Kort sagt
Der Tagesabschluss im Hotel prüft am Ende des Hoteltags, ob alles erfasst, abgerechnet und übergeben ist. Die Rezeption gleicht in dieser Reihenfolge ab: Anreisen und No-Shows, Abreisen und Rechnungen, offene Posten, Zahlungen, Kasse, Anreisen von morgen und Übergabenotiz. Im Beispielhaus Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern sieht der Dienstplan dafür 20 Minuten vor, weil nur Ausnahmen zu klären sind.
Det viktigaste i korthet
- Der Tagesabschluss folgt einer festen Reihenfolge, damit der Spätdienst um 23 Uhr nicht in einzelnen Buchungen sucht.
- Jeder abgereiste Gast braucht eine ausgestellte Rechnung, jeder erwartete Gast einen Status als eingecheckt, No-Show oder verschoben.
- Kassenabweichungen werden am selben Abend dokumentiert und nie durch Auffüllen aus der eigenen Tasche ausgeglichen.
- Die Übergabenotiz für den Frühdienst gehört zum Abschluss und nennt Anreisen von morgen, offene Punkte und Zimmersperren.
Sieben Schritte in fester Reihenfolge
Der Tagesabschluss ist die Kontrolle am Ende des Hoteltags, die offene Vorgänge sichtbar macht, bevor sie zu Fehlern in der Abrechnung werden. Er beginnt bei den Gästen im Haus und endet bei der Übergabe an den Frühdienst.
Die Reihenfolge hat einen Grund. Erst müssen Anreisen und Abreisen stimmen, dann lassen sich Rechnungen, Zahlungen und Kasse sinnvoll abgleichen. Wer mit der Kasse beginnt, zählt Geld, dessen Herkunft noch unklar ist.
Tagesabschluss in sieben Schritten
Anreisen des Tages abgleichen
Jede erwartete Anreise ist eingecheckt, als No-Show vermerkt oder verschoben. Ergebnis: Keine Buchung des Tages steht mehr auf „erwartet“.
Abreisen und Rechnungen prüfen
Jeder abgereiste Gast hat eine ausgestellte Rechnung, und das Zimmer ist ausgecheckt. Ergebnis: keine Abreise ohne Rechnung.
Offene Posten zubuchen
Restaurant, Bar, Minibar und Extras sind dem Zimmer des Gastes zugebucht, der im Haus bleibt. Ergebnis: Kein Bon liegt mehr lose an der Rezeption.
Zahlungen zuordnen
Barzahlungen, Kartenzahlungen und Überweisungen des Tages hängen an der richtigen Rechnung. Ergebnis: Jede Zahlung hat einen Beleg.
Kasse zählen und abgleichen
Der gezählte Bestand wird mit dem erwarteten Bestand aus Anfangsbestand und Barumsätzen verglichen. Ergebnis: eine Differenz von null oder ein dokumentierter Grund.
Anreisen von morgen vorbereiten
Die Anreiseliste ist geprüft, Zimmer sind zugeteilt, Besonderheiten sind notiert. Ergebnis: Der Frühdienst startet mit einer fertigen Liste.
Übergabenotiz schreiben
Offene Punkte, Gästewünsche und Zimmersperren stehen an einem festen Ort. Ergebnis: Der Frühdienst muss niemanden anrufen.
Anreisen und Abreisen abgleichen
Der Abgleich der Anreisen klärt für jeden erwarteten Gast, ob er im Haus ist. Eine Buchung, die abends noch auf „erwartet“ steht, blockiert das Zimmer und verfälscht die Auslastung des Tages.
Ein Gast, der bis zur vereinbarten Zeit nicht erscheint, ist ein No-Show, wenn er sich nicht gemeldet hat. Rufe vorher einmal an oder schreibe eine E-Mail, und vermerke den Versuch in der Buchung. Ob und wie viel du berechnest, richtet sich nach der Stornobedingung, die bei der Buchung galt.
