Einen vollständigen Check-in durchführen

Buchung, Anreisetag und Zimmer vor dem Check-in freigeben

Öffne Buchungen und wähle den konkreten Anreisevorgang. Prüfe Buchungsnummer, Status, heutiges Anreisedatum, Abreise, Erwachsene, Kinder, gebuchte Kategorie und aktive Zimmerzuweisung. STRYK lässt den regulären Check-in am vorgesehenen Anreisetag zu. Ist der Gast zu früh oder ein Datum falsch erfasst, veränder nicht den Lebenszyklus, sondern klärst du zuerst die Buchung. Eine bestätigte Reservierung und ein eindeutiges aktives Zimmersegment sind die fachliche Ausgangslage.

Wechsle zum Zimmerstand. Ein verfügbares Zimmer ist nicht automatisch bezugsbereit. Für die Übergabe muss es leer, gereinigt und kontrolliert sein; genau das bedeutet der Status Bezugsbereit. Ein belegtes Stayover-Zimmer mit erledigtem Service ist keine freie Anreiseeinheit. Prüfe außerdem Sperrungen und Defekte im Zimmerkontext. Wenn Housekeeping noch arbeitet oder ein technischer Mangel die Nutzung verhindert, löse die Ausnahme vor dem Check-in. Eine mündliche Zusage ersetzt den gemeinsamen STRYK-Status nicht.

Öffne die genaue Buchung und überprüfe Buchungsnummer, bestätigten Status, An- und Abreise, Kategorie, Party, zugewiesenes Zimmer, Zahlungssituation und Materialnotizen. Der Check-in erfolgt am vorgesehenen Anreisetag; Ein falsches Datum wird bei der Buchung korrigiert und nicht an der Rezeption umgangen. Der physische Raum muss zugewiesen, aktiv, nicht blockiert und tatsächlich bezugsfertig sein. Die erledigte Haushaltsführung ist nicht automatisch gleichbedeutend mit der Bereitschaft, und das Management darf keine Bereitschaft erfinden, um den Dialog zum Erfolg zu führen. Wenn Wartungsarbeiten, ein Zimmerkontingent oder ein anderer Gast das Zimmer belegt, kläre zunächst die Bestandsaufnahme und die Zimmerzuordnung. Notiere die verantwortliche Entscheidung, wenn eine Ausnahme eskaliert werden muss. Die Vorabprüfung ist nur dann erfolgreich, wenn die gespeicherte Buchung und das tatsächliche Zimmer jetzt dieselbe ankommende Gruppe aufnehmen können.

Alle anreisenden Personen erfassen und vorhandene Profile nutzen

STRYK erzeugt im Check-in für die gebuchte Summe aus Erwachsenen und Kindern einzelne Gästeplätze. Der erste Platz ist der Hauptgast, weitere Plätze gehören den mitreisenden Personen. Wechsle nacheinander durch alle Gäste und erfasse die tatsächliche Identität. Wenn weniger oder mehr Personen anreisen als gebucht, ignoriere die Differenz nicht. Prüfe Belegung, Preis- und Meldeauswirkung und korrigiere den Buchungsvorgang nach dem vorgesehenen Hotelprozess, bevor du abschließt.

Suche pro Person nach einem vorhandenen Gastprofil. Die Auswahl übernimmt bestätigte Stammdaten in den Check-in. Zeigt STRYK eine mögliche Dublette, verwende das vorhandene Profil, wenn mehrere Merkmale übereinstimmen, oder aktualisiere es nur mit verlässlich bestätigten Angaben. Der Hauptgast wird beim erfolgreichen Check-in mit der Buchung verbunden beziehungsweise aktualisiert. Lege dieselbe Person nicht neu an, nur weil eine alte E-Mail-Adresse abweicht. Gleichzeitig dürfen Begleitpersonen nicht unter dem Hauptgastprofil zusammengefasst werden.

Vergleiche gebuchte Erwachsene und Kinder mit den tatsächlich ankommenden Personen. Durch den Check-in entsteht pro gebuchter Person ein Gästeslot; Vervollständige jeden Slot und hinterlasse niemals einen unbenannten Begleiter als Platzhalter. Bestätige den Hauptgast anhand der Buchung und durchsuche dann jeden Begleitgast, bevor du ein neues Profil erstellst. Verwende mehrere übereinstimmende Fakten wie den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den vorherigen Aufenthalt, nicht nur einen Namen. Verwende ein vorhandenes Profil wieder, wenn die Identität zuverlässig ist, aktualisiere nur überprüfte geänderte Details und erstelle eine separate Person, wenn die Identität weiterhin ungewiss ist. Wenn die tatsächliche Partei von der Buchung abweicht, korrigiere die autorisierten Buchungsangaben, bevor du die Registrierung abschließt. Dadurch bleiben die Gästehistorie, die Belegung, die Kurtaxe und die spätere Kommunikation den richtigen Personen zugeordnet.

