Onlineincheckning på hotell: flöde, självincheckningskiosk och dataskydd

Vad är onlineincheckning på hotell?

Vid onlineincheckning får gästen några dagar eller timmar före ankomsten en personlig länk till sin bokning. Där kompletterar gästen de uppgifter du behöver för registrering och vistelse: namn, födelsedatum, medborgarskap, adress, uppgifter om id-handlingen och uppgifter om medresenärerna. Beroende på hotell tillkommer ett foto av id-handlingen och en signatur. Gästen gör det i lugn och ro i sin egen smartphone, utan app och utan konto.

För receptionen är det framför allt tidpunkten som ändras. I stället för att fem gäster fyller i formulär samtidigt och någon i teamet skriver av handskrift, finns uppgifterna vid ankomst redan kontrollerade i bokningen. Saknas något ser du det dagen innan och inte först när gästen står framför dig med väskor och trötta barn.

Viktigt är skillnaden: ett ifyllt onlineformulär är ännu ingen incheckning i operativ mening. Den egentliga incheckningen, alltså rumsöverlämning och status ”på hotellet”, sker först på ankomstdagen, i receptionen eller i kiosken. Ett bra flöde håller isär de två stegen.

Flödet för gäst och reception

För gästen ska vägen vara kort: öppna länken, bekräfta bokningen, komplettera uppgifterna, lägga till medresenärer, fotografera id-handlingen, signera, klart. Varje extra sida och varje onödigt obligatoriskt fält kostar avslut. En gäst som ger upp vid tredje formulärsteget står ändå i receptionen till slut.

För receptionen börjar arbetet när gästen är klar. Receptionen ser i bokningen om onlineincheckningen är avslutad, kontrollerar uppgifterna och godkänner dem eller ber gästen om en rättelse. På ankomstdagen räcker sedan en blick på id-handlingen, välkomnandet och nyckeln. På ett hotell med 25 rum och 12 ankomster en lördag blir det snabbt en timme mindre formulärarbete vid disken.

Vilka uppgifter du samlar in och hur du kontrollerar dem

Samla bara in det du faktiskt behöver för registrering, vistelse och fakturering. Vilka registreringsuppgifter som är obligatoriska följer av lagstiftningen i ditt land och kommunens regler; mer om reglerna i Österrike och Tyskland finns i guiden om gästregistrering. Allt utöver det, som ankomsttid, önskemål om parkering eller allergier, är frivilligt och ska också markeras så.

För fotot av id-handlingen lönar sig automatisk avläsning: systemet läser av den maskinläsbara zonen eller texten och föreslår namn, födelsedatum och dokumentnummer, så att gästen behöver skriva mindre. Är fotot suddigt eller stämmer uppgifterna inte överens ska posten inte tyst gå igenom, utan hamna hos receptionen för kontroll.

Receptionens kontroll är inte misstro mot gästen, utan noggrannhet. Ett skrivfel i födelsedatumet eller ett bortglömt barn märks annars först vid registreringen hos kommunen eller vid turistskatten. Bestäm vem i teamet som kontrollerar och när, till exempel varje morgon för alla ankomster de kommande två dagarna.

Självincheckningskiosk: när lönar den sig?

Kiosken kompletterar onlineincheckningen i två situationer: gäster som inte har använt länken och ankomster när ingen står i receptionen. För lägenhetshotell, garnihotell med reception till klockan 18 och små team som inte kan bemanna kvällstid är det ofta själva anledningen till självincheckning.

I kiosken söker gästen fram sin bokning med bokningsnummer och efternamn, kompletterar saknade uppgifter, fotograferar id-handlingen och signerar. Därefter visar enheten rumsnumret eller en anvisning om var nyckeln finns, till exempel koden till ett nyckelskåp. Själva enheten ska inte ha åtkomst till interna listor, fakturor eller andra bokningar, och den ska återställa sig själv efter en kort stunds inaktivitet.

Räkna ärligt: en kiosk ersätter ingen reception, den avlastar den. Är du ändå bemannade dygnet runt ger en väl använd onlineincheckning oftast mer än en extra enhet. Finns det däremot ingen på plats efter klockan 20 är kiosken lösningen som gör att sena gäster inte står framför en stängd dörr.

Dataskydd och införande i fem steg

Registreringsuppgifter och foton av id-handlingar är personuppgifter, och ett foto av en id-handling kräver särskilt skydd. Informera gästerna begripligt innan de fyller i vad du använder uppgifterna till, vem som ser dem och hur länge du sparar dem. Samla bara in foton av id-handlingar om du har ett tydligt syfte, begränsa åtkomsten i teamet till de roller som behöver den och bestäm en raderingsfrist. Vilken rättslig grund och vilka frister som gäller för din verksamhet klarar du ut med din dataskyddsrådgivare.

Själva införandet är överskådligt. Viktigare än tekniken är att teamet känner till det nya flödet och att du spelar igenom det en gång fullständigt med en riktig testbokning, inklusive medresenär, saknad uppgift och rättelse.

Så löser STRYK onlineincheckningen

I STRYK är onlineincheckning och incheckningskiosken egna moduler som ingår i grundpriset och aktiveras per hotell. Om du vill skickar onlineincheckningen automatiskt en inbjudan via e-post till gästerna ett bestämt antal timmar före ankomst; länken hör till exakt en bokning och upphör efter den tid du väljer. Gäster från direktbokningar och från bokningar som receptionen har skapat bjuds in; gäster från portalbokningar checkar in i receptionen eller i kiosken. Du bestämmer om foto av legitimation och underskrift är obligatoriska och sparar samtyckes- och underskriftstexten på dina gästers språk. Gästerna fyller i registreringsuppgifter för sig själva och alla medresenärer; från ett läsbart foto av legitimationen föreslår STRYK namn, födelsedatum och dokumentuppgifter.

Om ett foto av en id-handling inte går att läsa tydligt eller om uppgifterna inte stämmer överens hamnar ärendet hos receptionen för kontroll. Receptionen ser i bokningen om onlineincheckningen är inskickad, under kontroll, behöver rättas eller är godkänd, och kan be gästen om en riktad rättelse. Onlineincheckningen markerar bokningen som ”onlineincheckning förberedd”; incheckningen sker först från ankomstdagen. De registrerade uppgifterna går direkt till gästregistreringen.

Kiosken körs i webbläsaren på en surfplatta med en egen enhetsinloggning som bara gäller för ditt hotell. Gästen hittar sin bokning med bokningsnummer och efternamn, kompletterar uppgifter, fotograferar id-handlingen, signerar om det krävs och checkas in. Därefter visar kiosken, beroende på inställning, rumsnumret, koden till nyckelskåpet som du har lagt in eller en egen text. För uppgifter från onlineincheckningen kan du ställa in en raderingsfrist efter avresan. Det här gör STRYK medvetet inte: det styr inga dörrlås, skriver inga nyckelkort och tar inte betalt i kiosken; betalningar sker i förväg online eller i receptionen.