Идентифицирайте заявката и коригирайте резервацията без съмнение
Личност, случай и власт трябва да се съгласуват преди всяка промяна.Намерете резервацията по номер или свързан профил на гост и сравни име, имейл, дати, стая и източник. Потвърди пълномощията за телефонни или фирмени заявки.
Запиши точната заявка, час и канал. Спазвайте работния процес на канала за резервации с произход OTA.
Идентифицирайте както заявката, така и резервацията, преди да редактираш. Провери номера на резервацията, самоличността на госта с повече от един съвпадащ факт, пристигане и заминаване, стая или категория, източник, текущо състояние и точния заявен резултат. Потвърди, че обаждащият се или подателят е упълномощен да промени престоя; само име или препратено съобщение може да е недостатъчно. Прочетете оригиналната резервация, вместо да разчитате на резюме по имейл, цвят на календара или запомнен разговор. За OTA резервация също провери дали заявката принадлежи към канала за резервация и дали платформата остава включена. Напишете кратка инструкция: какво се променя, какво остава непроменено, кой го е одобрил и до кога трябва да бъде изпълнено. Спри, ако две резервации могат да съвпаднат, самоличността е несигурна, престоят вече е в къщата или е завършен или исканото действие е в конфликт с текущото състояние. Идентификационната врата преминава само когато един оригинален запис и едно разрешено намерение са извън съмнение.
| Проверка | Трябва да съвпада | Стоп сигнал |
|---|---|---|
| Резервация | Номер, гост, дати, стая | Няколко възможни съвпадения |
| Лице | Контакт и авторитет | Самоличността не е правдоподобна |
| Заявка | Конкретни нови подробности или анулиране | Само общ въпрос |
| Канал | Предвидена промяна на маршрута | Конфликт с канала за резервации |
Разграничете корекция, промяна, анулиране и неявяване
Правилният работен процес защитава историята, наличността и финансите.Корекция коригира записа без промяна на услугата. Промяна променя споразумението. Анулирането прекратява потвърдена резервация преди пристигане. Неявяването означава, че очакваният гост не е пристигнал и не е пряк път за късна анулация.
Престоят в къщата използва промяна на престоя, ранно напускане или преместване на стая, а не анулиране преди пристигане. Историческите състояния не се активират отново чрез плъзгане.
Избери работния процес, който съответства на реалното събитие. Корекцията коригира грешен основен факт, като например правописна грешка, без да променя търговския престой. Промяната променя дати, парти, стая, цена или услуги, като същевременно запазва същата история на резервациите. Анулирането прекратява отговарящ на условията ангажимент преди пристигане и запазва политиката, таксата, възстановяването и одитната пътека. Неявяване означава, че очакваният гост не е пристигнал съгласно приложимото правило за работа; това не е удобен етикет за анулиране. Напускането и вътрешните промени следват техните собствени работни процеси за престой. Никога не изтривайте резервация, за да я премахнете от календара, и никога не създавайте заместваща резервация, преди да отмените оригинала само за да получите нови дати. Обяснете избрания работен процес на госта и екипа, включително каква история и финансов ефект остават. Ако текущото състояние не позволява планирания път, ескалирайте, вместо да налагате друг етикет. Правилното класифициране защитава инвентара, отчитането, комуникацията с гостите и по-късно оспорваните доказателства.
| Ситуация | Работен процес | Не използвай |
|---|---|---|
| Печатна грешка при контакт | Корекция на основни данни | Нова резервация |
| Гостът пристига два дни по-късно | Промяна на дата с проверка на наличността | Оставете старата резервация активна |
| Потвърденото пристигане се отменя | Анулиране по правилата | Изтриване на запис |
| Гостът не пристига | Неявяване в точното работно време | Анулиране на учтивост със задна дата |
Изчислете напълно преди и след
Разберете целевото състояние, преди да запазите промяната.Сравни стари и нови дати, нощувки, обитатели, категория, стаи, цена, цени за нощувки, екстри, данък, обща сума, платена сума и баланс. Удълженията може да пресичат ценови периоди.
Провери пълната наличност за нов период. Вътрешните премествания на стаи запазват минали сегменти и започват на действителната дата на преместване. Обяснете ценовите разлики, преди да запазите.