Pflichtfelder aus der Hotelkonfiguration vollständig bearbeiten

Vor- und Nachname sind für jede Person erforderlich. Weitere sichtbare Pflichtkennzeichen stammen aus der zentralen Check-in-Konfiguration: Anrede, Titel, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Nationalität und vollständige Adresse können je Hotel verpflichtend sein. Hinzu kommen individuell konfigurierte Text-, Auswahl- oder Bestätigungsfelder. Bearbeite die Gästeplätze einzeln; ein vollständiger Hauptgast ersetzt keine fehlenden Angaben einer zweiten meldepflichtigen Person.

Übernimm Werte nicht blind aus einer alten Buchung. Bestätige Kontakt und Adresse mit dem Gast, insbesondere wenn die Angaben für spätere Kommunikation oder Meldung verwendet werden. Das Adressland wird sinnvoll mit dem Hotelland vorbelegt, muss aber auf das tatsächliche Wohnsitzland geändert werden. Bei Telefonnummern und E-Mail-Adressen prüfst du das Format. Ein optionales Geburtsdatum kann im Hotel als Warnfall konfiguriert sein: Dann darf die Rezeption nach bewusster Bestätigung fortfahren. Ist es als Pflichtfeld eingerichtet, bleibt der nächste Schritt gesperrt, bis der Wert vorliegt.

Fülle die Felder pro Person aus der aktuellen Objektkonfiguration aus. Vor- und Nachname sind immer erforderlich; Anrede, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse und benutzerdefinierte Felder können für dieses Hotel obligatorisch werden. Lies die sichtbare Markierung und Validierung, anstatt sich auf eine alte Papiercheckliste zu verlassen. Gib Fakten aus dem Gast- oder genehmigten Dokument ein, achte auf die korrekte Schreibweise und fülle ein Pflichtfeld nicht mit erfundenen Inhalten. Das Geburtsdatum verdient eine explizite Behandlung: Bei Bedarf blockiert es das Fortschreiten; Wenn optional mit einer aktiven Warnung, ist das Fortfahren ohne diese eine bewusste Ausnahme, die einen echten Grund und keinen routinemäßigen Klick erfordert. Überprüfe jede Person noch einmal, nachdem du zwischen den Gastplätzen gewechselt hast, damit nicht ein Begleiter den Kontakt oder die Nationalität einer anderen Person übernimmt.

Dokumentpflicht pro Nationalität und Person anwenden

Die zentrale Konfiguration legt fest, ob die Rezeption Dokumentdaten verlangt und für welche Nationalitäten die Regel gilt. Mögliche Modi sind: für alle Personen, für alle außer bestimmten Ländern, nur für Nicht-EU-/EWR-Nationalitäten oder nur für ausdrücklich angeführte Länder. STRYK vergleicht die normalisierte Nationalität mit dieser Regel. Deshalb muss die Nationalität vor der Dokumententscheidung korrekt erfasst sein. Ein leeres Feld darf nicht als bequemer Weg verwendet werden, um eine Pflichtprüfung zu umgehen.

Bearbeite Dokumente für jede betroffene Person einzeln. Wähle Dokumenttyp, erfasse Nummer und Ausstellungsland und ergänze Ausstellungs- oder Ablaufdatum, wenn die Hotelkonfiguration diese Felder verlangt. Das Ausstellungsland wird sinnvoll aus der Nationalität vorbelegt, muss aber gegen das tatsächliche Dokument geprüft werden. Ein geschützter Scan kann hochgeladen werden, wenn der Prozess ihn vorsieht; Dateiname, Format und Lesbarkeit sind vor der Übernahme zu prüfen. Überspringe ein Dokument nur, wenn der konfigurierte Fall dies zulässt, und kontrolliere bei mehreren Gästen die sichtbare Anzeige fehlender Dokumente.

Wende die konfigurierte Dokumentenregel auf jede Person an, nicht nur auf den Hauptgast. Bestimme anhand der Nationalität und der Hotelregel, ob die Person in den Geltungsbereich fällt, und erfasse dann nur die angezeigten Felder wie erforderlich: Dokumenttyp, Nummer, ausstellendes Land und anwendbares Ausstellungs- oder Ablaufdatum. Wenn ein geschützter Scan erforderlich ist, verwende den Produktfluss und das zugelassene Gerät. Platziere Dokumentfotos nicht in Notizen, E-Mail-Entwürfen oder einem ungeschützten lokalen Ordner. Ordne die Nummer und das Land dem physischen Dokument zu und bestätige, welcher Gastplatz den Datensatz besitzt. Ein fehlendes erforderliches Dokument blockiert den Abschluss. Wenn für diese Person kein Dokument benötigt wird, hole kein Dokument ab, nur weil ein anderer Begleiter es benötigt. Diese individuelle Entscheidung schränkt sensible Daten ein und erfüllt gleichzeitig die konfigurierten Betriebsanforderungen.

