Die Anfrage in einen eindeutigen Buchungsauftrag übersetzen
Vor dem ersten Klick müssen Zeitraum, Menschen, Leistung und Verbindlichkeit klar sein.Notiere Anreise und Abreise als Datum, nicht nur „Freitag bis Sonntag“. Die Abreise ist der Tag, an dem der Gast das Zimmer verlässt; berechnet werden die Nächte dazwischen. Erfasse Erwachsene, Kinder und, sofern für die Kapazität relevant, das Alter der Kinder. Frage, ob ein oder mehrere Zimmer benötigt werden, welche Betten oder Barriereanforderungen bestehen und ob eine Firmenrechnung vorgesehen ist. Ein Wunsch wie „ruhig“ bleibt zunächst eine Präferenz und ersetzt keine Kategorieentscheidung.
Kläre danach den Status der Anfrage. Eine verbindlich angenommene Direktbuchung darf bestätigt werden. Eine unverbindliche Frage, ein noch offenes Angebot oder eine Reservierungsanfrage wird nicht allein aus Optimismus als fix behandelt. Erfasse Quelle, erreichbare E-Mail und Telefonnummer sowie die vereinbarten Storno- und Zahlungsbedingungen. Lies dem Gast Zeitraum, Personen und Leistung einmal zusammenhängend zurück. Dadurch wird aus einem Gespräch ein prüfbarer Buchungsauftrag.
Fasse die Anfrage schriftlich zusammen, bevor du die Buchung anlegst. Bestätige Anreise, Abreise und Nächte, Erwachsene und Kinder samt Alter, Zimmerzahl und -art, gewünschte Ausstattung, voraussichtliche Ankunft, enthaltene Leistungen, Stornobedingungen, Zahlungsvereinbarung und einen erreichbaren Kontakt. Wiederhole dem Gast das vollständige Angebot, statt einzelne Angaben isoliert zu bestätigen. Unterscheide klar zwischen verbindlicher Buchung, Option und noch offener Anfrage; der Status muss der tatsächlichen Zusage entsprechen. Buchstabiere am Telefon die E-Mail-Adresse und prüfe Namen. Bei Firmenbuchungen sind übernachtender Gast und Rechnungsempfänger getrennt zu erfassen. Speicher nur Daten, die für Aufenthalt und Abrechnung erforderlich sind, und hinterlege operative Wünsche direkt bei der Buchung. Die Vorbereitung ist abgeschlossen, wenn eine andere Person an der Rezeption dieselbe Buchung ohne Rückfrage korrekt anlegen könnte.
| Bereich | Konkrete Frage | Abnahme |
|---|---|---|
| Aufenthalt | Welches Anreise- und Abreisedatum? | Anzahl Nächte stimmt |
| Belegung | Wie viele Erwachsene, Kinder und Zimmer? | Kapazität ist erfüllbar |
| Kontakt | Welche E-Mail und Telefonnummer sind erreichbar? | Bestätigung kann zugestellt werden |
| Verbindlichkeit | Anfrage, Angebot oder bestätigte Buchung? | Status passt zur Vereinbarung |
Den Gast zuerst suchen und eindeutig zuordnen
Eine neue Buchung braucht nicht automatisch ein neues Gastprofil.Öffne Buchungen → Neue Buchung und beginne im Gastbereich mit der Suche. Verwende zuerst die E-Mail, danach Name und gegebenenfalls Telefonnummer. Vergleiche nicht nur den Namen: Zwei Personen können gleich heißen, und eine wiederkehrende Person kann eine neue E-Mail verwenden. Öffnen oder wähle den bestehenden Datensatz nur, wenn Identität und Kontakt plausibel zusammenpassen. Dadurch bleiben Aufenthaltsverlauf, Kommunikation und Rechnungsbezug an einem Gastprofil.
Gibt es keinen passenden Treffer, lege den Gast im Dialog neu an. Erfasse Anrede, Vor- und Nachname getrennt, erreichbare E-Mail, Telefonnummer und die für den Vorgang nötige Anschrift. Verwende interne Notizen nicht als Ersatz für Stammdaten. Ein Tippfehler in der E-Mail muss im Gastprofil korrigiert werden, sonst scheitert später die Bestätigung. Bei Firmenkontext wählst du das richtige aktive Unternehmen; eine Firma wird nicht als Nachname des Gastes missbraucht.
