Hotel in Österreich führen: alle laufenden Pflichten im Überblick

Die laufenden Pflichten auf einen Blick

Eine Betreiberpflicht ist eine Aufgabe, die Gesetz oder Behörde einem Beherbergungsbetrieb dauerhaft auferlegt. Für ein Hotel in Österreich gehören dazu Meldungen an Behörden, Steuerabgaben, Pflichten als Arbeitgeber und Auskünfte an Gäste.

Die Tabelle ordnet die wichtigsten Pflichten. Sie ist ein Überblick für Betriebe mit Beherbergung und Frühstück, kein vollständiges Rechtsgutachten. Jeder Punkt wird in einem eigenen Abschnitt erklärt.

Gewerbeanmeldung und Betriebsanlage

Die Gewerbeanmeldung ist die Anzeige bei der Bezirksverwaltungsbehörde, mit der du ein Gewerbe an einem Standort aufnimmst. Zuständig ist je nach Ort die Bezirkshauptmannschaft, der Magistrat oder das Magistratische Bezirksamt. Die Anmeldung läuft online über das Gewerbeinformationssystem GISA oder persönlich.

Betreibe das Haus als Gesellschaft, zeige bei der Anmeldung den Firmenbuchauszug vor, bei GmbH fragt die Behörde ihn selbst ab. Bestelle einen gewerberechtlichen Geschäftsführer, melde das bei der Anmeldung mit. Wer bereits einen genehmigten Betrieb derselben Art übernimmt, braucht für die Anlage keine neue Genehmigung.

Das Gastgewerbe ist ein reglementiertes Gewerbe und verlangt grundsätzlich einen Befähigungsnachweis. Für die reine Beherbergung gilt eine Erleichterung: Bis zu zehn Fremdenbetten mit Frühstück und kleinen Imbissen gelten als freies Gewerbe ohne Befähigungsnachweis (§ 111 Abs. 2 Z 4 GewO 1994). Anmelden musst du auch dieses Gewerbe. Ausgenommen ist nur die Privatzimmervermietung mit bis zu zehn Betten als häusliche Nebenbeschäftigung im eigenen Haushalt.

Ob zusätzlich eine Betriebsanlagengenehmigung nötig ist, hängt vom Haus ab. Für bestimmte Beherbergungsbetriebe sieht die Genehmigungsfreistellungsverordnung eine Ausnahme vor. Bei Umbau, Erweiterung oder Übernahme eines Hauses klärst du vorab, ob der bestehende Bescheid weiter trägt.

Gäste melden und Ortstaxe abführen

Das Gästeverzeichnis ist das Register, in dem ein Beherbergungsbetrieb jeden Gast mit seinen Meldedaten führt. Der Gast meldet sich unverzüglich, jedenfalls innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen an (Meldegesetz 1991, § 5). Bei der Abreise trägt der Betrieb die Abmeldung ein.

Das Verzeichnis führst du elektronisch oder als Blattsammlung, die die Meldebehörde signiert hat. Behörden dürfen jederzeit Einsicht verlangen. Die Daten bleiben sieben Jahre gespeichert, danach nur so lange, wie eine andere Pflicht es verlangt, etwa im Abgabenrecht. Die Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber Gästemeldung in Österreich.

Die Ortstaxe ist eine Abgabe der Gemeinde pro Gast und Nacht, die der Betrieb einhebt und abführt. Sie gehört nicht zum Meldegesetz. Bezeichnung, Höhe, Befreiungen und Meldetermine legen die Länder und Gemeinden fest und unterscheiden sich von Ort zu Ort. Erfrage diese Angaben einmal bei deiner Gemeinde oder deinem Tourismusverband und halte sie schriftlich fest.

Umsatzsteuer, Voranmeldung und Registrierkasse

Auf die Beherbergung in eingerichteten Wohn- und Schlafräumen fallen 10 % Umsatzsteuer an (Umsatzsteuergesetz 1994, § 10 Abs. 2 Z 3 lit. c, Stand Oktober 2026). Ein ortsübliches Frühstück gilt als Nebenleistung, wenn sein Preis im Zimmerpreis enthalten ist. Für Getränke, Parkplätze oder Wellness prüfst du den Steuersatz einzeln mit deiner Steuerberatung.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist fällig am 15. des zweitfolgenden Monats. Betrug der Umsatz im Vorjahr höchstens 100.000 €, reicht das Kalendervierteljahr, sonst meldest du monatlich (§ 21 Abs. 1 und 2 UStG 1994). Die Jahreserklärung folgt bis 30. April, bei Einreichung über FinanzOnline bis 30. Juni (USP und BMF, Stand Januar 2026).

