Koppla Booking.com till hotellsystemet: steg för steg

Därför lönar sig kopplingen

Många mindre hotell börjar med Booking.com genom att sköta rum och priser direkt i extranätet. Det fungerar så länge Booking.com är den enda kanalen. Så snart gäster också bokar per telefon, e-post eller via den egna webbplatsen måste varje sådan bokning föras in för hand i extranätet. Glömmer någon det säljer Booking.com ett rum som redan är upptaget.

Med en koppling blir två lager ett. Ditt hotellsystem vet vad som är ledigt och rapporterar det till Booking.com. En bokning via Booking.com hamnar i beläggningsplanen utan att någon skriver av den, med gästens namn, period, pris och antal personer. Ändrar gästen sin resa eller avbokar följer systemet med även där.

Den andra vinsten är prisadministrationen. I stället för att lägga in ett säsongspris separat i extranätet, på webbplatsen och i receptionsprogrammet ändrar du det en gång. Särskilt på hotell med tunn bemanning i receptionen är det den tid som annars saknas för gästen.

Det här behöver du före kopplingen

Tekniken är sällan problemet. Det som försenar en koppling är oklara rumstyper, för många priser och saknade inloggningar. Den som går igenom listan nedan i förväg är oftast klar på en förmiddag.

Särskilt viktigt är frågan om vilka rumstyper du faktiskt säljer hos Booking.com. Står det ett ”Superior dubbelrum” där som inte finns i den formen på ditt hotell måste det först redas ut vilka verkliga rum som ligger bakom. En rumstyp hos Booking.com ska alltid motsvara exakt en rumstyp i ditt hotellsystem.

Så går uppsättningen till steg för steg

Booking.com samarbetar inte direkt med varje hotellsystem, utan via certifierade anslutningspartner. I extranätet väljer du därför den anslutningspartner som din systemleverantör anger och bekräftar godkännandet. Först därefter får systemet skicka tillgänglighet och priser för ditt hotell.

Sedan följer det egentliga arbetet på hotellet: mappningen. För varje rumstyp och varje pris hos Booking.com bestämmer du vilken rumstyp och vilket pris i ditt system som ligger bakom. Först när mappningen är komplett ska kopplingen aktiveras.

Expedia, Airbnb och andra portaler

Hos Expedia sker godkännandet via Expedia Partner Central: där väljer du på samma sätt ditt systems anslutningspartner för tillgänglighet, priser och bokningar och anger därefter hotell-ID och de efterfrågade anslutningsuppgifterna i hotellsystemet. Andra portaler följer samma mönster, menyerna heter bara annorlunda. Airbnb kopplar du utan extranät: du loggar in i channel managern med ditt Airbnb-konto, godkänner kopplingen och mappar dina enheter.

Det är viktigt att inte koppla alla portaler samma dag. Koppla först den portal som ger mest intäkter, se under en vecka att bokningar, ändringar och avbokningar kommer fram korrekt, och lägg sedan till nästa. Då vet du direkt var du ska leta om något avviker.

Fundera också vid varje ny portal på om den lönar sig. Varje portal tar sin egen provision, och varje extra pris måste skötas och mappas. För många mindre hotell ger två välskötta portaler plus en stark egen bokningsmotor mer än fem halvskötta kanaler.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

De flesta problem efter en koppling har samma orsaker. De uppstår inte i tekniken, utan i vanor från tiden före kopplingen.

Vad som händer med avbokningar, ändringar och gästmeddelanden

Avbokar en gäst via Booking.com kommer avbokningen via channel managern till hotellsystemet. Bokningen avbokas, nätterna blir lediga igen och det nya lagret skickas till alla kopplade kanaler. Om en avbokningsavgift tillkommer beror på det villkor som gästen godkände vid bokningen; vem som tar betalt beror på om Booking.com eller ditt hotell hanterar betalningen.

Ändringar som en annan period eller ett annat antal personer tillämpas på den befintliga bokningen så länge gästen ännu inte har anlänt. De gamla nätterna blir lediga, de nya beläggs. Finns det inget passande ledigt rum för den nya perioden får systemet inte i tysthet gå förbi det; en bra channel manager rapporterar konflikten så att någon på hotellet kan besluta.

Gästmeddelanden från portalen ska inte hamna i en andra inkorg, utan hos den bokning de hör till. Då ser receptionen vid ankomsten att gästen har frågat om parkering eller en sen ankomst, utan att titta i extranätet.

Så löser STRYK kopplingen

Anslut Booking.com, Expedia, Airbnb och andra portaler till STRYK. Hantera priser och tillgänglighet på ett ställe och portalbokningar i kalendern. Under ”Kanaler” ser du de portaler som bekräftats för dig anläggning, var och en med tydlig status: inte ansluten, inaktiv, aktiv eller frånkopplad. Ett klick öppnar inställningen: ange anläggnings-ID från extranätet, testa anslutningen, mappa rum och priser, spara. En ny anslutning sparas först som inaktiv. Du kan aktivera den först när STRYK inte hittar några öppna punkter, till exempel ett saknat pris, saknade avbokningsregler eller ofullständig mappning. Dialogen leder direkt till extranätet.

Allt sköts på ett ställe: rumstyper, bilder och utrustning under rummen; priser, avbokningsvillkor, minsta vistelse samt ankomst- och avresestopp under ”Priser”, där också ett valfritt påslag per kanal. Tillgängligheten uppstår ur bokningar och rumsspärrar. Varje ändring skickas till de kopplade portalerna, och dessutom stämmer STRYK av hela läget en gång per dag. När du kopplar kan du läsa in portalens befintliga framtida bokningar en gång.

Portalbokningar, ändringar och avbokningar hamnar i beläggningsplanen och påverkar samma lager som en bokning i receptionen eller via din egen bokningsmotor. Hittar STRYK inget ledigt passande rum för en portalbokning läggs den inte i ett upptaget rum, utan visas som ett avstämningsmeddelande som behöver redas ut. Meddelanden från portalen visas vid bokningen under ”Gäster → Meddelanden”. Vilken portalkoppling ditt hotell kan använda bekräftar vi efter mappningen och ett fullständigt anslutningstest; dina avtal och provisioner med portalerna förblir hos dig.