Suche zuerst nach einem bestehenden Gästeprofil. Beginne mit bestätigter E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und vergleiche anschließend vollständigen Namen, Geburtsdatum, Adresse und, sofern vorhanden, frühere Aufenthalte. Ein gleicher Name allein reicht nicht, besonders bei Familien oder häufigen Namen. Öffne mögliche Treffer und prüfe, ob die Kontaktdaten wirklich zur buchenden oder übernachtenden Person gehören. Verwende ein passendes Profil weiter und änder nur Angaben, die der Gast tatsächlich aktualisiert hat. Bleibt die Identität unklar, kläre sie, statt zwei Personen zusammenzuführen. Gibt es keinen Treffer, lege genau ein neues Profil mit korrekt geschriebenen Mindestangaben an. Verknüpfe Buchungskontakt und mitreisende Gäste bewusst, damit Nachrichten, Meldeschein, Rechnung und Aufenthaltshistorie beim richtigen Profil bleiben. Lege niemals vorsorglich ein Duplikat an und überschreibe keine fremde E-Mail-Adresse. Vor dem nächsten Schritt gleichst du Name und Kontakt noch einmal mit der Anfrage ab.
Zeitraum, Belegung und Zimmerbestand gemeinsam prüfen
Verfügbarkeit gilt für den gesamten Aufenthalt, nicht nur für die Anreisenacht.Wähle Anreise und Abreise. Kontrolliere die berechnete Zahl der Nächte. STRYK lädt danach die für den vollständigen Zeitraum verfügbaren Zimmer. Wenn Verfügbarkeit nicht geladen werden kann oder als fehlerhaft erscheint, speicher nicht mit einer Vermutung weiter. Prüfe Verbindung und Zeitraum erneut. Ein „wird schon frei sein“ darf nie eine in STRYK bestätigte Verfügbarkeit ersetzen.
Wähle danach die Zimmerkategorie und ein oder mehrere konkrete Zimmer. Die gemeinsame effektive Kapazität muss Erwachsene und Kinder aufnehmen. Bei Mehrzimmerbuchungen verteilst du die Personen nachvollziehbar auf jede Einheit; kein ausgewähltes Zimmer bleibt ohne Gast, und keine Einheit überschreitet ihre Kapazität. Wünsche wie bestimmtes Stockwerk werden nur erfüllt, wenn das konkrete verfügbare Zimmer sie tatsächlich erfüllt. Ein Upgrade oder Downgrade muss fachlich und preislich bewusst entschieden werden.
Erfasse den vollständigen Aufenthalt und warte auf die von STRYK geprüfte Verfügbarkeit, bevor du Zimmer auswählst. Kontrolliere Anreise, Abreise und errechnete Nächte gemeinsam. Trage Erwachsene, Kinder und Kinderalter je gewünschtem Zimmer ein und prüfe Kapazität sowie Kategorieregeln für die gesamte Reisegruppe. Die Verfügbarkeit muss für jede Nacht gegeben sein. Verteile Personen bei mehreren Zimmern bewusst und stelle sicher, dass jedes konkrete Zimmer über sein gesamtes Segment frei bleibt. Prüfe aktive Sperren und Zimmermerkmale, bevor du ein bestimmtes Zimmer zusagst. Eine verfügbare Kategorie garantiert noch nicht, dass das Wunschzimmer geeignet ist. Wenn STRYK die Verfügbarkeit nicht laden oder bestätigen kann, stoppe den Vorgang; nimm kein Zimmer nur aufgrund einer Annahme als frei an. Ist das Wunschzimmer nicht verfügbar, biete eine passende Kategorie, einen anderen Zeitraum oder eine andere Zimmerkombination an und lass diese bestätigen. Vor der Preiswahl prüfst du Zeitraum, Nächte, Gäste und Zimmer erneut. Der Schritt ist abgeschlossen, wenn der Aufenthalt vollständig und konfliktfrei verfügbar ist.
