Kort sagt
Für den Monatsabschluss übergibst du der Steuerberatung zu einem festen Stichtag die Ausgangsrechnungen, Tagesabschlüsse, den Kassenbericht, die Kontoauszüge, die Eingangsrechnungen, die Portalabrechnungen und eine Liste der offenen Posten. Gleiche vorher Umsätze und Zahlungseingänge ab, und vereinbare mit der Kanzlei ein Format, das sie direkt einlesen kann.
Det viktigaste i korthet
- Vereinbare mit der Kanzlei einen festen Übergabetermin im Monat und ein Dateiformat, das sie ohne Nacharbeit einliest.
- Gleiche vor der Übergabe Umsätze, Zahlungseingänge und Portalauszahlungen ab, damit die Kanzlei keine Differenzen suchen muss.
- Zur Übergabe gehören auch Kassenbericht, Eingangsrechnungen und eine Liste offener Posten, nicht nur die Ausgangsrechnungen.
- Halte Rückfragen schriftlich fest, damit sie im nächsten Monat nicht erneut auftauchen.
Diese Unterlagen braucht die Steuerberatung
Die Monatsübergabe ist das Paket aus Belegen und Auswertungen, mit dem die Kanzlei den abgelaufenen Monat bucht. Sie besteht im Hotel aus fünf Gruppen: Umsätze, Zahlungen, Eingangsbelege, offene Posten und Kassenunterlagen.
Fehlt eine Gruppe, bucht die Kanzlei mit Schätzungen oder fragt nach. Beides kostet Zeit auf beiden Seiten. Die folgende Liste ist eine Ausgangsbasis. Streiche, was dein Haus nicht hat, und ergänze, was deine Kanzlei zusätzlich verlangt.
Übergabe-Paket zum Monatsende
- Ausgangsrechnungen des Monats, lückenlos nach Rechnungsnummer, auch stornierte und gutgeschriebene
- Tagesabschlüsse aller Tage mit Umsätzen nach Leistungsart und Zahlungsart
- Kassenbericht mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und gezähltem Endbestand
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten, auch Konten von Zahlungsdienstleistern
- Abrechnungen und Auszahlungsbelege der Buchungsportale
- Eingangsrechnungen des Monats, etwa Wäscherei, Frühstückswaren, Energie, Reparaturen
- Liste offener Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit und Mahnstufe
- Belege zu Anzahlungen, die für künftige Aufenthalte eingegangen sind
- Nachweise über abgeführte oder abzuführende Orts- und Kurtaxe
- Hinweise auf Besonderheiten: Gutschriften, Schadensfälle, Rückerstattungen, Gutscheine
Übergabetermin und Ablauf im Monat festlegen
Ein fester Übergabetermin verhindert, dass der Abschluss vom Zufall abhängt. Lege ihn gemeinsam mit der Kanzlei fest und trage ihn im Kalender des Backoffice ein.
Welche gesetzlichen Fristen für Voranmeldungen und Meldungen in deinem Land gelten, nennt dir die Steuerberatung. Rechne deinen internen Termin davon rückwärts, mit Puffer für Rückfragen. Die Tabelle zeigt einen Ablauf, den du auf dein Haus übertragen kannst.
| Zeitpunkt | Aufgabe | Zuständig |
|---|---|---|
| Letzter Tag des Monats | Tagesabschluss, Kasse zählen, offene Entwürfe schließen | Rezeption im Spätdienst |
| 1. und 2. Arbeitstag | Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen, Portalabrechnungen abholen | Backoffice |
| 3. Arbeitstag | Umsätze mit Zahlungen abgleichen, Differenzen klären | Backoffice, Inhaberin |
| 4. Arbeitstag | Eingangsrechnungen vollständig prüfen, Liste offener Posten ziehen | Backoffice |
| 5. Arbeitstag | Paket an die Kanzlei übergeben, Rückfragenliste anlegen | Inhaberin oder Backoffice |
Umsätze und Zahlungen vor der Übergabe abgleichen
Der Abgleich von Umsätzen und Zahlungen findet Differenzen, bevor die Kanzlei sie findet. Er beantwortet eine Frage: Zu jeder Rechnung gehört entweder ein Zahlungseingang, eine Barzahlung oder ein Eintrag in der Liste offener Posten.
Gehe in dieser Reihenfolge vor. Stimmen die Summen eines Schritts nicht, kläre ihn, bevor du zum nächsten gehst.
Abgleich in vier Schritten
Rechnungsnummern prüfen
Prüfe, ob die Nummernfolge des Monats lückenlos ist. Jede Lücke braucht eine Erklärung, etwa eine stornierte Rechnung mit Gutschrift.
Tagesabschlüsse summieren
Addiere die Tagesabschlüsse und vergleiche die Summe mit den Rechnungen des Monats. Das Ergebnis ist die Zahl, die später in der Auswertung der Kanzlei stehen muss.