Zusatzleistungen und Notiz vor der Übergabe prüfen

STRYK zeigt aktive Zusatzleistungen aus der zentralen Buchungsoptionen-Konfiguration. Wähle nur Leistungen, die der Gast tatsächlich bestätigt hat. Prüfe Bezeichnung, Preis, Währung und Berechnungsart. Eine Pauschale wird einmal berechnet, eine Leistung pro Nacht mit der Aufenthaltsdauer, pro Gast mit der Gästezahl und pro Gast und Nacht mit beiden Faktoren. Vergleiche den angezeigten Gesamtbetrag mit der mündlichen Vereinbarung, bevor du zum Abschluss wechselst. Erfinde keine freie Leistung in einer Notiz, wenn sie als buchbare Option geführt und verrechnet werden muss.

Die Check-in-Notiz dient einer konkreten Übergabe, nicht als Ersatz für Stammdaten, Zahlungsbuchung oder Housekeeping-Sperrung. Formuliere sachlich: „Babybett bestätigt, im Zimmer bereitgestellt“ oder „Späte Anreise 22:30, Schlüsselübergabe abgestimmt“. Sensible Vermutungen und persönliche Wertungen gehören nicht hinein. Prüfe, ob die Information nach dem Check-in noch eine Handlung auslöst und wer sie sehen muss. Eine bereits erledigte, abrechenbare Leistung bleibt über das ausgewählte Extra nachvollziehbar; eine offene operative Aufgabe braucht den vorgesehenen Verantwortungsweg.

Überprüfe die Check-in-Extras anhand der tatsächlichen Anfrage und der konfigurierten Berechnung. Bestätige, ob der Preis fest ist, pro Person, pro Nacht oder pro Person und Nacht, und vergleiche dann Menge und Gesamtpreis mit Party und Aufenthalt. Für zwei Erwachsene über drei Nächte muss ein Frühstückspreis pro Gast und Nacht in sechs Einheiten berechnet werden. Füge keinen Dienst hinzu, da dies üblich ist. Bestätige dies mit dem Gast und stelle sicher, dass es nicht bereits im Tarif oder in der Buchung enthalten ist. Lies nach der Auswahl die neue Buchungssumme und zeichne nur dann eine kurze Betriebsnotiz auf, wenn dies zur Lieferung beiträgt. Allergie-, Zugänglichkeits- oder Ankunftsdetails gehören in den entsprechenden autorisierten Kontext und sollten keine irrelevanten sensiblen Informationen enthalten. Die Übergabe ist dann erfolgt, wenn Service, kalkulierter Betrag und verantwortliches Hotelteam das gleiche Versprechen darstellen.

Zusammenfassung prüfen und Check-in einmal abschließen

Lies in der Zusammenfassung Buchungsnummer, Gast, Zimmer, Aufenthalt, alle erfassten Personen, Dokumentstatus, ausgewählte Extras, Extra-Gesamtbetrag und Notiz. Wechsle bei einer Abweichung in den betreffenden Schritt zurück. Achte bei mehreren Gästen darauf, dass Dokument oder bewusste Ausnahmeregel je Person sichtbar sind. Ein vollständiger Hauptgast gleicht keinen leeren zweiten Gästeplatz aus. Prüfe außerdem, dass das Zimmer weiterhin dasselbe bezugsbereite Anreisezimmer ist; eine parallele Zimmeränderung muss zuerst abgeschlossen und neu geladen werden.

Klicke Check-in abschließen genau einmal und warte auf die Serverantwort. Bei Erfolg speichert STRYK die Gästeregistrierungen, aktualisiert beziehungsweise verknüpft den Hauptgast, übernimmt die bestätigten Extras, setzt die Buchung auf Inhouse und markiert die am Anreisetag aktive Zimmerbelegung als belegt mit Servicebedarf. Der Dialog schließt erst nach erfolgreicher Verarbeitung. Ein technischer Fehler lässt ihn geöffnet und zeigt eine Fehlermeldung; dadurch kannst du die Ursache korrigieren, ohne einen lokalen Scheinerfolg zu erzeugen.

