Consumația din restaurant și bar trecută pe cameră: cum conectezi corect casa de marcat și PMS-ul

De ce contează trecerea pe cameră

Oaspeții care nu trebuie să scoată cardul la fiecare băutură consumă mai relaxat. La sfârșitul sejurului plătesc totul o singură dată la recepție: camera, micul dejun, cina, barul și masajul. Pentru multe hoteluri de vacanță cu demipensiune și wellness aceasta este regula, pentru hotelurile de oraș cu bar cel puțin o dorință frecventă.

Riscul stă în predare. Fără legătură între casa de marcat și PMS, restaurantul tipărește un bon pe care cineva îl duce la recepție, unde este introdus manual. Apar trei greșeli tipice: bonul nu ajunge niciodată, este alocat camerei greșite sau este introdus de două ori. Dacă oaspetele pleacă devreme dimineața, înainte ca bonul de aseară să fie înregistrat, venitul este în cel mai rău caz pierdut.

Cum lucrează împreună casa de marcat și PMS-ul

Casa de marcat rămâne instrumentul din restaurant și de la bar. Acolo se comandă, se înregistrează și se emite bonul. PMS-ul știe ce oaspeți sunt cazați în acest moment, în ce cameră locuiesc și dacă pentru ei este permisă trecerea pe cameră. Interfața le leagă: casa de marcat întreabă PMS-ul despre cameră și trimite poziția finalizată, iar PMS-ul o înregistrează în contul oaspetelui.

Importantă este o verificare clară înainte de înregistrare. Este oaspetele într-adevăr cazat? Nu a plecat deja? A notat hotelul pentru această rezervare „fără consumații pe cameră“, de pildă la oaspeții de afaceri a căror firmă plătește doar camera, sau există o limită de credit? O interfață bună răspunde la aceste întrebări înainte ca ospătarul să închidă bonul, nu abia la check-out.

Casa de marcat, RKSV și TSE: obligația rămâne la casa de marcat

În Austria, pentru unitățile care depășesc anumite praguri de cifră de afaceri și de încasări în numerar se aplică obligația de casă de marcat (Registrierkassenpflicht). Casa trebuie să respecte cerințele regulamentului austriac privind securitatea caselor de marcat (RKSV), să securizeze fiecare încasare în numerar cu o semnătură și să emită un bon. În Germania, regulamentul privind securizarea caselor de marcat (Kassensicherungsverordnung) cere ca sistemele electronice să lucreze cu un dispozitiv tehnic de securitate certificat (TSE); la acestea se adaugă obligația de a emite bon și înregistrarea caselor la administrația financiară. Pragurile și obligațiile exacte le stabilești cu consultantul fiscal și cu furnizorul casei de marcat.

Pentru trecerea pe cameră înseamnă: casa de marcat certificată din restaurant îndeplinește aceste obligații pentru încasările ei. Ea emite bonul, îl semnează și îl documentează în propriul jurnal. PMS-ul primește doar poziția, adică informația că pe camera 214 sunt deschise băuturi de 18,40 €. Bonul din restaurant este semnat, așadar, de casa restaurantului. Dacă recepția încasează ulterior numerar sau cu cardul, STRYK semnează acel bon cu modulul „Casă și fiscalizare”.

Un punct este adesea trecut cu vederea: când oaspetele plătește în numerar la check-out, și aceasta este o încasare în numerar. Stabilește cu consultantul fiscal cum sunt înregistrate și securizate plățile în numerar la recepția unității tale, de pildă printr-o casă de marcat certificată la recepție. Acest lucru este valabil indiferent ce PMS folosești.

Evitarea dublurilor și a pozițiilor uitate

Cele mai multe greșeli nu apar în funcționarea normală, ci atunci când ceva se blochează. WLAN-ul din restaurant cade, casa de marcat nu poate trimite poziția, ospătarul o predă la recepție, care o înregistrează manual. O oră mai târziu conexiunea revine, casa trimite poziția din nou, iar oaspetele are același vin de două ori pe factură.

Împotriva acestui lucru ajută două lucruri. În primul rând, fiecare bon primește o referință unică, care rămâne aceeași la fiecare retrimitere; astfel PMS-ul recunoaște că același bon nu poate fi înregistrat încă o dată. În al doilea rând, la o înregistrare manuală recepția notează numărul bonului din casa de marcat, ca retrimiterile ulterioare să poată fi reconciliate. Un ritual fix la închiderea zilei asigură că perechile suspecte nu rămân neobservate până la plecare.

Alegerea casei de marcat potrivite pentru hotel

Cine achiziționează o casă de marcat nouă ar trebui să verifice mai întâi interfața cu hotelul și abia apoi hardware-ul și designul. Multe case de marcat pentru restaurante sunt construite pentru restaurante independente și nu cunosc camere. Altele pot trece consumații pe cameră doar cu un anumit PMS. Decisiv este dacă casa de marcat poate comunica printr-o interfață deschisă și dacă furnizorul este dispus să configureze și să testeze conexiunea.

Nu te mulțumiți cu o descriere a trecerii pe cameră, ci ceri să te fie arătată cu un oaspete de test real: căutarea camerei, înregistrarea bonului, stornarea bonului, întreruperea conexiunii și retrimiterea, check-out cu factură. Ce nu funcționează curat în acest test nu va funcționa mai bine nici într-o sâmbătă seara plină.

Cum rezolvă STRYK acest lucru

STRYK are o interfață deschisă pentru case de marcat, pentru restaurant, bar, spa și alte puncte de vânzare. În STRYK te creezi punctele de vânzare cu cota de TVA și generezi pentru fiecare casă de marcat o cheie de acces proprie, pe care o poți revoca oricând. Furnizorul casei de marcat conectează interfața; documentația „Conectarea casei de marcat cu STRYK“ descrie configurarea, securitatea și fluxul. Interfața pentru case de marcat este inclusă în prețul de bază.

Înainte de fiecare înregistrare, casa de marcat caută oaspetele după numărul camerei. STRYK acceptă poziții doar pentru oaspeții care sunt cazați și nu au făcut încă check-out. Pentru fiecare rezervare poți bloca trecerea pe cameră sau seta o limită de credit, iar de îndată ce factura finală este emisă, contul oaspetelui nu mai acceptă poziții noi. Fiecare poziție poartă o referință unică a casei de marcat: dacă aceasta retrimite același bon după o eroare de conexiune, STRYK nu îl înregistrează de două ori.

Pentru cazul în care recepția a introdus manual un bon, STRYK recunoaște posibilele dubluri: dacă mai târziu sosește pe aceeași rezervare o poziție din casa de marcat cu aceeași sumă și apropiată în timp, perechea este afișată spre verificare, iar tu stornați una dintre poziții. La check-out, STRYK preia pozițiile deschise în factura de hotel, iar recepția încasează totul împreună. Dacă o poziție este deja pe o factură, corectura se face în zona financiară.

Și foarte clar: bonul din restaurant este semnat de casa ta certificată, conform RKSV în Austria și cu TSE în Germania. STRYK preia poziția pe cameră și factura hotelului. Pentru plățile în numerar și cu cardul la recepție există modulul „Casă și fiscalizare”.