Провери основните финансови данни преди първия документ
Грешните основни данни се умножават във всеки следващ документ.Отвори Настройки и провери името на хотела, адреса, контактите, фирмените и данъчните данни, езика на документите, данъчните ставки, начините на плащане и кой отговаря за промените. Не копирайте правни данни от стара бланка без потвърждение.
Hotel Nordlicht записва източника и датата на проверка за всеки финансов елемент, след промени създава нов тестов преглед и никога не презаписва тихо стари окончателни документи.
| Област | Провери | Доказателство |
|---|---|---|
| Идентичност на хотела | Име, адрес, контакт | Официално одобрени данни на хотела |
| Фирма и данъци | Юридическо наименование, ДДС номер, данъчни ставки, задължителни данни | Отговорник за финансите / професионален съветник |
| Плащане | Активни методи, банкови данни, разпределение | Действащ договор или потвърдена банкова сметка |
| Документ | Език по подразбиране, оформление, контакт, логика на номериране | Одобрен вътрешен преглед |
Въвеждайте начисленията по престоя пълно и правилно
Фактурата взема начисленията от престоя. Провери настаняването, цената, гостите, допълненията, количествата, датата на услугата и договорената цена. Добавяйте начисленията към правилния престой, когато са договорени или предоставени, и коригирайте грешките при източника.
Hotel Nordlicht тества две нощувки, двама гости, закуска и в двата дни и една нощ паркиране. Рецепцията изчислява очакваната сума самостоятелно, сравнява я със STRYK и коригира начислението преди финализиране.
За всеки документ съзнателно избирайте частен или фирмен получател
Гостът не е автоматично получател на фактурата, а фирмата от предишен престой не се прехвърля автоматично към следващото пътуване.Преди прегледа избери частно лице или фирма. Провери актуалното име, адреса и задължителните фирмени данни на избрания получател. Предишният фирмен контекст може да подскаже, но не бива да се наследява сляпо.
Hotel Nordlicht създава два прегледа от един и същ тестов престой: частен за Анна Бергер и фирмен за Nordstern Reisen GmbH. Променят се само данните на получателя; начисленията и плащанията остават същите.
| Случай | Използвай | Не наследявайте сляпо |
|---|---|---|
| Лично пътуване | Актуално лично име и адрес | Фирма от предишна командировка |
| Командировка | Избрана фирма и проверен адрес | Подобен стар фирмен контакт |
| Плаща придружител | Действително договорен получател на фактурата | Автоматично основният гост |
| Няколко документа | Ясно разпределение на начисленията по получател | Двойно таксуване на едно и също начисление |
Съгласувайте плащанията и остатъка преди финализиране
Плащането и фактурата са свързани, но не са едно и също. Провери всяко действително плащане: сума, време, метод и разпределение. Авансовото плащане намалява остатъка, но не замества окончателната фактура. Неуспешни или непотвърдени опити не бива да изглеждат успешни.
Hotel Nordlicht тества потвърдено авансово плащане и окончателно плащане при напускане: общите начисления минус аванса дават оставащия остатък, а след това нула, без дублиране. Таксите на външни доставчици на плащания остават отделни.
Съгласуване на плащанията преди финализиране
- Всяко плащане е потвърдено и се появява само веднъж.
- Сумата, времето и методът са правилни.
- Авансовото плащане е отнесено към правилния престой.
- Остатъкът е равен на общите начисления минус потвърдените плащания.
- Неуспешни или чакащи опити не се показват като платени.
Провери прегледа, финализирайте фактурата и използвай същия файл
Прегледът, изтегленият файл и разпечатката не бива да показват три различни състояния на документа.Прочетете прегледа на фактурата отгоре надолу: издател, получател, дата на документа, период на услугата, позиции, количества, суми, данък, плащания, остатък, данни за плащане и долен колонтитул. Провери също преходите между страниците и дългите фирмени адреси.
При нужда избери езика на документа (налични са всички 18 езика на STRYK). Прегледът, изтеглянето и печатът използват един и същ език и един и същ окончателен PDF файл. Hotel Nordlicht отваря изтегления файл самостоятелно и сравнява общата сума, получателя и езика с прегледа.
Одобрете фактура в седем стъпки
- 01Отвори престоя
Провери начисленията, датите и договорената цена.
- 02Избери получател
Потвърди частно лице или фирма и актуалния адрес.
- 03Съгласувайте плащанията
Провери авансовото плащане, окончателното плащане и остатъка.
- 04Избери език
Задай езика на документа за този експорт.
- 05Прочетете прегледа
Провери задължителните данни, редовете, сумите, данъка и оформлението.
- 06Финализирайте
Създай окончателния документ едва след одобрение.
- 07Сравни файла и списъка
Отвори PDF файла самостоятелно и провери статуса във Финанси.
Третирайте офертата, корекцията и анулирането като отделни транзакции
Офертата не е нито окончателна фактура, нито потвърдена платежна транзакция. Тя описва планираните услуги, цената, получателя, валидността и условията. Приемането ѝ води към процеса на резервация и документи, без да се преименува окончателен документ.
Ако окончателна фактура е грешна, използвай определения процес за корекция или анулиране. Не я изтривайте и не я презаписвайте тихо; запазете номера, историята и проследимостта заедно с причината, отговорника и препратка към първоначалния документ.
| Ситуация | Правилен път | Какво да не правите |
|---|---|---|
| Ценово предложение преди резервация | Оферта с валидност и условия | Отбелязване като платена фактура |
| Печатна грешка в прегледа | Коригиране на източника и повторно отваряне на прегледа | Прикриване на грешката в PDF файла |
| Окончателната фактура е грешна | Официална корекция/анулиране с препратка | Изтриване или тихо презаписване |
| Гостът плаща част | Записване на частично плащане и оставяне на остатъка открит | Показване на целия документ като платен |
Контролирайте финансите ежедневно и ги предавайте подредено всеки месец
Кратката ежедневна проверка не позволява краят на месеца да се превърне в лов на грешки.В края на деня Hotel Nordlicht преглежда новите и променените документи, плащанията, остатъците, анулиранията и необичайните промени на получателите. Финансовите списъци са подредени по дата на документа и филтрират целия набор от записи по частни получатели, фирми и статус.
За месечното приключване определете периода, статуса и резултатите. Отчетите в PDF и във формат за електронни таблици използват същите филтри и раздели като прегледа. Изяснявайте несъответствията при източника и документирайте датата на приключване, отговорника, откритите корекции и получателя.
Десетминутна ежедневна проверка
- 01Променени днес документи
Прегледайте новите, окончателните, коригираните и анулираните транзакции.
- 02Плащания и остатъци
Сравни потвърдените плащания с остатъците.
- 03Извадкова проверка на получателите
Отвори поне една частна и една фирмена фактура.
- 04Разпредели несъответствията
Всеки открит въпрос има отговорник, причина и срок.
- 05Документирайте приключването
Запиши датата на проверката и откритите въпроси за следващата смяна.