Bei den Abreisen zählt der Gegenabgleich: Die Liste der abgereisten Gäste wird mit den ausgestellten Rechnungen verglichen. Fehlt eine Rechnung, ging der Gast meist, bevor ein Posten nachgetragen war.
Prüfpunkte für Anreisen und Abreisen
- Alle erwarteten Anreisen sind eingecheckt, verschoben oder als No-Show vermerkt
- Bei No-Shows steht der Kontaktversuch mit Uhrzeit in der Buchung
- Walk-ins des Tages sind als Buchung erfasst, nicht nur auf einem Zettel
- Jede Abreise hat eine ausgestellte Rechnung
- Abgereiste Zimmer stehen im Zimmerstatus auf „schmutzig“ oder „in Reinigung“, nicht mehr auf „belegt“
- Verlängerungen und vorzeitige Abreisen sind in der Buchung nachgetragen
Rechnungen und offene Posten schließen
Ein offener Posten ist eine Leistung, die ein Gast bezogen hat und die noch auf keiner Rechnung steht. Typisch sind der Abendbon aus dem Restaurant, das Getränk an der Bar und die Minibar nach der Kontrolle der Hausdame.
Eine ausgestellte Rechnung bleibt unverändert. Fehlt später ein Posten, folgt eine Korrektur über Storno oder Gutschrift und eine neue Rechnung. Prüfe Betrag, Rechnungsempfänger und Zahlart deshalb vor dem Ausstellen, nicht danach.
Zahlungen zuordnen und Kasse abgleichen
Die Kasse ist der Teil des Tagesabschlusses, der Bargeld betrifft. Sie wird gezählt und mit dem erwarteten Bestand verglichen. Der Tagesabschluss geht weiter: Er umfasst auch Karten- und Überweisungseingänge sowie alle offenen Vorgänge.
Der erwartete Kassenbestand ergibt sich aus Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barauszahlungen. Zähle in Ruhe, am besten zu zweit, und notiere Zählprotokoll, Uhrzeit und Namen.
Wie dein Haus Barumsätze erfassen, belegen und aufbewahren muss, hängt vom Land ab. Österreich und Deutschland stellen unterschiedliche Anforderungen an Kassensysteme. Kläre die Vorgaben für deine Kasse mit deiner Steuerberatung, bevor du den Ablauf festlegst.
Abweichungen am selben Abend klären
Eine Abweichung ist jeder Unterschied zwischen dem, was das System erwartet, und dem, was im Haus tatsächlich vorliegt. Sie fällt beim Abschluss auf und lässt sich um 22 Uhr meist schnell klären, nach drei Tagen oft nicht mehr.
Die Tabelle ordnet häufige Befunde einer wahrscheinlichen Ursache und dem ersten Schritt zu.
| Befund | Wahrscheinliche Ursache | Erster Schritt |
|---|---|---|
| Gast steht auf „erwartet“, ist aber nicht da | Verspätung oder No-Show | Einmal kontaktieren, Versuch vermerken, Zimmer für die Nacht halten oder freigeben |
| Abreise ohne Rechnung | Gast ging früh oder zahlte am Frühstückstisch | Rechnung aus der Buchung erstellen und dem Gast per E-Mail senden |
| Bon ohne Zimmer | Zimmernummer vergessen oder Bar-Bon nicht abgegeben | Servicekraft oder Bar fragen und noch am Abend zubuchen |
| Zahlung ohne passende Rechnung | Anzahlung oder Überweisung nicht zugeordnet | Buchung des Gastes suchen und Zahlung der Rechnung zuordnen |
| Kassendifferenz | Wechselgeld, Zählfehler oder nicht erfasste Barzahlung | Nachzählen, Belege des Tages prüfen, Differenz mit Grund notieren |
| Zimmer belegt, Gast abgereist | Check-out vergessen | Check-out nachholen, damit Housekeeping das Zimmer sieht |
Anreisen von morgen und Übergabe an den Frühdienst
Die Anreiseliste von morgen ist die Übersicht aller Gäste, die am nächsten Tag erwartet werden, mit Zimmer, Uhrzeit und Besonderheiten. Der Spätdienst prüft sie, weil er den ruhigsten Moment des Tages hat. Der Frühdienst hat um 7 Uhr Frühstück, Abreisen und Telefon gleichzeitig.