Verfügbarkeitsprüfung in fünf Schritten
- 01Nächte lesen
Anreise bis Abreise gegen die Anfrage prüfen.
Kein Off-by-one-Fehler - 02Verfügbarkeit abwarten
Nur serverseitig geladene freie Einheiten verwenden.
Kein Ladefehler - 03Kapazität prüfen
Erwachsene und Kinder müssen vollständig passen.
Ausreichende Plätze - 04Zimmer verteilen
Bei mehreren Zimmern jede Personengruppe zuordnen.
Keine leere Auswahl - 05Zeitraum erneut lesen
Vor dem nächsten Abschnitt den gesamten Aufenthalt wiederholen.
Zeitraum bestätigt
Rate Plan, Nachtpreise und Extras vollständig rechnen
Der Gesamtpreis muss aus den sichtbaren Bestandteilen erklärbar sein.Wähle den vereinbarten aktiven Rate Plan. Prüfe, ob Name, Storno- und Zahlungsbedingung zur Zusage passen. Lies die Preisvorschau je Nacht: Basis, aktive Preisregel oder Override, gegebenenfalls touristische Abgabe und weitere Bestandteile. Vergleiche nicht nur die Endsumme. Wenn eine einzelne Nacht unerwartet abweicht, öffne die Preisquelle und kläre die Ursache, statt den Gesamtbetrag spontan passend zu überschreiben.
Füge nur Extras hinzu, die bestellt und im Aufenthalt erbringbar sind. Prüfe die Berechnungsart: einmalig, je Nacht, je Gast oder je Gast und Nacht. Bei zwei Erwachsenen und drei Nächten kann derselbe Einzelpreis je nach Modell stark unterschiedliche Summen erzeugen. Lies am Ende Zimmerpreis, Extras, Steuern und Gesamtsumme gemeinsam gegen das Angebot. Ein manueller Preis ist ein begründeter Ausnahmeweg; Grund, Zuständigkeit und vereinbarte Summe müssen dokumentierbar bleiben.
Wähle den Tarif, der zum angebotenen Leistungsumfang passt, nicht einfach den niedrigsten sichtbaren Betrag. Prüfe alle Nachtpreise, enthaltene Leistungen, Storno- und Zahlungsbedingungen, Steuern und Währung über den gesamten Aufenthalt. Füge nur Extras hinzu, die der Gast angenommen hat, und beachte die Berechnungsart: pauschal, pro Zimmer, pro Person, pro Nacht oder pro Person und Nacht. Zwei Gäste mit drei Nächten ergeben bei „pro Person und Nacht“ sechs Einheiten, sofern die Leistung nicht bereits im Tarif enthalten ist. Vergleiche Inklusivleistungen und Extras, damit nichts doppelt berechnet wird. Gleiche Zwischensumme, Steuern, Extras, Anzahlung und Gesamtsumme mit dem Angebot ab und erkläre saisonale Preisunterschiede vor dem Speichern. Ein manueller Preis darf nur bewusst und mit nachvollziehbarem Grund verwendet werden, niemals, um einen fehlenden Tarif oder einen Rechenfehler zu verdecken. Ist die Preisberechnung nicht verfügbar, stoppe und laden sie erneut. Der Preischeck ist bestanden, wenn jeder Betrag aus Nächten, Leistungen und Regeln nachvollziehbar ist und der Gast Gesamtsumme und Bedingungen bestätigt hat.
| Bestandteil | Prüfung | Beispiel Hotel Nordlicht |
|---|---|---|
| Zimmernächte | Nächte × gültiger Tagespreis | 3 Nächte, jede einzeln sichtbar |
| Rate Plan | Leistung und Bedingungen passen | Direkt flexibel |
| Extra | Menge und Berechnungsart stimmen | Frühstück je Gast und Nacht |
| Gesamtsumme | Angebot und STRYK sind identisch | Differenz 0 € |
Status, Quelle, Zahlung und Notizen bewusst setzen
Diese Felder bestimmen, wie der Betrieb den Aufenthalt weiterbearbeitet.Speicher eine verbindliche Reservierung als bestätigt. Ein Walk-in, der unmittelbar eincheckt, folgt dem vorgesehenen Check-in-Weg; eine offene Anfrage darf nicht als sichere Anreise erscheinen. Wähle die tatsächliche Quelle, direkt, Telefon, Firma oder den vorhandenen Buchungskanal. Die Quelle ist kein Marketingetikett, sondern hilft später bei Kommunikation, Auswertung und kanalbezogenem Vorgehen.
