Hotel fără Excel: renunțați la liste în 30 de zile

Unde se ascund azi Excel și bilețelele

Tipic este un plan de ocupare cu un rând pe cameră și o coloană pe zi, colorat după oaspete sau portal. Alături există o listă de camere tipărită în fiecare dimineață pentru housekeeping, o listă de oaspeți cu adrese pentru înregistrare și pentru clienții fideli, o listă a avansurilor, un tabel pentru taxa locală de turism pentru primărie și, la final de lună, o listă de venituri pentru proprietar și consultantul fiscal.

Fiecare dintre aceste liste își are rostul și a fost creată dintr-o nevoie reală. Problema nu este Excel, ci faptul că aceeași rezervare apare în patru fișiere și fiecare modificare trebuie operată manual în patru locuri.

Riscurile Excel în activitatea zilnică a hotelului

Primul risc sunt versiunile. Dacă planul de ocupare stă pe calculatorul de la recepție, curând apare o copie în birou, una pe laptopul proprietarei și una tipărită de dimineață. Care este cea corectă? Într-o marți liniștită afli. Sâmbătă seara, cu trei sosiri și un apel de la Booking.com, nu.

Al doilea risc sunt greșelile fără verificare. Excel nu avertizează când o cameră este trecută de două ori pentru aceeași noapte, când o plecare apare cu o zi prea devreme sau când o formulă se decalează la inserarea unui rând. Un software hotelier refuză o rezervare într-o cameră ocupată înainte ca oaspetele să primească o confirmare.

Al treilea risc privește datele oaspeților. Nume, adrese, date de naștere și uneori numere de act de identitate într-un fișier trimis pe e-mail sau dus pe un stick USB se potrivesc prost cu cerințele GDPR privind protecția accesului și ștergerea. Într-un software cu conturi și drepturi proprii se vede cine ce date poate accesa. Al patrulea risc este dependența: adesea o singură persoană cunoaște codurile de culori, prescurtările și regulile speciale. Dacă ea lipsește, totul se blochează.

Ce înlocuiți mai întâi

Pe primul loc stă planul de ocupare, pentru că aici apar rezervările duble. De îndată ce toate rezervările, inclusiv cele telefonice și walk-in, sunt într-un singur loc, cel mai mare risc a dispărut. Dacă vinzi prin portaluri, conectarea printr-un channel manager face parte din același pas.

Pe locul doi urmează housekeeping-ul și datele oaspeților, pentru că depind direct de ocupare. Lista de camere pentru dimineață rezultă atunci din sosiri și plecări, iar fișele oaspeților cresc cu fiecare rezervare, fără ca cineva să retasteze adrese. Pe locul trei stau avansurile, taxa locală de turism și listele de venituri. Ele câștigă cel mai mult când primii doi pași funcționează, pentru că atunci fiecare cifră provine din rezervări reale.

Planul de 30 de zile

Treizeci de zile sunt suficiente pentru o unitate mică, dacă împarți trecerea pe săptămâni și fiecare săptămână are un obiectiv clar. Important este o dată fixă de trecere, după care planul de ocupare din Excel nu mai este modificat. Până atunci pot exista amândouă în paralel, după aceea există o singură sursă de adevăr.

Ce rapoarte și exporturi rămân utile

Fără Excel nu înseamnă fără tabele. Pentru analize proprii, discuții cu banca sau o comparație anuală, un tabel este adesea exact ce trebuie. Diferența: datele nu mai sunt întreținute în Excel, ci exportate din software la nevoie. Așa calculezi mereu cu situația actuală și niciodată cu o copie de săptămâna trecută.

Utile rămân mai ales trei tipuri de exporturi: liste de rezervări pentru o perioadă, de exemplu ca să analizezi singur sursele sau durata sejurului; rapoarte despre grad de ocupare, tarif mediu și venituri pentru proprietar și bancă; și pachetul pentru consultantul fiscal, în formatul cu care lucrează biroul acestuia. Tot ce apare azi ca listă lunară ar trebui să poată afișa software-ul însuși.

Cum rezolvă STRYK acest lucru

În STRYK, planul de ocupare înlocuiește foaia Excel: vizualizare zilnică, săptămânală, pe două săptămâni și lunară, rezervări mutate prin glisare, clienți fără rezervare și rezervări cu mai multe camere create direct. Rezervările noi, inclusiv cele de pe portaluri, apar fără reîncărcare. Înainte de fiecare salvare, STRYK verifică dacă tipul de cameră mai este liber pentru fiecare noapte, astfel încât o cameră nu este promisă niciodată de două ori. Conectează Booking.com, Expedia, Airbnb și alte portaluri la STRYK. Gestionează tarifele și disponibilitatea într-un singur loc, iar rezervările de pe portaluri în calendar.

Planul de housekeeping se generează zilnic din ocuparea reală, cu statusuri ale camerelor precum murdară, curată și verificată, alocare pe angajate și un plan PDF pe care STRYK îl trimite, la cerere, zilnic prin e-mail. Datele oaspeților ajung în fișele oaspeților, datele de înregistrare vin din check-in-ul online; pentru Austria, STRYK urmărește termenul de înregistrare și generează exportul pentru sistemul de înregistrare. Avansurile se încasează prin plata online și sunt legate de rezervare. Taxa locală de turism este calculată de STRYK pe fiecare rezervare, cu trepte de vârstă și scutiri, și apare pe factură.

Pentru analize, STRYK oferă rapoarte în PDF, XLSX și CSV, listele de rezervări se pot exporta în CSV sau XLSX, iar pentru consultantul fiscal există exporturi, printre altele în formatele DATEV și BMD. Listele Excel de până acum le preiei prin importul de date cu alocare de coloane și rulare de test. Fiecare persoană lucrează cu cont propriu și drepturi potrivite, numărul de utilizatori nu este limitat, iar jurnalul de activitate arată cine ce a modificat. STRYK costă 59 € taxă de bază plus 6 € pe cameră pe lună, net, la facturare anuală, fără taxă de configurare; îl poți testa gratuit 14 zile.