Gutscheinart und Finanzlogik festlegen
Die steuerliche Einordnung beginnt vor dem ersten Verkauf.Kläre mit der fachlichen Beratung, ob das Hotel Mehrzweckgutscheine, Einzweckgutscheine oder beides verkauft. Ein Mehrzweckgutschein bleibt bis zur konkreten Leistung als offener Wert bestehen. Ein Einzweckgutschein benötigt bei Ausgabe die vorgesehene Steuer und ein passendes Erlöskonto. STRYK erzwingt diese Kontierung für Einzweckprodukte und hält Verkaufspreis, Nennwert, Buchwert und Einlösungen getrennt nachvollziehbar.
Online-Shop und Hotelauftritt veröffentlichen
Der öffentliche Shop liest nur die freigegebene Website-Version.Pflege das Corporate Design zentral unter Einstellungen → Hotel. Der Gutscheinshop übernimmt Logo, Farben und Schrift in die öffentliche Seite, den sicheren Digitalabruf und das A4-PDF. Im Gutscheinshop pflegst du nur Gutscheinprodukte, freie Betragsgrenzen, Einleitung und Bedingungen. Prüfe den Draft intern. Erst beim kontrollierten Publish wird ein unveränderlicher Snapshot öffentlich; das Website-Snippet verweist ausschließlich auf diese Live-Version.
Ausgabe und Zustellung kontrollieren
Zahlung, Ausstellung und Versand sind getrennte, sichtbare Zustände.Beim Online-Kauf schützt ein Idempotenzschlüssel vor doppelten Bestellungen. STRYK erzeugt den Gutschein erst nach vollständiger Zahlungsbestätigung. Danach wird die E-Mail dauerhaft eingereiht. Die Seite zeigt den sicheren digitalen Zugang unabhängig vom Mailtransport. Wird der SMTP-Ausgang unklar, stoppt STRYK mit manueller Prüfung statt möglicherweise doppelt zu senden. Beim Rezeptionsverkauf wird der Gutschein nur dann als bar bezahlt erfasst, wenn das Geld tatsächlich angenommen wurde.
| Stand | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| Zahlung ausstehend | Noch kein aktiver Gutschein | Providerbestätigung abwarten |
| Gutschein bereit | PDF und Digitalzugang verfügbar | Öffnen, drucken oder zustellen |
| Versand manuell prüfen | SMTP-Ausgang unklar | Empfänger prüfen, nicht blind wiederholen |
Kamera, Handscanner und manuelle Eingabe verwenden
Alle Eingabewege führen durch dieselbe Gutscheinprüfung.Für die Kamera benötigst du ein Gerät mit Browserkamera, eine sichere HTTPS-Verbindung und die erteilte Kameraberechtigung. Starte die Kamera nur bei Bedarf und halte den QR-Code vollständig in den Rahmen. Unterstützt der Browser die Erkennung nicht, verwende einen handelsüblichen QR-Scanner im USB- oder Bluetooth-Tastaturmodus. Er schreibt den Code in das aktive Feld und bestätigt meist mit Enter. Ohne Scanner gibst du den Code manuell ein. Entscheidend ist danach immer die STRYK-Prüfung von Hotel, Status, Ablauf, Währung und Guthaben.
Scanner-Kurzcheck
- Cursor steht im Gutscheincode-Feld.
- USB-/Bluetooth-Scanner arbeitet im Tastaturmodus mit Enter-Suffix.
- Kameraberechtigung gilt nur für die verwendete STRYK-Domain.
- Vor Einlösung erscheint gültiges Guthaben in der richtigen Währung.
Einlösung, Storno und Refund sauber behandeln
Der Gutschein ist Zahlungsmittel und bleibt deshalb mit Buchung und Rechnung verbunden.Bei einer Direktbuchung prüft STRYK den Code und den gewünschten Betrag erneut beim Abschluss. Deckt der Gutschein den heute fälligen Betrag vollständig, ist keine zweite Zahlungsart nötig. Bei manueller Buchung oder Walk-in wird der Gutschein im selben Buchungskontext erfasst. Später übernimmt die Rechnung den Buchungsnachweis, ohne den Gutschein ein zweites Mal zu belasten. Wird eine noch nicht fakturierte Buchung storniert, kann die Einlösung zurückgedreht werden. Eine Erstattung der Onlinezahlung storniert nur einen vollständig unbenutzten Gutschein automatisch; Teilrefunds oder bereits verwendete Werte bleiben zur Finance-Prüfung sichtbar.
Störungen ohne Doppelbuchung bearbeiten
Bei Zahlung und Versand ist der sichtbare Browserzustand nie die einzige Wahrheit.Kehrt ein Käufer von der Onlinezahlung auf eine Statusseite zurück, kann die Zahlung noch ausstehend sein. Aktualisiere den Status, aber stellst du keinen zweiten Gutschein manuell aus. Erst der verifizierte Provider-Capture darf die Online-Ausstellung auslösen. Bleibt der Status nach angemessener Zeit offen, vergleiche Bestellnummer, Payment-Referenz, Betrag und Währung. Ein erneuter Browseraufruf oder Webhook darf dieselbe Bestellung nur fortsetzen, niemals einen zweiten Gutschein anlegen.