Zahlungseingänge zuordnen
Ordne jeden Eingang auf dem Kontoauszug einer Rechnung zu. Sammelüberweisungen der Portale löst du in die einzelnen Buchungen auf.
Rest als offenen Posten führen
Alles, was keinem Eingang zugeordnet ist, kommt auf die Liste offener Posten mit Fälligkeit. Ergebnis: Summe der Rechnungen minus zugeordnete Zahlungen entspricht der Liste.
Portale, Kasse und Anzahlungen richtig belegen
Drei Posten führen im Hotel besonders oft zu Rückfragen: Portalabrechnungen, Bargeld und Anzahlungen. Bei allen dreien liegt der Beleg nicht dort, wo der Umsatz entsteht, und deshalb fehlt er am Monatsende gern.
Portale zahlen oft gesammelt und nach Abzug der Provision aus. Lege deshalb die Abrechnung des Portals neben den Kontoauszug, damit die Kanzlei Umsatz, Provision und Auszahlung getrennt buchen kann.
Beim Bargeld braucht die Kanzlei den Kassenbericht mit gezähltem Endbestand. Anzahlungen für spätere Monate gehören mit eigenem Beleg in die Übergabe. Der Aufenthalt liegt erst in der Zukunft, und für die Umsatzsteuer gelten bei Anzahlungen eigene Regeln, die die Kanzlei anwendet.
Eingangsrechnungen und offene Posten vollständig melden
Eingangsrechnungen sind ein häufiger Grund für nachgereichte Belege. Sammle sie über den ganzen Monat an einem Ort, etwa in einem Postfach, das nur für Rechnungen gilt, und prüfe am 4. Arbeitstag auf Vollständigkeit.
Frage bei Lieferanten mit Dauerrechnung nach, wenn bis zum Stichtag nichts eingetroffen ist. Eine bekannte Rechnung, die fehlt, gehört als Hinweis auf die Rückfragenliste.
Die Liste offener Ausgangsrechnungen gibt der Kanzlei Auskunft über Forderungen. Ergänze sie um Fälligkeit und Mahnstufe, damit die Kanzlei erkennt, welche Beträge unsicher sind.
Übergabeformat und Rückfragen mit der Kanzlei klären
Das Übergabeformat entscheidet, ob die Kanzlei deine Daten einliest oder abtippt. Frage nach, ob sie ein DATEV-, BMD-, CSV- oder Excel-Journal bevorzugt und ob Belege als PDF-Paket oder einzeln kommen sollen. Halte die Antwort schriftlich fest.
Führe eine Rückfragenliste mit Datum, Frage, Antwort und Verantwortlichem. Wiederholt sich eine Frage im nächsten Monat, fehlt im Ablauf ein Schritt. Ergänze ihn in deiner Checkliste, statt die Antwort erneut zu geben.
| Datum | Frage der Kanzlei | Antwort | Zuständig | Erledigt |
|---|---|---|---|---|
| 06.10. | Zahlung vom 12.09. keiner Rechnung zugeordnet | Anzahlung für Oktober, Beleg nachgereicht | Backoffice | Ja |
| 06.10. | Eingangsrechnung Wäscherei fehlt | Beim Lieferanten angefragt, Rechnung folgt | Backoffice | Offen |
Vanliga frågor
Was gehört zum Monatsabschluss im Hotel?
Zum Monatsabschluss gehören Ausgangsrechnungen, Tagesabschlüsse, Kassenbericht, Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Portalabrechnungen und die Liste offener Posten. Die Kanzlei bucht daraus den Monat. Welche Zusatzunterlagen sie braucht, lege mit ihr fest.
Bis wann muss ich der Steuerberatung die Unterlagen schicken?
Das hängt von der Vereinbarung mit deiner Kanzlei und den gesetzlichen Fristen deines Landes ab. Frage nach dem spätesten Termin, und setze deinen internen Termin davor, damit Rückfragen Platz haben.
Reichen Tagesabschlüsse allein als Unterlage?
Nein. Tagesabschlüsse zeigen Umsätze, aber nicht, ob das Geld eingegangen ist. Die Kanzlei braucht zusätzlich die Zahlungsseite aus Kontoauszügen, Kassenbericht und Portalabrechnungen.
Wie behandle ich Anzahlungen für spätere Monate?
Reiche sie als eigene Belege ein und kennzeichne den Aufenthaltsmonat. Wie die Kanzlei sie bucht, entscheidet sie nach den Vorgaben deines Landes.
Welches Format ist für die Übergabe am besten?
Das Format, das deine Kanzlei ohne Nacharbeit einliest. Üblich sind DATEV- oder BMD-Importe sowie CSV- oder Excel-Journale. Frage vor dem ersten Abschluss nach und halte das Ergebnis schriftlich fest.
Testa STRYK med din riktiga hotelldag
14 dagar gratis, utan startavgift. Vi sätter upp rum, priser och de första rutinerna tillsammans med dig.