PMS-ul explicat simplu
Property management system este singurul loc în care toată lumea din hotel vede aceeași situație.Când un oaspete sună și vrea o cameră dublă pentru weekend, recepția trebuie să știe în câteva secunde: este ceva liber, cât costă și există condiții precum un sejur minim? Exact la această întrebare răspunde PMS-ul. El ține la un loc inventarul de camere, prețurile și toate rezervările existente.
Odinioară, PMS-ul era un program instalat pe calculatorul de la recepție. Astăzi, un PMS este de regulă un software în cloud care rulează în browser. Pentru hotel asta înseamnă: fără server propriu, fără actualizări de pe CD și fără griji dacă se strică calculatorul de la recepție. Datele sunt protejate într-un centru de date și accesibile de pe orice dispozitiv autorizat.
Termenul este folosit în sens restrâns sau larg. În sens restrâns, PMS înseamnă gestiunea rezervărilor și a camerelor. În practică, hotelierii așteaptă astăzi mult mai mult: facturarea, channel managerul, rezervările online pe propriul site și check-in-ul online fac parte din standard pentru majoritatea unităților.
Ce trebuie să conțină un PMS hotelier modern
Nu orice unitate are nevoie de fiecare modul. Prezentarea de mai jos arată ce folosește efectiv în activitatea zilnică un hotel cu 10 până la 80 de camere și pentru ce.
| Zonă | Ce rezolvă echipa ta cu ea | Important pentru |
|---|---|---|
| Rezervări și planul de ocupare | Crearea, modificarea și anularea rezervărilor; ocuparea pe mai multe săptămâni dintr-o privire; alocarea camerelor | Recepție, conducere |
| Camere și categorii | Inventarul de camere, categorii, blocări pentru renovare sau defecte | Recepție, mentenanță |
| Housekeeping | Plan zilnic, starea camerei (murdară, curată, verificată), sarcini și liste de verificare | Guvernantă, cameriste |
| Oaspeți și comunicare | Fișa oaspeților, preferințe, confirmări și mesaje legate de rezervare | Recepție, departamentul de rezervări |
| Prețuri și tarife | Prețuri sezoniere, tarife cu și fără mic dejun, sejur minim, reduceri | Conducere, revenue |
| Factură și plată | Factura din rezervare, avansuri, sume restante, taxa de stațiune | Recepție, contabilitate |
| Channel manager | Disponibilitate și prețuri actualizate pe Booking.com, Expedia și alte portaluri | Vânzări, conducere |
| Motor de rezervări | Rezervări directe pe site-ul hotelului, fără comision către un portal | Vânzări, marketing |
| Check-in online și înregistrarea oaspeților | Colectarea datelor oaspeților înainte de sosire, pregătirea fișei de anunțare | Recepție |
| Rapoarte | Grad de ocupare, tarif mediu (ADR), RevPAR, venituri pe departamente | Conducere, proprietari |
Ce schimbă un PMS bun în activitatea zilnică a hotelului
Cel mai mare câștig este rareori o singură funcție. Este situația comună: recepția vede că camera 12 este deja curată. Housekeeping-ul vede că oaspetele din camera 14 sosește mai devreme. Conducerea vede cum arată rezervările pentru următoarele patru săptămâni, fără ca cineva să întocmească o listă.
În multe unități mici rulează astăzi în paralel cinci instrumente: un program de rezervări, un Excel pentru housekeeping, extranetul Booking.com, un program de facturare și o căsuță de e-mail. Fiecare funcționează în sine, dar transferurile dintre ele costă zilnic timp și duc la suprarezervări sau la extra-servicii uitate pe factură.
PMS în cloud sau software instalat?
Software-ul hotelier instalat rulează pe un calculator sau pe un server din hotel. A fost mult timp standardul și este încă răspândit în hotelurile mari. Un PMS în cloud rulează în browser, iar furnizorul îl operează, îl salvează și îl actualizează permanent.
Pentru hotelurile mici și medii aproape totul pledează pentru cloud: plătește un abonament lunar în loc de o licență mare, nu ai nevoie de suport IT în hotel și poți verifica de acasă cum stă weekendul. Important este ca furnizorul să spună deschis unde sunt prelucrate datele, cum se fac copiile de siguranță și cine are acces.
| Criteriu | PMS în cloud | Software instalat |
|---|---|---|
| Pornire | Configurează accesul, preiei datele, începi | Server, instalare, deseori vizită la fața locului |
| Costuri | Abonament lunar, de regulă pe cameră | Licență plus contract de mentenanță și hardware |
| Actualizări | Continue și automate | Programate, uneori contra cost |
| Acces | De pe orice dispozitiv autorizat cu browser | De regulă doar în rețeaua hotelului |
| Copii de siguranță | Asigurate de furnizor | Asigurate de hotel sau de partenerul IT |
Cum recunoști un PMS bun
La demonstrație nu ceri să vi se arate meniuri, ci propria zi de lucru. Parcurge o rezervare reală: cerere, confirmare, alocarea camerei, sosire, schimbare de cameră, minibar, factură, plecare, curățenie. Acolo unde sistemul te obligă la liste auxiliare, se va bloca mai târziu în activitatea zilnică.
Listă de verificare pentru demonstrație
- O rezervare de test trece de la cerere la factură fără bilețele sau Excel.
- Recepția și housekeeping-ul văd în timp real aceeași stare a camerei.
- O rezervare de pe portal apare în planul de ocupare fără a fi retastată.
- Un preț se modifică o singură dată și este valabil pe site și pe portaluri.
- Prețul pe cameră este clar indicat, modulele suplimentare și comisioanele sunt afișate deschis.
- Fiecare angajată și fiecare angajat lucrează cu cont propriu și drepturi potrivite.
- Software-ul este disponibil în limba echipei tale.
- Furnizorul te ajută la mutarea datelor din sistemul actual.
Cum rezolvă STRYK acest lucru
STRYK Hotel Management este un PMS în cloud din Salzburg, creat pentru hoteluri mici și mijlocii, pensiuni și aparthoteluri. Rezervările, planul de ocupare, camerele și housekeeping-ul, oaspeții, tarifele, facturarea, motorul de rezervări și voucherele cadou sunt legate într-un singur sistem și incluse în prețul de bază. Check-in-ul online și chioșcul de self check-in sunt module proprii, incluse și ele în prețul de bază. Conectează Booking.com, Expedia, Airbnb și alte portaluri la STRYK. Gestionează tarifele și disponibilitatea într-un singur loc, iar rezervările de pe portaluri în calendar.
Prețul este voit simplu: 59 € taxă de bază plus 6 € pe cameră pe lună, net, la facturare anuală. Nu există taxă de configurare, numărul de utilizatori nu este limitat și poți testa STRYK gratuit 14 zile. Interfața este disponibilă în 18 limbi, pentru ca și echipa ta internațională să lucreze sigur.
Onestitatea înseamnă să spunem și ce nu este STRYK: STRYK nu este un sistem de casă pentru restaurant; plățile în numerar și cu cardul de la recepție le semnează doar cu modulul „Casă și fiscalizare”. Vânzările din restaurant sau bar pot fi trecute pe cameră prin interfața deschisă pentru case de marcat. STRYK rulează în browser și în aplicația STRYK pentru iPhone și Android.
