Booking.com koppelen aan je hotelsoftware: stap voor stap

Waarom de koppeling loont

Veel kleinere hotels beginnen met Booking.com door kamers en prijzen direct in het extranet bij te houden. Dat gaat goed zolang Booking.com het enige kanaal is. Zodra gasten ook telefonisch, per e-mail of via de eigen website boeken, moet elk van die boekingen met de hand in het extranet worden bijgewerkt. Vergeet iemand dat, dan verkoopt Booking.com een kamer die al bezet is.

Met een koppeling worden twee voorraden één. Je hotelsoftware weet wat vrij is en meldt dat aan Booking.com. Een boeking via Booking.com komt zonder overtypen op het planbord, met gastnaam, periode, tarief en aantal personen. Wijzigt de gast zijn reis of annuleert hij, dan verwerkt de software ook dat.

De tweede winst is het prijsbeheer. In plaats van een seizoensprijs apart in het extranet, op de website en in het receptieprogramma in te voeren, wijzigt je hem één keer. Juist in hotels met een krappe bezetting aan de receptie is dat de tijd die anders bij de gast ontbreekt.

Wat je vóór de koppeling nodig hebt

De techniek is zelden het probleem. Wat een koppeling vertraagt, zijn onduidelijke kamertypes, te veel tarieven en ontbrekende toegang. Wie de volgende lijst vooraf afwerkt, is meestal in één ochtend klaar.

Bijzonder belangrijk is de vraag welke kamertypes je bij Booking.com werkelijk verkoopt. Staat daar een ‘Superior tweepersoonskamer’ die in je hotel zo helemaal niet bestaat, dan moet vooraf duidelijk zijn welke echte kamers erachter zitten. Een kamertype bij Booking.com moet altijd overeenkomen met precies één kamertype in je hotelsoftware.

Zo verloopt de inrichting stap voor stap

Booking.com werkt niet rechtstreeks met elke hotelsoftware samen, maar via gecertificeerde connectiviteitspartners. In het extranet kies je daarom de connectiviteitspartner die je softwareleverancier je noemt, en bevestigt je de vrijgave. Pas daarna mag de software beschikbaarheid en prijzen voor je hotel versturen.

Daarna volgt het eigenlijke werk in het hotel: de mapping. Voor elk kamertype en elk tarief bij Booking.com leg je vast welk kamertype en tarief in je software erachter zit. Pas als die mapping compleet is, moet de koppeling actief worden gezet.

Expedia, Airbnb en andere portalen

Bij Expedia loopt de vrijgave via Expedia Partner Central: daar kies je eveneens de connectiviteitspartner van je software voor beschikbaarheid, prijzen en boekingen, en voer je daarna het hotel-ID en de gevraagde koppelingsgegevens in de hotelsoftware in. Andere portalen volgen hetzelfde patroon, alleen heten de menu’s anders. Airbnb koppel je zonder extranet: je meldt zich in de channel manager aan met je Airbnb-account, geeft de koppeling vrij en wijst je eenheden toe.

Belangrijk is om niet alle portalen op één dag te koppelen. Koppel eerst het portaal met de meeste omzet, kijk een week lang of boekingen, wijzigingen en annuleringen netjes binnenkomen, en neem dan het volgende erbij. Zo weet je bij een afwijking meteen waar je moet zoeken.

Vraag je bij elk extra portaal ook af of het de moeite loont. Elk portaal vraagt zijn eigen commissie, en elk extra tarief moet worden beheerd en gemapt. Voor veel kleinere hotels leveren twee goed beheerde portalen plus een sterke eigen boekingsmodule meer op dan vijf half beheerde kanalen.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

De meeste problemen na een koppeling hebben dezelfde oorzaken. Ze ontstaan niet in de techniek, maar in gewoontes uit de tijd van vóór de koppeling.

Wat er gebeurt met annuleringen, wijzigingen en gastberichten

Annuleert een gast via Booking.com, dan komt de annulering via de channel manager in de hotelsoftware. De boeking wordt geannuleerd, de nachten komen weer vrij en de nieuwe voorraad gaat naar alle gekoppelde kanalen. Of er annuleringskosten gelden, hangt af van de voorwaarde die de gast bij het boeken heeft geaccepteerd; wie ze int, hangt ervan af of Booking.com of je hotel de betaling afhandelt.

Wijzigingen zoals een andere periode of een ander aantal personen worden op de bestaande boeking toegepast, zolang de gast nog niet is aangekomen. De oude nachten komen vrij, de nieuwe worden bezet. Is er voor de nieuwe periode geen passende kamer vrij, dan mag de software daar niet stilzwijgend overheen stappen; een goede channel manager meldt het conflict, zodat iemand in het hotel beslist.

Gastberichten uit het portaal horen niet in een tweede mailbox te belanden, maar bij de boeking waar ze bij horen. Dan ziet de receptie bij aankomst dat de gast naar een parkeerplaats of een late aankomst heeft gevraagd, zonder in het extranet te kijken.

Zo regelt STRYK de koppeling

Verbind Booking.com, Expedia, Airbnb en andere boekingssites met STRYK. Beheer prijzen en beschikbaarheid op één plek en behandel portalboekingen in de kalender. Onder ‘Kanalen’ zie je de boekingssites die voor je accommodatie zijn bevestigd, elk met een duidelijke status: niet gekoppeld, inactief, actief of ontkoppeld. Eén klik opent de instelling: voer de accommodatie-ID uit het extranet in, test de verbinding, koppel kamers en tarieven, sla op. Een nieuwe koppeling wordt eerst als inactief opgeslagen. Je kunt die pas activeren als STRYK geen open punten vindt, zoals een ontbrekend tarief, ontbrekende annuleringsvoorwaarden of een onvolledige mapping. Het venster leidt direct naar het extranet.

Beheerd wordt op één plek: kamertypes, foto’s en voorzieningen bij de kamers; tarieven, annuleringsvoorwaarden, minimumverblijf en aankomst- en vertrekstops onder ‘Prijzen’, daar ook een optionele toeslag per kanaal. Beschikbaarheid ontstaat uit boekingen en kamerblokkades. Elke wijziging gaat naar de gekoppelde portalen, en daarnaast synchroniseert STRYK één keer per dag de volledige stand. Bij het koppelen kun je bestaande toekomstige boekingen van het portaal één keer laden.

Portaalboekingen, wijzigingen en annuleringen komen op het planbord en veranderen dezelfde voorraad als een boeking aan de receptie of via je eigen boekingsmodule. Vindt STRYK voor een portaalboeking geen vrije passende kamer, dan wordt ze niet in een bezette kamer gelegd, maar als synchronisatiemelding zichtbaar gemaakt om uit te zoeken. Berichten uit het portaal verschijnen bij de boeking onder ‘Gasten → Berichten’. Welke portaalkoppeling je hotel kan gebruiken, bevestigen we na de mapping en een volledige koppelingstest; je contracten en commissies met de portalen blijven bij je.