Achte auf Zimmer, die morgen früh gebraucht werden. Reist ein Gast um 11 Uhr an, muss dieses Zimmer zuerst gereinigt sein. Gesperrte Zimmer stehen in der Notiz. Mehr dazu im Ratgeber Anreiseliste vorbereiten.
Die Übergabenotiz hat einen festen Ort und eine feste Form. Sie nennt offene Punkte mit Namen und Zimmer, Zusagen an Gäste und Besonderheiten der Anreisen. Ein Satz wie „Zimmer 12 wartet auf Rückruf, bis 8 Uhr melden“ ist besser als „Gast 12 offen“.
Prüfpunkte für Anreisen von morgen und Übergabe
- Anreiseliste von morgen ist gedruckt oder geöffnet, alle Zimmer sind zugeteilt
- Frühanreisen sind markiert, die Hausdame weiß, welche Zimmer zuerst fertig sein müssen
- Zimmersperren und Defekte stehen mit Grund in der Notiz
- Zusagen an Gäste stehen in der Notiz, etwa Zustellbett, Babybett oder späte Anreise
- Offene Rückrufe und Nachrichten sind mit Name und Uhrzeit notiert
- Kassenprotokoll ist abgelegt, die Kasse ist verschlossen
Die Checkliste für das eigene Haus anpassen
Eine Checkliste wirkt nur, wenn sie zum Haus passt. Ein Haus mit Restaurant braucht den Schritt „Posten zubuchen“ ausführlicher, eine Pension mit Frühstück und zwei Zimmern am Tag kommt mit einer halben Seite aus.
Lege drei Dinge fest. Erstens, wer den Abschluss macht und wer ihn gegenzeichnet. Zweitens, bis wann er fertig sein muss, etwa eine Stunde vor Dienstende. Drittens, wo die Notiz liegt. Ohne diese drei Angaben wird die Liste abgehakt, ohne dass jemand sie liest.
Prüfe die Liste nach vier Wochen und streiche Punkte, die nie eine Abweichung gezeigt haben. Die Einordnung des Begriffs steht im Ratgeber Night Audit und Tagesabschluss, den Ablauf der ganzen Schicht im Ratgeber Tagesablauf an der Rezeption.
Vanliga frågor
Wie lange dauert ein Tagesabschluss im Hotel?
Im Beispielhaus Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern sind 20 Minuten eingeplant, wenn nur Ausnahmen zu klären sind. Mit Restaurant, Kassenzählung und vielen Abreisen dauert er länger. Plane die Zeit im Dienstplan ein, statt sie am Dienstende abzuziehen.
Wer macht den Tagesabschluss, wenn es keinen Nachtdienst gibt?
Der Spätdienst, bevor er geht. In kleinen Häusern ist das oft die Rezeption selbst oder der Inhaber. Lege fest, wer den Abschluss ausführt und wer ihn am Morgen gegenzeichnet, damit die Verantwortung eindeutig bleibt.
Ist der Tagesabschluss dasselbe wie die Kassenabrechnung?
Nein. Die Kassenabrechnung betrifft nur Bargeld, der Tagesabschluss zusätzlich Anreisen, Abreisen, Rechnungen, offene Posten und andere Zahlungsarten. Die Kasse ist ein Schritt des Tagesabschlusses.
Was tun, wenn die Kasse nicht stimmt?
Nachzählen, Belege des Tages prüfen und die Differenz mit Uhrzeit und Namen notieren. Gleiche sie nicht heimlich aus. Eine dokumentierte Differenz lässt sich später klären, ein verdeckter Ausgleich nicht.
Muss ich No-Shows am selben Abend erfassen?
Ja, empfehlenswert ist der Abend des Anreisetags. Dann stimmen Belegung und Zimmerstatus, und der Kontaktversuch ist noch frisch. Ob eine Gebühr anfällt, richtet sich nach der Stornobedingung der Buchung.
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