Factura de hotel și e-factura: mențiuni obligatorii, cote de TVA și un flux curat

Ce trebuie să conțină o factură de hotel

Fie că vorbim de o pensiune cu opt camere sau de un hotel de oraș cu șaizeci: pentru factură se aplică aceleași reguli de bază ca pentru orice altă firmă. Factura trebuie să arate cine a prestat ce, pentru cine, în ce perioadă, la ce preț și cât TVA conține. Dacă lipsește o mențiune obligatorie, un oaspete de afaceri s-ar putea să nu își poată deduce TVA-ul, iar atunci factura se întoarce la recepție cu rugămintea de a fi corectată.

Lista de mai jos rezumă ce se cere de regulă în Austria și Germania. Ea nu înlocuiește consultanța fiscală: detalii precum pragul pentru facturile simplificate, codul de TVA (UID) al destinatarului sau cazurile speciale la oaspeții din străinătate sunt reglementate de legea TVA a fiecărei țări și se schimbă din când în când. De aceea, lași-te modelul de factură aprobat o dată de biroul de contabilitate, înainte de a-l folosi în serie.

Pentru facturile cu valoare mică există simplificări. În Germania, o factură de până la 250 € brut este considerată factură simplificată (Kleinbetragsrechnung), în Austria până la 400 € brut (situația în 2026, de verificat cu consultantul fiscal). În acest caz sunt suficiente mai puține mențiuni, de pildă fără numele și adresa oaspetelui. În practică, majoritatea hotelurilor emit totuși facturi complete, pentru că oaspeții de afaceri au nevoie de ele pentru decontarea deplasării.

Cazare, mic dejun și extra-uri: afișate separat

Atât în Austria, cât și în Germania, cazarea propriu-zisă beneficiază de o cotă redusă. În Germania, pentru înnoptare se aplică cota redusă de 7 %, în Austria cota redusă de 10 % (situația în 2026, de verificat cu consultantul fiscal). Alte servicii nu intră automat aici: băuturile, minibarul, parcarea, wellnessul sau sălile de seminar au adesea altă cotă.

La micul dejun, cele două țări diferă. În Austria, micul dejun este de regulă tratat ca parte a cazării și beneficiază împreună cu înnoptarea de cota redusă, iar băuturile pot fi tratate altfel. În Germania, micul dejun nu face parte din cazarea cu cotă redusă și trebuie afișat separat; cota pentru mâncare și băuturi a fost modificată de mai multe ori în ultimii ani. Multe hoteluri germane grupează micul dejun, parcarea și WLAN-ul pentru oamenii de afaceri într-un pachet, care trebuie împărțit corect. Merită o discuție scurtă cu biroul de contabilitate înainte de a crea tarife și pachete.

Deosebit de delicate sunt pachetele precum „cazare cu demipensiune“ sau aranjamentele de wellness. Oaspetele vede un singur preț, dar factura trebuie să arate ce parte revine fiecărei cote de TVA. Stabilește împărțirea o singură dată în tarif, nu de fiecare dată la recepție.

Avans, factură finală și corecturi

Multe unități cer un avans la rezervare, iar la tarifele nerambursabile chiar suma integrală. Plata există deci înainte ca serviciul să fie prestat. Pe factura finală de la check-out ea trebuie să apară din nou: ca sumă deja achitată, scăzută din total. Dacă trebuie să emiți în plus o factură de avans separată, de pildă pentru că un client corporate o cere, stabilești împreună cu consultantul fiscal.

Și dacă ceva este greșit? O factură emisă nu se mai suprascrie, chiar dacă la recepție ar fi tentant de rapid. Calea corectă este stornarea facturii printr-o factură de corecție (Gutschrift, în Germania numită și Stornorechnung sau Rechnungskorrektur) și o factură nouă, corectă. Astfel, la orice control rămâne vizibil ce s-a facturat inițial și de ce s-a corectat.

De aici ține și numerotarea fără goluri. Fiecare număr de factură se atribuie exact o dată, inclusiv pentru facturile stornate. Dacă lipsește un număr din serie, trebuie să poți explica de ce. Asta reușește doar dacă numărul se atribuie abia la emiterea definitivă, nu deja la crearea unei ciorne.

