Вхідні рахунки в готелі
Обробляй вхідні рахунки готелю цифрово, без ручного введення
STRYK отримує рахунки постачальників як XRechnung і Factur-X, перевіряє їх і готує перенесення як вхідний рахунок. Схвалення та оплату вирішуєш ти.
- Отримання XRechnung (UBL/CII) і Factur-X
- Без автоматичного схвалення і автоматичної оплати
- Паперові рахунки з оригіналом у вкладенні
Коротко
Цифрова обробка вхідних рахунків означає, що рахунок постачальника приходить як структурований файл і не вводиться вручну. STRYK отримує XRechnung (UBL/CII) і Factur-X, перевіряє файл і після перевірки переносить його як вхідний рахунок (кредиторську заборгованість). Недійсні документи залишаються затриманими. Схвалення та оплату виконує твоя команда. Функція входить до базової ціни, яка складається з базового платежу та суми за кожну кімнату, без плати за кожен рахунок.
Оновлено
Скільки часу забирають вхідні рахунки сьогодні
Коли кухня, постачальник напоїв і технічна служба щомісяця надсилають рахунки, сама оплата забирає мало часу. Дорого обходиться все, що відбувається до неї.
- Сьогодні
Рахунок за напої прийшов на адресу закупівель, рахунок за прання на рецепцію, а рахунок технічної служби у поштову скриньку власниці. Наприкінці місяця ти шукаєш в трьох папках і двох скриньках, поки податковий консультант не отримає документи.
З STRYKПеревірені електронні рахунки стоять як вхідні рахунки серед вхідних документів. Паперові та PDF-рахунки ти вносиш туди вручну і додаєш оригінал. Твій back office працює зі списком.
Читати далі - Сьогодні
Постачальник нагадує про уже оплачений рахунок. Або навпаки: той самий рахунок за м'ясо прийшов раз як PDF-вкладення, раз як паперова копія, і обидва потрапили в купу на оплату.
З STRYKКожен прийнятий рахунок це запис зі статусом. Перед схваленням ти бачиш, що від цього постачальника вже внесено. Перевірку на дублікати під час схвалення виконуєш ти.
Читати далі - Сьогодні
Електронний рахунок приходить як XML-файл, який людина не може прочитати. Бухгалтерія не відкриває його, просить PDF і вводить знову суму, дату та номер рахунку.
З STRYKSTRYK сам читає XRechnung (UBL/CII) і Factur-X і показує результат як звичайний рахунок. Вміст файлу перевіряється до створення вхідного рахунку. Нічого не вводиться заново.
Читати далі
Вівторок у back office: четверо постачальників, один недійсний файл
Приклад з готелю на 30 номерів. Бухгалтерка працює з вхідними рахунками двічі на тиждень, а власниця схвалює оплати.
Перегляд нових електронних рахунків
Четверо постачальників надіслали електронні рахунки: напої, прання, кавовий сервіс, технічна служба. Бухгалтерка переносить файли у вхідні документи. Документи, що пройшли перевірку, готові до прийняття.
Розпізнавання недійсного файлу
Рахунок кавового сервісу не проходить перевірку і залишається затриманим. Бухгалтерка бачить це до того, як щось буде проведено. Вона просить постачальника надіслати виправлений файл.
Прийняття як вхідні рахунки
Три перевірені рахунки бухгалтерка приймає як вхідні рахунки. Постачальник, номер рахунку, дата і суми беруться з файлу. Вводити їх вручну не потрібно.
Власниця схвалює
Власниця перевіряє суми за накладною і замовленням. Схвалює те, що правильно. STRYK не ініціює жодного платежу. Переказ, як і раніше, здійснює команда через банк.
Імпорт банківської виписки
Після обіду бухгалтерка завантажує банківську виписку як CAMT.053. Для списань за напої та прання STRYK пропонує відкриті рахунки, які можуть відповідати. Кожне зіставлення вона підтверджує сама.
Рахунки місяця для податкового консультанта
Журнали передаються бухгалтерській фірмі у форматі DATEV, BMD, CSV або Excel, за бажанням разом із пакетом документів. Податковий консультант отримує рахунки, перевірені в системі.
Що бере на себе STRYK у вхідних рахунках
Шлях веде від файлу до бухгалтерської фірми. Для кожної функції вказано, де бере участь твоя команда.
Отримання та перевірка електронних рахунків
STRYK приймає вхідні рахунки у форматах XRechnung (UBL/CII) і Factur-X та перевіряє файл. Документи, що не пройшли перевірку, залишаються затриманими. Паперові та PDF-рахунки ти вносиш вручну в тому самому розділі, з оригіналом у вкладенні.
Читати даліПеренесення як вхідний рахунок
Після успішної перевірки з електронного рахунку створюється вхідний рахунок. Дані, які вже є у файлі, тобі не потрібно вводити знову. Схвалення та оплата лишаються за командою.
Читати даліБанківський імпорт для звірки
Виписки ти імпортуєш як CAMT.053 (а також CAMT.052/054) або CSV. STRYK пропонує зіставлення з відкритими рахунками. Прямого банківського з'єднання немає, імпорт це імпорт файлу.
Читати даліМісячний журнал для бухгалтерської фірми
Щомісячна передача відбувається у форматі журналу DATEV, BMD, CSV або Excel, за бажанням з пакетом документів. Архів перевірених документів підтримує зберігання відповідно до строків в Австрії (7 років) і Німеччині (10 років).