Erfasse nur tatsächlich eingegangene Zahlungen. Null Euro ist offen, eine echte Anzahlung ist Teilzahlung, und bezahlt gilt erst, wenn der erfasste Betrag die fällige Summe deckt. Ein versprochener Banktransfer ist noch kein Zahlungseingang. Interne Notizen enthalten konkrete betriebliche Information wie „Babybett bestätigt, Housekeeping informiert“, nicht personenbezogene Wertungen oder Angaben, die in ein Stammdatenfeld gehören. Gästewünsche und interne Bearbeitung bleiben verständlich getrennt.
Setze Buchungsstatus, Quelle, Zahlung und Notizen so, wie der Vorgang tatsächlich ist. „Bestätigt“ bedeutet, dass das Hotel Zimmer und Leistung verbindlich für die Anreise einplant. Für eine noch offene Zusage verwendest du „Anfrage“, „Option“ oder den passenden Vorbestätigungsstatus. Erfasse die echte Buchungsquelle, weil sie Auswertung und Kommunikationsweg bestimmt. Direkt und manuell erfasste Buchungen kommunizieren per E-Mail; OTA-Buchungen behalten ihren Kanalkontext. Eine Zahlung wird erst erfasst, wenn Geld tatsächlich eingegangen ist, mit Betrag, Datum und Zahlungsart. Eine angekündigte Überweisung ist noch keine Anzahlung. Notizen bleiben knapp, relevant und für das zuständige Team verständlich. Angaben zu Zimmerbereitung, Barrierefreiheit oder Ankunft gehören in den operativen Buchungskontext; sensible persönliche Geschichten nicht in allgemeinen Freitext. Prüfe zum Abschluss Gast, Zeitraum, Zimmer, Preis, Quelle, Status, Zahlung und Wünsche. Jedes Feld soll eine spätere Frage des Hotelteams beantworten.
Letzte Prüfung vor dem Speichern
- Gastprofil und erreichbare E-Mail sind eindeutig.
- Anreise, Abreise und Nächte stimmen mit der Zusage.
- Zimmer und Personenverteilung sind verfügbar und kapazitätsgerecht.
- Rate, Extras und Gesamtsumme entsprechen dem Angebot.
- Status, Quelle und Zahlung beschreiben den realen Stand.
Einmal speichern und den entstandenen Datensatz beweisen
Ein Erfolgshinweis ist der Anfang der Kontrolle, nicht ihr Ende.Klicke einmal auf Anlegen und warte, bis Preis- und Verfügbarkeitsprüfung sowie Speichern abgeschlossen sind. Wird der Dialog langsam, klicke nicht erneut. Öffne nach Erfolg die Buchungsliste oder den Kalender und suche anhand von Gast und Zeitraum. Wenn der Vorgang unklar abgebrochen ist, prüfe ebenfalls zuerst die Liste, bevor du einen zweiten Datensatz anlegst. So verhinderst du Doppelbuchungen durch wiederholte Bedienung.
Öffne den gespeicherten Aufenthalt. Vergleiche Gast, Kontaktdaten, Zeitraum, Nächte, Personen, Kategorie, Zimmer, Rate, Extras, Summe, Status und Zahlung mit deiner Abnahmeliste. Wechsle danach in den Kalender und prüfe, dass die Buchung genau einmal im richtigen Zimmer und Zeitraum liegt. Öffne außerdem das Gastprofil und bestätige, dass der Aufenthalt dort verknüpft ist. Erst diese drei Ansichten belegen einen vollständigen Datensatz.