E-factura la hotel: ce se schimbă pentru clienții corporate

O e-factură în sensul noilor reguli este o factură într-un format structurat, citibil automat, conform normei europene EN 16931. În Germania sunt răspândite XRechnung, un fișier XML pur, și ZUGFeRD, respectiv echivalentul Factur-X, un PDF în care sunt încorporate datele structurate. Omul citește PDF-ul, programul de contabilitate citește datele.

În Germania, din 1 ianuarie 2025 toate firmele trebuie să poată primi e-facturi de la alte firme. Obligația de emitere urmează treptat, conform situației actuale din 2027 pentru firmele mai mari și din 2028 pentru toate. Facturile simplificate de până la 250 € sunt, după situația de azi, exceptate, iar oaspeților persoane fizice le poți emite în continuare facturi pe hârtie sau PDF (situația în 2026, de verificat cu consultantul fiscal). Pentru un hotel înseamnă: factura către o firmă pentru o deplasare mai lungă sau un seminar va deveni e-factură, factura către familia aflată în concediu de vară nu.

În Austria, e-factura este până acum obligatorie mai ales la facturile către autoritățile contractante federale. O obligație generală între firme nu există acolo după situația actuală; la nivel european se pregătește o extindere pentru tranzacțiile transfrontaliere. Când clienți corporate germani înnoptează la tine, departamentele lor financiare vor cere totuși tot mai des o factură structurată.

Facturi pentru firme și predarea către consultantul fiscal

Oaspeții de afaceri vin cu cerințe proprii: factura se emite pe firmă, nu pe oaspete; unele firme vor o factură pe sejur, altele o factură centralizatoare pe lună; extra-urile precum barul sau minibarul le plătește adesea oaspetele personal. La acordurile cu firme, stabilești în scris ce servicii se facturează firmei și ce achită oaspetele singur. Asta te scutește la check-out de discuții și de împărțirea facturilor.

La final de lună, consultantul fiscal are nevoie de facturi, facturi de corecție, plăți și mișcări bancare într-o formă pe care o poate prelua fără să le tasteze din nou. În Germania, de regulă în format DATEV, în Austria adesea BMD. Cu cât plățile sunt deja alocate facturilor în hotel, cu atât vin mai puține întrebări de la biroul de contabilitate.

Cum rezolvă STRYK acest lucru

În STRYK, factura se naște direct din rezervare: camera, extra-urile, minibarul, consumațiile de la casa de marcat din restaurant și bar, precum și taxa de turism sunt preluate ca poziții cu cantitate, preț și cotă de TVA proprie. La firme, STRYK păstrează numele firmei, adresa și codul de TVA separat de oaspete; pentru acordurile cu firme, sejururile dintr-o perioadă pot fi facturate într-o factură centralizatoare. Ofertele le poți crea în avans și, la acceptare, le transformați în factură.

Cât timp o factură este ciornă, ea poate fi editată. Numărul îl atribuie STRYK abia la emitere, dintr-o serie de numerotare proprie a hotelului; golurile sunt înregistrate. Facturile emise nu mai pot fi modificate și nici transformate înapoi în ciornă: corecturile se fac printr-o factură de corecție numerotată, care rămâne legată de original. Previzualizarea, descărcarea și e-mailul folosesc același PDF, pe care îl poți genera în 18 limbi, cu logo-ul, culorile și datele bancare ale hotelului.

La trimiterea către o firmă, STRYK creează factura electronică drept document ZUGFeRD conform EN 16931, iar pentru autoritățile publice germane cu Leitweg-ID ca XRechnung. Unde factura electronică este obligatorie, ca pentru clienții corporate germani din 2027, STRYK o alege automat, altfel doar cu acordul firmei; datele lipsă ale destinatarului le arată dinainte. Facturile electronice primite de la furnizori în format XRechnung sau Factur-X ajung în registrul de documente.

Avansul și restul de plată le stabilești în planul tarifar. Plățile online trec prin serviciul de plată integrat, iar STRYK încasează restul la termenul de anulare, dacă metoda de plată și acordul oaspetelui permit acest lucru; la o anulare gratuită, plata online este rambursată automat. Extrasele de cont le imporți ca CAMT.053 sau CSV și aloci mișcările facturilor deschise. Pentru biroul de contabilitate, STRYK generează un pachet pentru consultantul fiscal în format DATEV sau BMD, ca CSV sau Excel.