Читати далі
Вхідні рахунки з пов'язаною системою і без неї
Ліворуч шлях рахунку постачальника через поштові скриньки та столи, праворуч той самий шлях у STRYK. Схвалення та оплата в обох стовпцях лишаються за командою.
| Завдання | Скринька, папки, ручне введення | З STRYK |
|---|---|---|
| Прийняття рахунку | Папір, PDF-вкладення та XML-файли з кількох скриньок і з рецепції. | XRechnung і Factur-X приймаються та перевіряються. Паперові та PDF-рахунки ти вносиш вручну, з оригіналом у вкладенні. |
| Введення даних | Постачальник, номер, дата і суми вручну вписуються в таблицю або бухгалтерську програму. | Дані беруться з перевіреного файлу і переходять у вхідний рахунок. |
| Невірний файл | Часто помічають лише під час проведення або у податкового консультанта. | Недійсні документи затримуються до створення вхідного рахунку. |
| Схвалення | Паперовий рахунок переходить від столу до столу або пересилається. | Схвалення лишається завданням твоєї команди. STRYK нічого не схвалює автоматично. |
| Оплата | Переказ в онлайн-банкінгу. | Без змін. STRYK не ініціює оплату і не пов'язаний з твоїм банківським рахунком. |
| Звірка з банком | Виписка і список рахунків кладуться поруч. | Виписку імпортуєш як файл, пропозиції зіставлення підтверджуєш або змінюєш. |
| Кінець місяця з бухгалтерською фірмою | Папки, вкладення електронної пошти та список в Excel наприкінці місяця. | Журнал у форматі DATEV, BMD, CSV або Excel, за бажанням з пакетом документів. |
Одна ціна, що зростає разом із твоїм закладом
Обробка вхідних рахунків належить до фінансових функцій у базовій ціні. Плати за рахунок немає, і немає додаткової ліцензії для користувачів back office, оскільки кількість користувачів необмежена.
Ціни детально59 EUR базова плата + 6 EUR за номер або одиницю на місяць
Приклад із 30 номерами239 EURна місяць
- 14 днів безкоштовного тесту
- Без плати за налаштування
- Персональний супровід на старті
Чисті ціни, щорічне виставлення рахунків. У перший рік договору знижка 20% на базову плату.
Як запровадити вхідні рахунки в STRYK
Шлях рахунків ти змінюєш поступово. Чинні постачальники надсилають як і раніше, доки ти не перейдеш.
Запитай постачальників про формат
Перевір з back office, які постачальники вже надсилають XRechnung або Factur-X. Великі постачальники з торгівлі напоями та великих кухонь часто переходять раніше, ніж дрібні ремісники.
Налаштуй разом із нами
Налаштування входить до базової ціни. Ми обговорюємо з вами, як рахунки проходять у готелі сьогодні, і налаштовуємо STRYK відповідно.
Почни з кількох рахунків
Протягом першого місяця пропусти через STRYK електронні рахунки лише від двох-трьох постачальників. Твоя команда ознайомиться з перевіркою, прийняттям і схваленням на справжніх документах.
Узгодь формат з бухгалтерською фірмою
Уточни з бухгалтерською фірмою, чи потрібен журнал DATEV, BMD або CSV. Передача відбувається щомісяця, за бажанням з пакетом документів.
Часті запитання
Які формати електронних рахунків може отримувати STRYK?
STRYK отримує XRechnung у синтаксисах UBL та CII, а також Factur-X. Інші формати не входять до цієї функції. Файл перевіряється до того, як з нього створюється вхідний рахунок.
Що відбувається з помилковим електронним рахунком?
Він затримується і не переноситься як вхідний рахунок. Твоя команда бачить, що перевірка не пройдена, і може попросити постачальника надіслати виправлений файл. Проведення відбувається лише після цього.
Чи оплачується рахунок автоматично?
Ні. STRYK не схвалює рахунки автоматично і не ініціює оплату. Схвалення та переказ виконуєш ти або твоя команда. Зв'язку з банківським рахунком також немає.
Як паперові або PDF-рахунки потрапляють у систему?
Вручну. У розділі Бухгалтерія → Платежі → Вхідні документи ти вносиш постачальника, номер документа, дату і суми та завантажуєш оригінал як вкладення. Перенесення без ручного введення стосується лише XRechnung і Factur-X.
Як постачальники надсилають електронні рахунки в STRYK?
Як файл у форматі XRechnung (UBL/CII) або Factur-X. Попроси постачальників надсилати структурований файл, а не лише PDF. Шлях, яким файли потрапляють до твоїх вхідних документів, ми налаштовуємо разом з вами під час запровадження.
Чи отримає мій податковий консультант документи?
Так. Щомісячна передача відбувається у форматі журналу DATEV, BMD, CSV або Excel, за бажанням з пакетом документів. Який формат потрібен твоєму консультанту, визнач разом з ним.
Хто проводить вхідні рахунки у фінансовому обліку?
Твій податковий консультант. STRYK переносить перевірений рахунок як вхідний рахунок і передає його у місячному журналі. Баланс і річна звітність лишаються у твоїй фірмі.
Покажи нам свій стос рахунків
Обговорюємо з вами, які постачальники надсилають електронні рахунки і як виглядає шлях до податкового консультанта в STRYK. Надішли запит на 14-денний тест.