. Die Ortstaxe setzen wir mit einem frei gewählten Beispielwert von 1,50 Euro je Person und Nacht an. Er entspricht keinem tatsächlichen Satz.

Die Nächtigung samt Frühstück trägt 10 Prozent Umsatzsteuer, der Sekt 20 Prozent (§ 10 UStG, Stand: Oktober 2026). Ordne deine Minibar-Artikel einmal mit der Steuerberatung den Sätzen zu. Die Ortstaxe ist in der Regel ein durchlaufender Posten und trägt dann keine Umsatzsteuer.

Ausgefülltes Muster für Deutschland

Angenommen, das Hotel Nordlicht liegt in Deutschland. Ein Gast bucht zwei Nächte im Einzelzimmer zu 95,00 Euro brutto je Nacht, ohne Frühstück, und einen entgeltlichen Stellplatz für 8,00 Euro je Nacht. Als Kurtaxe nehmen wir einen frei gewählten Beispielwert von 2,00 Euro je Person und Nacht, einen tatsächlichen Satz legt deine Gemeinde fest.

Die Übernachtung trägt 7 Prozent, der Stellplatz 19 Prozent (§ 12 UStG, Stand: Oktober 2026). Einen Pauschalpreis mit Frühstück teilst du zusätzlich nach Steuersätzen auf, wie im Ratgeber zur Hotelrechnung in Deutschland beschrieben.

Kleinbetrag, Rechnungsnummer und Aufbewahrung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für niedrige Gesamtbeträge. In Österreich gilt sie bis 400 Euro (§ 11 Abs. 6 UStG), in Deutschland bis 250 Euro (§ 33 UStDV). Name des Gastes, Rechnungsnummer und UID dürfen dann fehlen. Pflicht bleiben Hotel mit Anschrift, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz, in Österreich zusätzlich Tag oder Zeitraum der Leistung.

Die Rechnungsnummer läuft fortlaufend. Das Hotel Nordlicht könnte Nummern wie 2026-001842 vergeben, wichtig ist nur, dass keine doppelt vorkommt. In Deutschland muss die Rechnung an ein Unternehmen spätestens sechs Monate nach der Leistung vorliegen (§ 14 Abs. 2 UStG). Hotels stellen sie üblicherweise am Abreisetag aus.

Eine Kopie jeder Rechnung bewahrst du in Österreich sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG), in Deutschland acht Jahre (§ 14b UStG). Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Finanzamts.

Prüfliste für deine Vorlage

Lege deine bestehende Vorlage neben diese Liste. Jede Lücke ist ein Fall, in dem das Backoffice später korrigieren muss.