Verwende die Zusammenfassung als achtteiliges Endergebnis: Buchung und Zimmer, gebuchte und tatsächliche Party, Identität jedes Gastes, konfigurierte Pflichtfelder, Dokumentanforderungen pro Person, ausgewählte Extras und Berechnung, Betriebsnotiz und resultierender Betrag. Gehe für jede Nichtübereinstimmung zum verantwortlichen Schritt zurück und erstelle die Zusammenfassung neu. Schließe den Check-in einmal ab und warte auf das Erfolgsergebnis. Eine wiederholte Übermittlung nach einer langsamen Antwort darf nicht als Methode zur Fehlerbehebung verwendet werden. Wenn STRYK den Vorgang nicht abschließt, behalte die Buchung unverändert bei, lies die genaue Validierung und korrigiere die Quelle. Erstelle keinen lokalen Erfolgsstatus und markiere den Raum nicht manuell als belegt. Das Abschlussereignis ist nur gültig, wenn der STRYK die gesamte Registrierung akzeptiert und den resultierenden Buchungsstatus zurückgegeben hat.

Inhouse, Zimmerstatus und Ausnahmefälle nach dem Abschluss abnehmen

Öffne die Buchung nach der Erfolgsmeldung erneut. Der Status muss Inhouse zeigen, die Check-in-Aktion darf nicht weiter angeboten werden und Check-out ist nun grundsätzlich verfügbar. Öffne das aktive Zimmer: Es muss als belegt beziehungsweise Service erforderlich erscheinen. Dieser Status ist richtig, weil sich nun ein Gast im Zimmer befindet. Vergleiche Gästezahl und registrierte Personen, prüfe das verknüpfte Hauptprofil und kontrolliere bei Extras den aktualisierten Buchungsbetrag. Erst diese drei Ebenen, Buchung, Zimmer, Gast, bilden die vollständige Abnahme.

Bei einer Fehlermeldung bleibt der Status unverändert. Korrigiere Pflichtdaten, Buchungszustand oder Verbindung und versuche erst danach erneut. Wurde die falsche Buchung tatsächlich eingecheckt, verwende nicht Storno oder manuelle Statusänderung. STRYK besitzt einen ausdrücklich begründeten Rücknahmeprozess für einen aktuell eingecheckten Aufenthalt. Gib den nachvollziehbaren Korrekturgrund an und prüfe danach den wiederhergestellten Buchungs- und Zimmerstand. Eine Rücknahme ist eine kontrollierte Lebenszykluskorrektur und kein normaler Arbeitsschritt. Bei Unsicherheit stoppst du die weitere Bearbeitung, bevor Check-out, Rechnung oder Zimmerwechsel zusätzliche Folgewirkungen erzeugen.

Öffne nach dem Erfolg die Buchung und das Zimmer erneut, anstatt sich nur auf den Toast zu verlassen. Die Buchung sollte Inhouse erfolgen, das zugewiesene Zimmer sollte den belegten Betriebszustand aufweisen, registrierte Gäste sollten mit der ankommenden Gruppe übereinstimmen und ausgewählte Leistungen sollten während des Aufenthalts bestehen bleiben. Stelle sicher, dass der Status des richtigen Raums und nicht eines anderen Raums in der Kategorie geändert wurde. Überprüfe die Gästeprofile und den Buchungslink, damit für spätere Nachrichtenübermittlung, Registrierung und Kaufabwicklung dieselben Personen verwendet werden. Wenn sich eine Ebene unterscheidet, halte an und melde die Buchungsnummer, das Zimmer, den erwarteten Zustand, den beobachteten Zustand und die Zeit. Repariere es nicht, indem du einen zweiten Check-in erfindest. Eine Berufsausnahme bleibt sichtbar und zugewiesen, bis die Quelle abgeglichen wird. Der Check-in ist erst dann abgeschlossen, wenn reale Personen, Gästedaten, Buchung, Zimmer und Leistungen einen widerspruchsfreien Inhouse-Aufenthalt beschreiben.

Bereite für die Schichtübergabe eine kurze Check-in-Nachweiszeile vor: Reservierungsnummer, Anreisetag, zugewiesenes Zimmer, angemeldeter Erwachsener und Kind, vollständige Dokumentenanforderungen, erhaltener Zuschlag, neuer Reservierungsbetrag, Schließzeit und Testamentsvollstrecker. Der nächste Kollege sollte die Quelldatensätze daraus öffnen, keine personenbezogenen Daten aus der Zeile kopieren. Überprüfe den Housekeeping- und Belegungsstatus des Zimmers separat: Der Wechsel von „Einzug“ zu „Bewohnt“ muss sich auf dasselbe Zimmer und denselben Aufenthalt beziehen. Wenn der Gast später anreist, der Check-in aber bereits geschlossen ist, kläre die tatsächliche Situation gemäß dem genehmigten Betriebsablauf; Hinterlasse keinen unangemessenen Inhouse-Status, nur weil der Dialog erfolgreich war. Der Zweck des Abschlussnachweises besteht nicht darin, einen neuen Nebendatensatz zu erstellen, sondern darin, schnell zu überprüfen, ob alle glaubwürdigen Quellen den gleichen Eingang aufweisen.