Hotelrechnung und E-Rechnung: Pflichtangaben, Steuersätze und sauberer Ablauf

Was auf eine Hotelrechnung gehört

Ob Pension mit acht Zimmern oder Stadthotel mit sechzig: Für die Rechnung gelten dieselben Grundregeln wie für jedes andere Unternehmen. Die Rechnung muss zeigen, wer was für wen in welchem Zeitraum zu welchem Preis geleistet hat und wie viel Umsatzsteuer darin steckt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann ein Firmengast die Vorsteuer unter Umständen nicht abziehen, und spätestens dann kommt die Rechnung mit einer Bitte um Korrektur zurück an die Rezeption.

Die Liste unten fasst zusammen, was in Österreich und Deutschland üblicherweise verlangt wird. Sie ersetzt keine Steuerberatung: Details wie die Grenze für Kleinbetragsrechnungen, die Angabe der UID des Empfängers oder Sonderfälle bei Auslandsgästen regelt das jeweilige Umsatzsteuergesetz, und sie ändern sich gelegentlich. Lass deine Rechnungsvorlage deshalb einmal von deiner Kanzlei freigeben, bevor du sie in Serie verwendest.

Für Rechnungen mit kleinem Betrag gibt es Erleichterungen. In Deutschland gilt eine Rechnung bis 250 € brutto als Kleinbetragsrechnung, in Österreich bis 400 € brutto (Stand 2026, mit deiner Steuerberatung prüfen). Dann genügen weniger Angaben, etwa ohne Name und Anschrift des Gastes. In der Praxis stellen die meisten Hotels trotzdem vollständige Rechnungen aus, weil Firmengäste sie für die Reisekostenabrechnung brauchen.

Logis, Frühstück und Extras: getrennt ausweisen

Sowohl in Österreich als auch in Deutschland ist die reine Beherbergung steuerlich begünstigt. In Deutschland gilt für die Übernachtung der ermäßigte Satz von 7 %, in Österreich der ermäßigte Satz von 10 % (Stand 2026, mit deiner Steuerberatung prüfen). Andere Leistungen fallen nicht automatisch darunter: Getränke, Minibar, Parken, Wellness oder Seminarräume haben häufig einen anderen Satz.

Beim Frühstück unterscheiden sich die beiden Länder. In Österreich wird das Frühstück als Teil der Beherbergung in der Regel gemeinsam mit der Übernachtung begünstigt, Getränke können anders behandelt werden. In Deutschland gehört das Frühstück nicht zur begünstigten Beherbergung und muss gesondert ausgewiesen werden; welcher Satz für Speisen und Getränke gilt, wurde in den letzten Jahren mehrfach geändert. Viele deutsche Häuser bündeln Frühstück, Parken und WLAN für Geschäftsreisende in einer Pauschale, die sauber aufgeteilt werden muss. Hier lohnt sich eine kurze Abstimmung mit der Kanzlei, bevor du Raten und Pauschalen anlegst.

Besonders heikel sind Pauschalen wie „Übernachtung mit Halbpension“ oder Wellness-Arrangements. Der Gast sieht einen Preis, die Rechnung muss aber zeigen, welcher Anteil auf welchen Steuersatz entfällt. Lege die Aufteilung einmal in der Rate fest, nicht jedes Mal an der Rezeption.

Anzahlung, Schlussrechnung und Korrekturen

Viele Häuser verlangen bei der Buchung eine Anzahlung, bei nicht stornierbaren Raten auch den vollen Betrag. Die Zahlung ist dann schon da, bevor die Leistung erbracht ist. Auf der Schlussrechnung beim Check-out muss sie wieder auftauchen: als bereits bezahlter Betrag, der vom Gesamtbetrag abgezogen wird. Ob du für die Anzahlung zusätzlich eine eigene Anzahlungsrechnung ausstellen musst, etwa weil ein Firmenkunde sie verlangt, kläre mit deiner Steuerberatung.

Und wenn etwas falsch ist? Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr überschrieben, auch wenn das an der Rezeption verlockend schnell ginge. Der saubere Weg ist ein Storno der Rechnung über eine Gutschrift (in Deutschland auch Stornorechnung oder Rechnungskorrektur genannt) und eine neue, richtige Rechnung. So bleibt für jede Prüfung sichtbar, was ursprünglich berechnet wurde und warum es korrigiert wurde.

