Gästregistrering på hotell: vad som gäller i Österrike och Tyskland

Varför hotell måste registrera gäster

Både i Österrike och i Tyskland förpliktar registreringslagstiftningen boendeanläggningar att samla in gästernas uppgifter och hålla dem tillgängliga för myndigheterna eller lämna över dem. Bakom det ligger allmän säkerhet, statistik och på många orter avräkningen av den lokala turistskatten (Ortstaxe eller Kurtaxe). För dig som hotellägare innebär det: uppgifterna måste finnas fullständigt, i tid och spårbart, även för medresenärer.

De exakta obligatoriska uppgifterna, fristerna, undantagen och bevarandetiderna skiljer sig mellan länderna och delvis mellan delstater och kommuner. Den här guiden beskriver huvuddragen och är ingen juridisk rådgivning. Bindande är det som din kommun, din turistorganisation eller din registreringsmyndighet föreskriver; fråga där innan du bestämmer ditt flöde.

Österrike: Meldegesetz, Gästeblatt och Gästeverzeichnis

I Österrike reglerar registreringslagen (Meldegesetz) registreringsplikten i boendeanläggningar. Gästerna registreras på Gästeblatt, registreringskortet, och verksamheten för korten som gästförteckning (Gästeverzeichnis). Registreringen ska ske inom 24 timmar efter ankomst. För resegrupper och familjer finns förenklade former där medresenärer kan registreras tillsammans.

I praktiken registrerar många verksamheter i dag elektroniskt: kommunen eller turistorganisationen tillhandahåller ett registreringssystem dit gästuppgifterna förs över som fil eller via en direkt integration. Utifrån samma uppgifter beräknar många orter Ortstaxe och tar fram övernattningsstatistiken, och vissa delar även ut gästkortet den vägen. Vilken lösning din ort använder och i vilket format den tar emot uppgifter varierar regionalt.

Tyskland: Bundesmeldegesetz och besonderer Meldeschein

I Tyskland reglerar den federala registreringslagen (Bundesmeldegesetz) den särskilda registreringsplikten i boendeanläggningar. Registreringen görs på besonderer Meldeschein, som gästen fyller i och skriver under på ankomstdagen; hotellet sparar den och visar upp den för myndigheterna på begäran. Sedan 2025 gäller plikten att fylla i Meldeschein i princip bara utländska gäster; tyska medborgare är undantagna. Medresande makar, partner och minderåriga barn kan registreras på en gemensam Meldeschein.

Utöver pappersformen kan Meldeschein också fyllas i elektroniskt, om de lagligt tillåtna förfarandena följs. På kur- och rekreationsorter är Meldeschein ofta samtidigt underlaget för Kurtaxe och gästkort och hanteras då via kommunens registreringssystem. Hur du får registrera elektroniskt och vilka ytterligare uppgifter din kommun begär för Kurtaxe klarar du ut på plats.

Det digitala registreringskortet: mindre avskrivning, färre luckor

Med ett digitalt registreringskort fyller gästen själv i sina uppgifter i smartphonen, i kiosken eller på receptionens surfplatta. Uppgifterna finns direkt strukturerade i bokningen, är läsbara och kan föras över till kommunens registreringssystem utan avskrivning. Obligatoriska fält går inte att hoppa över, och ett saknat medborgarskap märks när formuläret fylls i, inte först i slutet av månaden.

Den största vinsten gäller medresenärerna. På papper registreras familjen ofta som ”herr Huber + 3”, och till registreringen saknas sedan barnens namn och födelsedatum. Ett digitalt registreringskort kräver uppgifterna för varje person separat, och samma uppgifter ger senare åldersgränserna för turistskatten.

Hålla fristerna: flödet i vardagen

Frister missas sällan av slarv, utan för att ingen har överblicken: en gäst kommer klockan 22, nattpersonalen checkar in gästen och nästa kväll märker någon att registreringskortet fortfarande är ofullständigt. Ett fast flöde med tydligt ansvar förhindrar det.

Så löser STRYK gästregistreringen

STRYK registrerar uppgifter per resenär och knyter dem till bokningen, oavsett om gästen fyller i dem vid onlineincheckningen, i kiosken eller om receptionen matar in dem vid incheckningen. Vilka fält som är obligatoriska bestämmer du i incheckningsinställningarna. För walk-ins utan onlineincheckning finns dessutom ett utskrivbart incheckningsformulär med signaturrad. I varje bokning ser du om registreringsuppgifterna är kompletta och om registreringen är gjord.

För hotell i Österrike bevakar STRYK 24-timmarsfristen: den börjar vid den faktiska incheckningen, för hotell utan reception vid den planerade ankomsttiden. Två timmar innan fristen går ut påminner STRYK om den förfallande registreringen, och en försenad registrering ligger kvar som påminnelse tills den är klar. I registreringsöversikten filtrerar du på period, fullständighet och status; ett totalantal öppna registreringar visar även äldre fall som inte ligger i det aktuella filtret.

För överföringen skapar STRYK en CSV-fil eller en fil i det österrikiska MBS-formatet, på begäran även automatiskt enligt schema. En skapad fil räknas som registrerad först när du bekräftar den faktiska inlämningen. För orter som använder Feratel är den direkta överföringen med resultat per gäst tekniskt ansluten och aktiveras regionalt efter godkännande; fram till dess registrerar du där via fil. För Tyskland registrerar STRYK uppgifterna digitalt på samma sätt och tillhandahåller dem som CSV; någon egen överföringsväg till tyska registreringssystem finns inte. STRYK stöder insamling, kontroll, export och frister, men ersätter inte en juridisk granskning av ditt flöde.