Speicher die Buchung genau einmal und warte auf die Rückmeldung von STRYK. Eine langsame Reaktion ist kein Grund für einen zweiten Klick, ein weiteres Formular oder ein vorsorgliches Duplikat. Scheitert die Prüfung, bleiben die Eingaben erhalten. Lies die konkrete Meldung und korrigiere Gast, Zeitraum, Kapazität, Verfügbarkeit, Tarif oder Pflichtfeld, bevor du erneut speicherst. Nach erfolgreicher Anlage notierst du die Buchungsnummer und öffnest den gespeicherten Vorgang erneut. Vergleiche Gast, Aufenthalt, Zimmerzuweisung, Tarif, Extras, Gesamtsumme, Quelle, Status und Zahlung mit der bestätigten Anfrage. Im Belegungskalender darf die Buchung genau einmal im richtigen Zimmer und Zeitraum erscheinen; im Gästeprofil muss derselbe Aufenthalt zu sehen sein. Prüfe außerdem, dass nur die gebuchten Nächte die Verfügbarkeit reduzieren. Eine Erfolgsmeldung allein genügt nicht. Weichen verbundene Ansichten voneinander ab, dokumentiere Buchungsnummer und Unterschied und geben den Fall weiter, lege keine zweite Buchung an. Die gespeicherte Buchung ist danach die gemeinsame Grundlage für Rezeption, Finance, Housekeeping und Kommunikation.
Drei Belege nach dem Speichern
- 01Buchungsdetail
Alle vereinbarten Felder vollständig lesen.
Inhalt stimmt - 02Kalender
Zeitraum und Zimmerzuweisung visuell prüfen.
Genau ein Balken - 03Gastprofil
Aufenthalt am richtigen Profil öffnen.
Eine gemeinsame Historie
Die Reservierung an Rezeption und Betrieb übergeben
Nach dem Speichern beginnt die Gästereise, und damit die Verantwortung des Teams.Versende die vorgesehene Bestätigung aus dem Buchungskontext, nachdem E-Mail, Zeitraum, Leistung, Preis und Bedingungen geprüft sind. Verwende bei manueller Direktbuchung den vorgesehenen E-Mail-Kanal; Buchungen aus einem angebundenen OTA-Kontext behalten ihren Buchungskanal. Notiere keine versendete Bestätigung, wenn der Versand tatsächlich fehlgeschlagen ist. Ein Fehler wird sichtbar bearbeitet und nicht als Erfolg fortgeschrieben.
Prüfe bei besonderen Anforderungen den nächsten Verantwortlichen: Housekeeping für Babybett oder Allergievorbereitung, Finance für vereinbarte Anzahlung, Management für eine außergewöhnliche Preisfreigabe. Die Übergabe verweist auf die gespeicherte Buchung statt auf eine private Nebenliste. Hotel Nordlicht schließt den Vorgang ab, wenn Bestätigung versendet, Sonderleistung zugeordnet und der Aufenthalt in der Anreiseliste des richtigen Tages sichtbar ist.
Übergib die geprüfte Buchung mit einer kurzen, konkreten Zusammenfassung an das Hotelteam. Die Rezeption braucht Buchungsnummer, Gast, Quelle, An- und Abreise, erwartete Ankunft, Zimmer, Gästezahl, Zahlungsstand und einen noch offenen Kontaktpunkt. Housekeeping benötigt nur die relevante Vorbereitungsaufgabe, verknüpft mit dem richtigen Aufenthalt und Datum. Finance benötigt vereinbarte Leistungen, Rechnungsempfänger und eine tatsächlich eingegangene Anzahlung, keinen vorweggenommenen Zahlstatus. Prüfe vor dem Versand die Vorschau der Buchungsbestätigung. Direktbuchungen werden per E-Mail bestätigt; bei OTA-Aufenthalten bleibt die Kommunikation in der Buchungskonversation des Kanals. Bitte den Gast, Zeitraum, Gästezahl, Zimmerkategorie, enthaltene Leistungen, Gesamtsumme und Bedingungen zu prüfen, und übernimm Korrekturen in die ursprüngliche Buchung. Offene Aufgaben für die nächste Schicht erhalten eine verantwortliche Person und einen Termin statt „Bitte prüfen“. Die Übergabe ist abgeschlossen, wenn Gast und beteiligte Teams dieselbe Buchungsnummer und denselben Stand verwenden.