Beim Mailversand unterscheidest du klar zwischen noch nicht gestartet, angenommen, fehlgeschlagen und manuell zu prüfen. Ist der SMTP-Ausgang unklar, kontrolliere zuerst Empfängeradresse und Hotelpostfach. Nutze den sicheren Digitalzugang oder einen authentifizierten PDF-Download für die unmittelbare Hilfe. Ein neuer Versand wird erst nach dokumentierter Klärung ausgelöst. Drehe niemals den Gutscheincode nur deshalb neu, weil eine Nachricht verspätet ist.
Scheitert ein Scan, trenne Kamera-, Bild- und Gutscheincodefehler. Prüfe HTTPS, Berechtigung und Bildschärfe; wechsle anschließend zu Tastatur-Scanner oder manueller Eingabe. Wird der lesbare Code von STRYK abgelehnt, vergleiche weder nur die letzten vier Stellen noch das PDF-Aussehen. Lies die fachliche Meldung zu Hotelzuordnung, Status, Ablauf, Währung oder Guthaben und eskaliere mit Gutscheinnummer und Zeitpunkt, niemals mit offenem Code in einem frei zugänglichen Kanal.
| Beobachtung | Zuerst prüfen | Nicht tun |
|---|---|---|
| Onlinezahlung bestätigt, Status offen | Order- und Payment-Referenz aktualisieren | Keinen Ersatzgutschein ausstellen |
| Mailstatus unklar | Empfänger, Events und Postfach prüfen | Nicht blind erneut senden |
| Kamera erkennt nichts | HTTPS, Berechtigung, Licht und Fallback prüfen | Keine Einlösung ohne STRYK-Prüfung |
| Code bereits verwendet | Einlöseverlauf und Restguthaben lesen | Keine lokale Guthabenkorrektur erfinden |
Go-live abnehmen und laufend kontrollieren
Ein Shop ist erst fertig, wenn Verkauf, Zustellung, Einlösung und Korrektur gemeinsam bewiesen sind.Führe vor Veröffentlichung einen dokumentierten Testlauf mit kleinem realem Wert durch. Beginne auf der Hotelwebsite, kontrolliere Produkt, Betrag, Sprache und Bedingungen und schließe die Zahlung über den vorgesehenen produktiven Online-Zahlungsweg ab. Beweise danach genau eine Bestellung, einen Payment Intent, eine Gutscheinnummer, ein PDF und einen Mailauftrag. Öffne die Digitalansicht aus dem sicheren Link und vergleiche Hotelname, Logo, Farben, Schrift, Empfänger, Wert, Gültigkeit und Code mit dem PDF. Dokumentiere die Order- und Gutscheinnummer, aber nicht den vollständigen Code im frei zugänglichen Abnahmeprotokoll.
Prüfe denselben Gutschein danach an einer Testbuchung. Scanne den QR-Code mit Kamera und einmal mit einem Tastatur-Scanner, validiere manuell denselben Code und löse einen Teilbetrag ein. Buchung, offener Zahlbetrag und Gutscheinrest müssen sofort denselben Stand zeigen. Erstelle die Rechnung oder storniere die noch nicht fakturierte Buchung entsprechend dem gewählten Testfall und kontrolliere, dass keine zweite Belastung entsteht beziehungsweise der Betrag nachvollziehbar zurückkehrt. Wiederhole die Abnahme für jede aktivierte Dokumentsprache und mindestens ein Einzweckprodukt, falls das Hotel Einzweckgutscheine verkauft.
Nach Go-live gehören Gutscheine in die regelmäßige Finanz- und Betriebsprüfung. Stimme offenen Nennwert und Buchwert ab, lies fehlgeschlagene oder manuell zu prüfende Zustellungen und kontrolliere Refund-Fälle. Entzieh ausgeschiedenen Mitarbeitenden die Gutscheinrechte, prüfe Kamera- und Scannerarbeitsplätze nach Browserupdates und halte Hotelbedingungen sowie Gültigkeiten aktuell. Änderungen an Shop, Produkt oder Design werden zuerst im Draft geprüft und anschließend neu veröffentlicht.
Halte für jede Kontrolle Zeitraum, verantwortliche Person, geprüfte Summen und offene Abweichungen fest.
Freigabeprotokoll
- Veröffentlichter Shop und Snippet zeigen dieselben freigegebenen Produkte.
- Ein echter Capture erzeugt genau eine Bestellung, einen Gutschein und einen Zustellauftrag.
- PDF, Digitalansicht, Kamera, Handscanner und manuelle Eingabe verwenden denselben Code.
- Teilbetrag, Rechnung oder Storno verändern den Gutschein genau einmal.
- Verantwortliche Person und Intervall für Bestands-, Versand- und Refund-Prüfung sind benannt.