Dazu gehört die lückenlose Nummerierung. Jede Rechnungsnummer wird genau einmal vergeben, auch für stornierte Rechnungen. Fehlt eine Nummer in der Folge, musst du erklären können, warum. Das gelingt nur, wenn die Nummer erst beim endgültigen Ausstellen vergeben wird und nicht schon beim Anlegen eines Entwurfs.

E-Rechnung im Hotel: was sich für Firmenkunden ändert

Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD beziehungsweise das gleichwertige Factur-X, ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Mensch liest das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die Daten.

In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt stufenweise, nach derzeitigem Stand ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind nach heutigem Stand ausgenommen, und an Privatgäste darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen (Stand 2026, mit deiner Steuerberatung prüfen). Für ein Hotel heißt das: Die Firmenrechnung über eine längere Geschäftsreise oder ein Seminar wird sich zur E-Rechnung entwickeln, die Rechnung an die Familie im Sommerurlaub nicht.

In Österreich ist die E-Rechnung bisher vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes Pflicht. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen gibt es dort nach derzeitigem Stand nicht; auf europäischer Ebene ist eine Ausweitung für grenzüberschreitende Geschäfte in Vorbereitung. Wenn deutsche Firmenkunden bei dir übernachten, werden deren Buchhaltungen trotzdem zunehmend nach einer strukturierten Rechnung fragen.

Firmenrechnungen und Übergabe an die Steuerberatung

Firmengäste bringen eigene Anforderungen mit: Die Rechnung lautet auf die Firma, nicht auf den Gast; manche Firmen wollen pro Aufenthalt eine Rechnung, andere eine Sammelrechnung pro Monat; Extras wie Bar oder Minibar zahlt der Gast oft privat. Kläre bei Firmenvereinbarungen schriftlich, welche Leistungen über die Firma laufen und welche der Gast selbst begleicht. Das spart beim Check-out die Diskussion und das Aufteilen von Rechnungen.

Am Monatsende braucht deine Steuerberatung die Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Bankbewegungen in einer Form, die sie ohne Abtippen übernehmen kann. In Deutschland ist das meist das DATEV-Format, in Österreich häufig BMD. Je besser die Zahlungen im Hotel bereits Rechnungen zugeordnet sind, desto weniger Rückfragen kommen aus der Kanzlei.

So löst STRYK das

In STRYK entsteht die Rechnung direkt aus der Buchung: Zimmer, Extras, Minibar, Kassenposten aus Restaurant und Bar sowie die Ortstaxe werden als Positionen mit Menge, Preis und eigenem Steuersatz übernommen. Bei Firmen führt STRYK Firmenname, Anschrift und UID getrennt vom Gast; für Firmenvereinbarungen lassen sich die Aufenthalte eines Zeitraums in einer Sammelrechnung abrechnen. Angebote kannst du vorab erstellen und bei Annahme in eine Rechnung umwandeln.

Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, lässt sie sich bearbeiten. Die Nummer vergibt STRYK erst beim Ausstellen aus einem hoteleigenen Nummernkreis; Lücken werden protokolliert. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich und lassen sich nicht mehr in einen Entwurf zurückverwandeln: Korrekturen laufen über eine nummerierte Gutschrift, die mit dem Original verknüpft bleibt. Vorschau, Download und E-Mail verwenden dasselbe PDF, das du in 18 Sprachen ausgeben kannst, mit deinem Logo, deinen Farben und deiner Bankverbindung.

Beim Senden an eine Firma erzeugt STRYK die E-Rechnung als ZUGFeRD-Dokument nach EN 16931, für öffentliche Auftraggeber in Deutschland mit Leitweg-ID als XRechnung. Wo die E-Rechnung Pflicht ist, wie bei deutschen Firmenkunden ab 2027, wählt STRYK sie automatisch, sonst nur mit Zustimmung der Firma; fehlende Empfängerangaben zeigt STRYK vorher an. Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten im XRechnung- oder Factur-X-Format nimmt STRYK im Belegeingang entgegen.

Anzahlung und Restbetrag legst du im Ratenplan fest. Online-Zahlungen laufen über den integrierten Zahlungsdienst, und STRYK zieht den Restbetrag zur Stornofrist ein, wenn Zahlungsart und Zustimmung des Gastes das erlauben; bei kostenfreiem Storno wird die Online-Zahlung automatisch erstattet. Kontoauszüge importierst du als CAMT.053 oder CSV und ordnen die Bewegungen offenen Rechnungen zu. Für die Kanzlei erstellt STRYK ein Steuerberater-Paket im DATEV- oder BMD-Format, als CSV oder Excel.