Ce este un sistem de operare pentru hotel
Termenul sună tehnic, dar înseamnă ceva foarte practic: un singur loc în care toată lumea din hotel vede aceeași situație.Sistemul de operare al unui calculator face ca toate programele să lucreze cu aceleași fișiere. Un sistem de operare pentru hotel, numit adesea hotel OS sau software hotelier all-in-one, face același lucru pentru unitatea ta: rezervarea care vine prin Booking.com apare în aceeași clipă în planul de ocupare, în planul de housekeeping, în fișa oaspetelui și, mai târziu, pe factură. Nimeni nu trebuie să o retasteze, să o redirecționeze sau să o copieze într-o a doua listă.
Modelul opus sunt programele separate. Un PMS clasic gestionează rezervările, un channel manager separat comunică cu portalurile, motorul de rezervări de pe site are alt furnizor, check-in-ul online rulează printr-un alt instrument, voucherele se vând într-un magazin online, iar ce nu încape nicăieri ajunge în Excel. Fiecare dintre aceste programe are propriul inventar de camere sau propria listă de oaspeți, care trebuie sincronizate prin interfețe.
Diferența nu se vede la demonstrație, ci într-o sâmbătă aglomerată. Când un oaspete își modifică rezervarea la recepție, cu programe separate această schimbare trebuie să treacă prin mai multe sisteme. Într-un hotel OS există o singură înregistrare, pe care o modificați o singură dată.
Trusa tipică de instrumente de azi, comparată cu un singur sistem
Prezentarea de mai jos arată cum arată adesea ziua de lucru într-un hotel mic sau mediu cu instrumente separate și ce se schimbă când aceleași sarcini sunt într-un singur sistem. Nu orice unitate folosește toate instrumentele, dar majoritatea se regăsesc în trei sau patru rânduri.
| Sarcină | Azi, cu programe separate | Într-un hotel OS |
|---|---|---|
| Rezervări și ocupare | PMS sau calendar de rezervări, plus bilețele pentru rezervările telefonice | Un singur plan de ocupare pentru toate canalele, inclusiv walk-in și telefon |
| Portaluri precum Booking.com și Expedia | Channel manager separat, cu contract propriu și mapare proprie a camerelor | Channel manager în sistem, același stoc ca recepția |
| Rezervare directă pe site | Motor de rezervări de la alt furnizor, prețuri întreținute uneori de două ori | Motorul de rezervări folosește aceleași prețuri și camere |
| Check-in online și date de înregistrare | Instrument de formulare sau hârtie, datele se retastează la recepție | Oaspetele completează înainte de sosire, datele ajung direct în rezervare |
| Vouchere | Magazin de vouchere cu listă proprie, valorificarea se verifică manual | Vânzare și valorificare în același sistem, soldul rămas vizibil imediat |
| Housekeeping | Listă Excel tipărită dimineața, modificări transmise din vorbă | Planul zilnic rezultă din sosiri și plecări, statusul e vizibil pentru toți |
| Factură și avans | Program de facturare, avansurile într-o listă separată | Factura din rezervare, avansurile legate de rezervare |
| Rapoarte | Construite lunar în Excel din mai multe exporturi | Grad de ocupare, venituri și surse direct din aceleași date |
Ce aparține într-un singur sistem și ce se conectează mai bine
All-in-one nu înseamnă că un program trebuie să știe totul. Înseamnă că tot ce ține de cameră și de oaspete se află într-un singur loc.Granița o trasați cel mai bine pornind de la întrebarea: are nevoie această sarcină de inventarul de camere, de rezervare sau de oaspete? Dacă da, aparține în hotel OS. Rezervările, prețurile, portalurile, rezervarea directă, check-in-ul, housekeeping-ul, comunicarea cu oaspeții, factura și voucherele depind toate de rezervare. Dacă le separați, apar exact sincronizările de care vrei să scăpați.
Altfel stau lucrurile la domeniile cu logică proprie și obligații legale proprii. O casă de marcat pentru restaurant sau bar trebuie să îndeplinească în Austria și Germania cerințe proprii privind securizarea bonurilor; aici potrivit este un sistem de casă specializat, care trece consumațiile pe cameră printr-o interfață. Contabilitatea rămâne la consultantul fiscal, care primește datele ca export în formatul lui. Încuietorile ușilor, centrala telefonică sau salarizarea sunt, de asemenea, lumi separate.