Изчислете пълен изглед преди и след, преди да поискате одобрение. Сравни пристигане, заминаване, нощувки, стая или категория, възрастни и деца, тарифен план, цена за всяка вечер, екстри, данъци, общо, депозит, такса за анулиране, възстановяване и оставащ баланс. Провери отново наличността на сървъра за всяка нова стая-нощувка и капацитета за новото парти. Преместването на дата може да влезе в различен сезон; разширение може да използва нова цена за нощувка; смяната на стаята може да промени включените услуги. Запазете приетите екстри само когато все още са приложими и ги премахнете само с изрично съгласие. Приложете съществуващото плащане към полученото салдо, без да се преструвате, че е настъпило възстановяване или допълнително получаване. Покажи на госта точната нова сума, разлика, позиция на плащане и условия, след което запиши съгласието. Ако услугата за изчисление е неуспешна, не изчислявайте приблизително ефекта и не въвеждайте сумата за ръчно балансиране. Сравнението е готово, когато старите и новите стойности са проследими и гостът може да вземе едно информирано решение от конкретни числа.
| Поле | преди | след | Въпрос за одобрение |
|---|---|---|---|
| Дати | 12-15 септември, 3 нощувки | 14-18 септември, 4 нощувки | Всички нови нощувки налични ли са? |
| стая | 108, Двойно | 202, Студио | Обслужването и капацитетът са ясни? |
| Цена | Съществуващи общо | Общо преизчислено | Разликата е съгласна с госта? |
| Плащане | Депозит | Нов баланс | Планът за плащане е актуализиран? |
Промени оригиналната резервация с контрол
Престоят остава един случай, дори когато данните му се променят.Отвори идентифицираната резервация и редактирайте само одобрените полета. Изчакайте наличността и цените да завършат и провери отново разпределението за няколко стаи.
Не създавайте втори запис за същата промяна на датата. Истински допълнителен престой е отделен, но ревизията остава в оригиналната резервация.
Редактирайте оригиналната резервация и променяйте само одобрените полета. Потвърди отново номера на резервацията и госта, след като влезете в режим на редактиране, след което въведи целеви дати, парти, стая, цена или услуги от приетия изглед преди и след. Изчакайте завършването на проверките за наличност, капацитет и цена. Запазване на източника, историята, бележките и плащанията, освен ако оторизираната заявка действително не промени техния основен факт. Не дублирайте престоя като заобиколно решение за конфликт и не премествайте безшумно гост между различни стаи, защото празнината в календара изглежда удобна. Запазете веднъж и изчакайте или успех на сървъра, или видима грешка. При отхвърляне прочетете точния конфликт, запазете оригинала непроменен и разрешете наличността или данните при техния източник. След успех отвори отново резервацията, календара и профила на госта. Трябва да остане точно един активен престой, за планираните нощувки и стая, с договорената сума и съществуваща история. Променена резервация се доказва от свързани записи, а не от редактираната форма, която все още показва въведени стойности.
Запазете и докажете промяната
- 01Отворен оригинал
Прочетете номера на резервацията и госта преди редактиране.
Правилен случай - 02Въведи целеви стойности
Въведи само одобрената промяна.
Преди/след документирано - 03Изчакайте проверки
Наличността, капацитетът и цената трябва да се заредят.
Няма състояние на грешка - 04Запазете веднъж
Не създавайте друг случай по време на забавяне.
Успех или видима грешка - 05Отвори отново
Сравни детайлите, календара и профила на госта.
Точно една активна резервация
Отказ с политически и финансов ефект
Анулирането прекратява резервацията, но не и нейната проследимост.Анулирайте само отговаряща на условията потвърдена резервация преди пристигане. Съхранената политика определя таксата, възстановяването и всеки ръчен преглед. Изключенията от учтивост изискват одобрение.
След анулирането състоянието е Отменено и бъдещият инвентар се освобождава. Съществуващите плащания остават. Обработвайте възстановяванията чрез финанси, вместо да изтривате хронологията на плащанията.
Анулирайте само потвърдената отговаряща на условията резервация преди пристигане и прегледайте резултата от правилата, преди да потвърдите. Прочетете приложимия прозорец за анулиране, изчислената такса, вече получените плащания, предложеното възстановяване или задържаната сума, валутата и получения баланс. Разграничете търговската такса от действието по плащането: анулирането може да изчисли дължимото, но възстановяването не е завършено, докато реалният финансов работен процес не го запише. Получете необходимото одобрение за изключение и документирайте причината, без да презаписвате оригиналните доказателства за политиката. Потвърди анулирането веднъж и запазете записа със състояние, време и история на одита; анулирането не е изтриване. Отвори отново календара, за да потвърдите, че активният престой вече не заема инвентар и отвори отново резервацията, за да проверите политиката и финансовия резултат. Ако резервацията идва от OTA, комуникирайте и съгласувайте чрез правилния контекст на резервацията, вместо да изпращаш несвързано ръчно съобщение. Никога не отбелязвайте пристигнал гост като отменен, за да освободите стаята. Анулирането преминава, когато инвентарът, историята на гостите, таксата, плащането и комуникацията описват едно и също събитие.