Personal anmelden und Lohnabgaben zahlen

Jede beschäftigte Person meldest du vor Arbeitsantritt bei der Krankenversicherung an (ASVG § 33). Die Meldung gilt nur, wenn sie über das System ELDA übermittelt wird. Papier, E-Mail oder Telefon genügen grundsätzlich nicht (USP, Stand Januar 2026). Das betrifft auch Saisonkräfte und Aushilfen für einzelne Wochenenden.

Zusätzlich übergibst du unverzüglich nach Beginn einen Dienstzettel nach § 2 des Arbeitsvertragsrecht-Anpassungsgesetzes. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit denselben Mindestinhalten ersetzt ihn. Für Betriebe der Hotellerie gilt der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe, den du bei der Wirtschaftskammer findest.

Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer sind jeweils am 15. des Folgemonats fällig. Die Lohnzettel gehen bis Ende Februar des Folgejahres über ELDA an das Finanzamt (Bundesministerium für Finanzen, Stand 1. Jänner 2026). Das Finanzamt erinnert nicht an diese Termine.

Allergeninformation und weitere Pflichten

Die Allergeninformation ist die Auskunft, welche der 14 Hauptallergene in einer Speise oder einem Getränk stecken. Sie gilt seit Dezember 2014 auch für lose Ware, also für das Frühstücksbuffet im Hotel (EU-Verordnung 1169/2011). Ein pauschaler Hinweis auf mögliche Allergene genügt nicht. Maßgeblich sind die tatsächlich verwendeten Zutaten.

Die Information kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Wer mündlich Auskunft gibt, braucht laut Wirtschaftskammer geschulte Mitarbeitende und eine schriftliche Dokumentation im Hintergrund. Für Buffets klärst du die Darstellung mit der Lebensmittelaufsicht deines Bezirks.

Weitere Pflichten gelten für Brandschutz, Datenschutz gegenüber Gästen, Preisauszeichnung und Musiknutzung. Diese Bereiche stellen wir hier bewusst nicht dar, weil sie vom Bundesland, vom Betriebsbescheid oder vom Einzelfall abhängen. Nimm sie als Prüfauftrag an deine Wirtschaftskammer oder deinen Rechtsberater mit.

Pflichtenkalender für das Hotelbüro

Ein Pflichtenkalender legt fest, wer welche Meldung wann erledigt. Er hängt im Backoffice oder liegt im Kalender der Inhaberin. Die Termine unten sind die bundesrechtlichen Fixpunkte. Ortstaxe und Tourismusbeitrag trägst du nach Auskunft deiner Gemeinde zusätzlich ein.

Beispiel Hotel Nordlicht: Die Umsatzsteuervoranmeldung für Juli reicht die Buchhaltung bis 15. September ein. An diesem Tag sind auch die Lohnabgaben und die Kommunalsteuer für August fällig. Die Inhaberin plant den 10. September deshalb als Abgabetag, damit die Zahlung am 15. gutgeschrieben ist. Bei Banküberweisung gilt eine Respirofrist von drei Tagen.

Aufbewahrungsfristen für Hotelunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem du eine Unterlage vorhalten und Behörden vorlegen kannst. Für Hotels beträgt sie bei den hier genannten Unterlagen sieben Jahre. Das Gästeverzeichnis rechnet ab der Eintragung, Kassenbelege und Buchhaltungsunterlagen nach den Regeln des Abgabenrechts.

Das Gästeverzeichnis enthält personenbezogene Daten und dient nur der Meldepflicht. Lösche es nach Ablauf der Frist, sofern keine andere Pflicht eine längere Aufbewahrung verlangt. Für Unterlagen zu Grundstücken und Gebäuden können längere Fristen gelten. Frage dazu deine Steuerberatung.