| Domeniu | Recomandare | De ce |
|---|---|---|
| Rezervări, ocupare, camere, blocări | În sistem | Acesta este nucleul de care depinde tot restul |
| Channel manager și motor de rezervări | În sistem | Un singur inventar și o singură listă de prețuri protejează de suprarezervare și de întreținerea dublă |
| Check-in online, date de înregistrare, vouchere | În sistem | Au nevoie de rezervare și de oaspete; separat apar retastare și liste de verificare |
| Housekeeping și comunicarea cu oaspeții | În sistem | Depind de sosiri, plecări și statusul rezervării |
| Factură, avans, taxă locală de turism | În sistem | Factura trebuie să rezulte din rezervare, nu dintr-o a doua introducere |
| Casa de marcat a restaurantului și barului | Prin interfață | Obligații proprii privind securizarea bonurilor; consumațiile se trec pe cameră |
| Contabilitatea la consultantul fiscal | Prin export | Consultantul lucrează în programul lui și are nevoie de date curate în formatul potrivit |
| Încuietori, telefonie, salarizare | Sisteme separate | Domenii străine; conectează-le doar dacă economisesc cu adevărat muncă în fiecare zi |
Cât costă de fapt programele separate
Cine compară programele separate cu un sistem all-in-one se uită de obicei la abonamentele lunare. Acestea sunt doar o parte. Se adaugă taxe pentru interfețe, comisioane ale unor instrumente pe rezervări sau vouchere și, mai ales, timpul pe care echipa îl petrece transferând date, comparând liste și căutând greșeli. Acest timp nu apare pe nicio factură, dar lipsește la recepție când un oaspete are o întrebare.
Fă un calcul onest pentru unitatea ta: de câte ori pe săptămână se trece o rezervare telefonică în extranet, se bifează un avans într-o listă, se retastează un formular de check-in sau se marchează un voucher ca valorificat în magazin? Chiar și câteva minute pe operațiune înseamnă, într-un an, surprinzător de multe ore.
Trecerea, pas cu pas
Trecerea la un hotel OS nu este un salt în gol dacă o planifici în etape.Cea mai mare grijă a multor hotelieri este ziua trecerii: ce se întâmplă cu rezervările care sunt deja în vechiul sistem și ce faci dacă în prima zi lipsește ceva? Răspunsul este un proces clar, cu rulare de test și dată de trecere. Până la acea dată echipa lucrează în vechiul sistem, după aceea exclusiv în cel nou. Funcționarea în paralel timp de săptămâni este cea mai frecventă cauză a rezervărilor duble la schimbarea sistemului.
Trecerea în șase pași
- 01Inventariați ce folosești
Notați toate instrumentele, listele și bilețelele cu care lucrează azi echipa și cine le întreține. De aici rezultă ce trebuie să acopere noul sistem.
- 02Configurează bazele
Creează camerele, categoriile, tarifele, condițiile de anulare și utilizatorii cu drepturile potrivite. Într-un sistem în cloud, asta durează de regulă câteva zile.
- 03Preia datele cu o rulare de test
Exportă oaspeții și rezervările viitoare din vechiul sistem, aloci coloanele și pornești o rulare de test. Ea arată ce ar fi creat, legat sau omis, fără să modifice nimic.
- 04Fă o zi de probă
Parcurge complet în noul sistem o sosire, o schimbare de cameră, un serviciu suplimentar, o factură și o plecare, împreună cu recepția și housekeeping-ul.
- 05Stabilește data de trecere și muți portalurile
La data stabilită preiei ultimele modificări, conectezi portalurile la noul channel manager și de atunci rezervi doar în noul sistem.
- 06Reziliați vechile instrumente
Abia după două, trei săptămâni liniștite încheiați vechile contracte, iar înainte exporți datele pe care trebuie să le păstrezi.
Cum rezolvă STRYK acest lucru
STRYK Hotel Management este construit ca sistem de operare hotelier pentru hoteluri mici și mijlocii, pensiuni și unități cu apartamente. Planul de ocupare, camerele și închiderile, housekeeping-ul, profilurile oaspeților, comunicarea cu oaspeții prin e-mail, tarifele și planurile tarifare, taxa de stațiune, facturarea și plata online sunt într-un singur sistem. Motorul de rezervări și vânzarea de vouchere cadou lucrează din același stoc; check-in-ul online și chioșcul de self check-in sunt module proprii incluse în prețul de bază. Conectează Booking.com, Expedia, Airbnb și alte portaluri la STRYK. Gestionează tarifele și disponibilitatea într-un singur loc, iar rezervările de pe portaluri în calendar.
La fiecare rezervare, fie la recepție, pe site, printr-un portal, la importul de date sau la schimbarea camerei, STRYK verifică imediat înainte de salvare dacă în categoria respectivă mai este cu adevărat loc pentru toate nopțile. Astfel, ultima cameră nu este promisă de două ori. Pentru restaurant există o interfață de casă prin care consumațiile se trec pe cameră; STRYK nu este o casă de restaurant; pentru plățile de la recepție există, în Austria și Germania, modulul „Casă și fiscalizare”. Pentru consultantul fiscal, STRYK generează exporturi, printre altele în formatele DATEV și BMD.
Trecerea este ușurată de importul de date: mapați coloanele din sistemul actual, STRYK verifică datele și arată într-o rulare de test ce s-ar importa înainte să salveze ceva. Prețul rămâne simplu: abonament de bază de 59 € plus 6 € pe cameră pe lună, fără TVA și cu facturare anuală, cu motor de rezervări, vouchere cadou și interfață de casă în prețul de bază, check-in online și chioșc ca module proprii incluse în prețul de bază, fără taxă de configurare și fără limită de utilizatori. STRYK rulează în browser și în aplicația STRYK pentru iPhone și Android.