| Проверка | Очакван резултат | Собственик, ако е отворен |
|---|---|---|
| Състояние | Отменено с клеймо за час | Рецепция |
| Политика | Съхранената политика за резервация е оценена | Управление за учтивост |
| Такса/възстановяване | Сумата и състоянието на прегледа могат да бъдат проследени | Финанси |
| Наличност | Бъдещите нощувки отново правилно налични | Рецепция/стаи |
Провери крайното състояние в пет свързани области
Съобщението за успех не е достатъчно за промяна с множество ефекти.Отвори отново подробностите за резервацията, след това календара, инвентара, профила на госта и финансите. Променен престой има една активна лента; анулиран престой няма такъв в бъдещ период.
За вътрешни премествания на стаи също провери домакинството. За променени дати на пристигане прегледайте планираните съобщения и контекста за онлайн регистрация.
Провери окончателното състояние на подробностите за резервацията, календара, наличността, профила на госта и финансите. За промяна детайлът трябва да показва одобрени стойности, календарът точно една правилна лента, наличността, освободена на стари сегменти и консумирана на нови, профилът на госта, една непрекъсната история и финансира преизчислената сума с действителни плащания. При анулиране резервацията остава проследима със състояние на отменено, в календара няма активен престой, инвентарът се възстановява за отговарящи на условията нощувки, хронологията остава свързана и позицията за такса или възстановяване е изрична. Отвори отново всяка област след ново зареждане, вместо да се доверявате на състоянието на кешираната форма. Сравни внимателно идентификаторите на стаите и датите, така че съседна единица да не бъде променена. Ако един слой не е съгласен, запиши номера на резервацията, очакваната стойност, наблюдаваната стойност и времето, след което ескалирайте; не създавайте друга редакция, за да скриете несъответствието. Професионална последваща проверка доказва както обещанието за гости, така и оперативните ефекти надолу по веригата, преди случаят да бъде обявен за завършен.
Пет доказателства след работния процес
- Подробностите за резервацията показват договорено ново състояние и съдържание.
- Календарът съдържа правилния активен период или няма отменен престой.
- Наличността е правилна за нощувки в стара и нова стая.
- Профилът на гост съхранява един и същи случай и история заедно.
- Цена, плащане, такса, възстановяване и баланс обясняват финансовото състояние.
Комуникирайте и предай новото състояние
Вътрешно правилната промяна е пълна само когато гостът получи правилната информация.Изпратете потвърждение от контекста на резервацията през желания канал. Включете справка, нови дати или анулиране, услуга, цена или такса, плащане/възстановяване и контакт. Провери състоянието на преглед и изпращане.
Оперативните предавания се отнасят до същата резервация. Hotel Nordlicht затваря промяната само когато комуникацията с гостите, стаите, домакинството и финансите са съгласни; отворен преглед остава собственост.
Съобщавайте само провереното крайно състояние. Потвърждението за промяна изброява новите дати, нощувки, стая или категория, парти, услуги, обща сума, позиция на плащане и условия, като същевременно идентифицира същата резервация. Потвърждението за анулиране изброява анулирания престой, ефективното време, резултата от полицата, таксата, състоянието на възстановяването и всички останали действия, без да се твърди, че парите са преместени, когато не са. Използвай канала, извлечен от източника на резервация: директните и ръчните резервации използват имейл, докато OTA резервациите остават в техния разговор за резервация. Визуализирайте разрешените стойности за гости и резервации и изпратете веднъж. Запиши кой притежава отворено възстановяване на средства, преназначаване на стая или последващи действия и крайния срок. При предаване на смяна разграничете завършения работен процес от чакащото финансово действие, така че следващият служител да не повтори анулирането или възстановяването. Помолете госта да съобщи за всяко несъответствие с потвърждението и коригира оригиналния запис, ако е необходимо. Комуникацията е завършена, когато хотелът, гостът и следващата смяна могат да възпроизведат едно и също текущо състояние от един номер на резервация.
