Addebitare in camera ristorante e bar: collegare bene cassa e PMS

Perché l’addebito in camera conta

Gli ospiti che non devono tirare fuori la carta per ogni bevanda consumano con più serenità. A fine soggiorno pagano tutto in una volta alla reception: camera, colazione, cena, bar e massaggio. Per molti hotel vacanza con mezza pensione e wellness è la normalità, per gli hotel cittadini con bar almeno una richiesta frequente.

Il rischio sta nel passaggio di consegne. Senza collegamento tra cassa e PMS il ristorante stampa uno scontrino che qualcuno porta alla reception, dove viene registrato a mano. Succedono tre errori tipici: lo scontrino non arriva mai, viene attribuito alla camera sbagliata oppure viene inserito due volte. Se l’ospite parte presto la mattina, prima che lo scontrino della sera prima sia registrato, il fatturato rischia di andare perso.

Come lavorano insieme cassa e PMS

La cassa resta lo strumento del ristorante e del bar. Lì si ordina, si batte la comanda e si emette lo scontrino. Il PMS sa quali ospiti sono in casa, in quale camera alloggiano e se per loro sono consentiti addebiti in camera. L’interfaccia collega le due cose: la cassa chiede al PMS la camera e invia la voce conclusa, il PMS la registra sul conto dell’ospite.

Conta un controllo chiaro prima della registrazione. L’ospite ha davvero fatto il check-in? Non è già partito? L’hotel ha annotato “nessun addebito in camera” per questa prenotazione, ad esempio per ospiti aziendali la cui azienda paga solo la camera, oppure c’è un limite di credito? Una buona interfaccia risponde a queste domande prima che il cameriere chiuda lo scontrino, non al check-out.

Registratore di cassa, RKSV e TSE: l’obbligo resta alla cassa

In Austria per le attività oltre determinate soglie di fatturato e di incassi in contanti vale l’obbligo del registratore di cassa. La cassa deve rispettare il regolamento austriaco sulla sicurezza dei registratori di cassa (RKSV), proteggere ogni incasso in contanti con una firma ed emettere uno scontrino. In Germania il regolamento sulla sicurezza delle casse (Kassensicherungsverordnung) richiede che le casse elettroniche funzionino con un dispositivo tecnico di sicurezza certificato (TSE); a ciò si aggiungono l’obbligo di emettere lo scontrino e la comunicazione delle casse all’ufficio delle imposte. Soglie e obblighi esatti li chiarite con il vostro commercialista e il vostro fornitore di cassa. Se operate in un altro paese valgono le vostre norme nazionali sui registratori di cassa.

Per l’addebito in camera significa: la cassa certificata del ristorante adempie a questi obblighi per i propri incassi. Emette lo scontrino, lo firma e lo documenta nel proprio giornale. Il PMS riceve solo la voce, cioè l’informazione che la camera 214 ha bevande per 18,40 € da pagare. Lo scontrino del ristorante lo firma quindi la cassa del ristorante. Se poi la reception incassa in contanti o con carta, STRYK firma quella ricevuta con il modulo «Cassa e fiscalizzazione».

Un punto spesso trascurato: se l’ospite al check-out paga in contanti, anche quello è un incasso in contanti. Chiarite con il vostro commercialista come gli incassi in contanti alla reception vengono registrati e protetti nella vostra struttura, ad esempio con una cassa certificata alla reception. Vale indipendentemente dal PMS che usate.

Evitare doppie registrazioni e voci dimenticate

La maggior parte degli errori non nasce nel funzionamento normale, ma quando qualcosa si inceppa. Il Wi-Fi del ristorante cade, la cassa non riesce a inviare la voce, il cameriere la passa quindi alla reception, che la registra a mano. Un’ora dopo la connessione torna, la cassa invia la voce in ritardo, e l’ospite ha lo stesso vino due volte in fattura.

Due cose aiutano. Primo, ogni scontrino riceve un riferimento univoco che resta uguale a ogni nuovo invio; così il PMS riconosce che lo stesso scontrino non può essere registrato di nuovo. Secondo, quando registra a mano, la reception annota il numero di scontrino della cassa, così gli invii successivi si possono riconciliare. Un rituale fisso nella chiusura giornaliera fa sì che le coppie sospette non restino inosservate fino alla partenza.

Scegliere la cassa giusta per l’hotel

Chi acquista una nuova cassa dovrebbe verificare prima l’interfaccia con l’hotel e solo dopo hardware e design. Molte casse per la ristorazione sono pensate per ristoranti indipendenti e non conoscono le camere. Altre gestiscono gli addebiti in camera solo con un determinato PMS. Decisivo è se la cassa può usare un’interfaccia aperta e se il fornitore è disposto a configurare e testare il collegamento.

Non fatevi solo descrivere l’addebito in camera, fatevelo mostrare con un vero ospite di prova: cercare la camera, registrare lo scontrino, stornarlo, interrompere la connessione e reinviare, check-out con fattura. Ciò che in questo test non funziona bene non migliorerà un sabato sera al completo.

Come lo risolve STRYK

STRYK ha un’interfaccia di cassa aperta per ristorante, bar, spa e altri punti vendita. In STRYK create i vostri punti vendita con l’aliquota e generate per ogni cassa una chiave di accesso propria, revocabile in qualsiasi momento. Il vostro fornitore di cassa collega l’interfaccia; la documentazione “Collegare il sistema di cassa a STRYK” descrive configurazione, sicurezza e flusso. L’interfaccia di cassa è inclusa nel prezzo base.

Prima di ogni registrazione la cassa cerca l’ospite tramite il numero di camera. STRYK accetta voci solo su ospiti che hanno fatto il check-in e non ancora il check-out. Per ogni prenotazione potete bloccare gli addebiti in camera o impostare un limite di credito, e appena la fattura finale è emessa il conto dell’ospite non accetta nuove voci. Ogni voce porta un riferimento univoco della cassa: se la cassa reinvia lo stesso scontrino dopo un errore di connessione, STRYK non lo registra due volte.

Se la reception ha registrato a mano uno scontrino, STRYK riconosce possibili doppioni: se più tardi arriva sulla stessa prenotazione una voce di cassa con lo stesso importo a breve distanza di tempo, la coppia viene segnalata per verifica e voi stornate una delle due voci. Al check-out STRYK riprende le voci aperte nella fattura d’albergo, la reception incassa tutto insieme. Se una voce è già su una fattura, la correzione passa dall’area finanza.

E per essere chiari: lo scontrino del ristorante lo firma la vostra cassa certificata, secondo la RKSV in Austria e con TSE in Germania. STRYK riprende l’addebito in camera e la fattura dell’hotel. Per i pagamenti in contanti e con carta alla reception c’è il modulo «Cassa e fiscalizzazione».