De offerte maken
Kies ‘Nieuwe offerte’, vul de ontvanger in en stel ‘Geldig tot’ in. Voeg onder ‘Overnachtingen’ kamercategorie, aankomst, vertrek, gasten, aantal kamers en prijs per nacht toe; overige diensten zijn posten. Bij het opslaan houdt STRYK de kamers als optie vast in de kalender, tot de gast antwoordt of de offerte verloopt.
Verzenden en opvolgen
‘Document verzenden’ slaat de offerte op en verzendt haar per e-mail met een gastlink. Daar kan de gast accepteren, weigeren of een bericht schrijven; ‘Gastlink kopiëren’ geef je de link voor andere kanalen. Antwoorden verschijnen onder ‘Berichten over de offerte’.
| Status | Betekenis | Volgende stap |
|---|---|---|
| Concept | Nog niet verzonden. | Controleren en verzenden. |
| Verzonden | Bij de gast; kamers als optie vastgehouden. | Op het antwoord wachten of opvolgen. |
| Geaccepteerd | Bindend; het document wordt een orderbevestiging. | Omzetten naar factuur. |
| Geweigerd | De gast heeft nee gezegd; de optie is vrijgegeven. | Geen. |
| Verlopen | Geldig tot is verstreken. | Maak zo nodig een nieuwe offerte. |
| Geconverteerd | Er bestaat een factuurconcept. | De factuur controleren en afronden. |
Het antwoord vastleggen
Accepteert de gast via de gastlink, dan wijzigt de status automatisch. Bij een antwoord per telefoon of e-mail kies je in de offerte ‘Markeer als geaccepteerd’ of ‘Weigeren’.
Omzetten naar factuur
‘Converteren naar factuur’ toont de actuele offerte; ‘Factuurconcept maken’ maakt een concept met dezelfde ontvanger, verblijven en prijzen. Voeg na het verblijf ter plaatse gebruikte diensten toe en rond de factuur af zoals gewoonlijk.
Hotel Nordlicht, seminargroep in november
- 01De offerte verzenden
Maak de offerte met 8 tweepersoonskamers voor 2 nachten en het seminarpakket en kies ‘Document verzenden’.
Status ‘Verzonden’; de kamers staan als optie in de kalender. - 02Acceptatie vastleggen
Het bedrijf accepteert per e-mail. Kies ‘Markeer als geaccepteerd’.
Status ‘Geaccepteerd’; het document is een orderbevestiging. - 03Het factuurconcept maken
Kies na vertrek ‘Converteren naar factuur’ en ‘Factuurconcept maken’.
Het concept wordt geopend; de offerte toont ‘Geconverteerd’.
Factureringsplannen voor regelmatige bedrijfsfacturatie
Met de uitbreiding voor factureringsplannen legt het tabblad ‘Factureringsplannen’ vast hoe een bedrijf regelmatig wordt gefactureerd: ritme, peildatum, betalingstermijn, groepering en verplichte gegevens zoals ordernummer. Een plan geldt nadat een tweede persoon het heeft goedgekeurd. ‘Facturatie voorbereiden’ toont een voorbeeld voordat een concept wordt gemaakt.
