Fattura d’albergo e fattura elettronica: dati obbligatori, aliquote IVA e un processo pulito

Cosa deve contenere una fattura d’albergo

Che si tratti di una pensione con otto camere o di un hotel cittadino con sessanta, per la fattura valgono le stesse regole di base di qualsiasi altra impresa. Deve mostrare chi ha fornito cosa, a chi, in quale periodo, a quale prezzo e quanta IVA contiene. Se manca un dato obbligatorio, un ospite aziendale potrebbe non riuscire a detrarre l’IVA, e a quel punto la fattura torna alla reception con una richiesta di correzione.

L’elenco qui sotto riassume quanto viene di norma richiesto in Austria e Germania. Non sostituisce la consulenza fiscale: dettagli come la soglia per le fatture semplificate (Kleinbetragsrechnung), l’indicazione della partita IVA (UID) del destinatario o i casi particolari con ospiti esteri sono regolati dalla rispettiva legge sull’IVA e cambiano di tanto in tanto. Fate quindi approvare una volta il vostro modello di fattura dallo studio del commercialista prima di usarlo in serie.

Per le fatture di piccolo importo ci sono semplificazioni. In Germania una fattura fino a 250 € lordi vale come fattura semplificata (Kleinbetragsrechnung), in Austria fino a 400 € lordi (situazione 2026, da verificare con il vostro commercialista). In questo caso bastano meno dati, ad esempio senza nome e indirizzo dell’ospite. Nella pratica la maggior parte degli hotel emette comunque fatture complete, perché gli ospiti aziendali ne hanno bisogno per la nota spese.

Pernottamento, colazione ed extra: indicarli separatamente

Sia in Austria sia in Germania il puro pernottamento gode di un’aliquota agevolata. In Germania per il pernottamento vale l’aliquota ridotta del 7%, in Austria quella ridotta del 10% (situazione 2026, da verificare con il vostro commercialista). Gli altri servizi non rientrano automaticamente: bevande, minibar, parcheggio, wellness o sale riunioni hanno spesso un’aliquota diversa.

Sulla colazione i due paesi si differenziano. In Austria la colazione, come parte dell’alloggio, di regola gode dell’agevolazione insieme al pernottamento; le bevande possono essere trattate diversamente. In Germania la colazione non rientra nell’alloggio agevolato e va indicata separatamente; l’aliquota per cibi e bevande è stata cambiata più volte negli ultimi anni. Molte strutture tedesche raggruppano colazione, parcheggio e Wi-Fi per chi viaggia per lavoro in un forfait che va ripartito correttamente. Qui conviene un breve confronto con lo studio prima di impostare tariffe e pacchetti.

Particolarmente delicati sono i pacchetti come “pernottamento con mezza pensione” o le offerte wellness. L’ospite vede un prezzo, ma la fattura deve mostrare quale quota ricade su quale aliquota. Definite la ripartizione una volta nella tariffa, non ogni volta alla reception.

Acconto, fattura finale e correzioni

Molte strutture chiedono un acconto alla prenotazione, per le tariffe non rimborsabili anche l’intero importo. Il pagamento arriva quindi prima che il servizio sia reso. Sulla fattura finale al check-out deve ricomparire: come importo già pagato, sottratto dal totale. Se per l’acconto dobbiate emettere anche una fattura d’acconto separata, ad esempio perché un cliente aziendale la richiede, lo chiarite con il vostro commercialista.

E se qualcosa è sbagliato? Una fattura emessa non si sovrascrive, anche se alla reception sarebbe allettante farlo in fretta. La via corretta è stornare la fattura con una nota di credito (in Germania detta anche Stornorechnung o Rechnungskorrektur) ed emettere una nuova fattura corretta. Così a ogni verifica resta visibile cosa era stato fatturato in origine e perché è stato corretto.

A questo si aggiunge la numerazione senza buchi. Ogni numero di fattura si assegna esattamente una volta, anche per le fatture stornate. Se nella sequenza manca un numero, dovete saper spiegare perché. Ci riuscite solo se il numero viene assegnato all’emissione definitiva e non già quando si crea una bozza.

Fattura elettronica in hotel: cosa cambia per i clienti aziendali

Una fattura elettronica ai sensi delle nuove regole è una fattura in un formato strutturato e leggibile dalle macchine secondo la norma europea EN 16931. In Germania sono diffusi XRechnung, un puro file XML, e ZUGFeRD o l’equivalente Factur-X, un PDF in cui sono incorporati i dati strutturati. Le persone leggono il PDF, il software contabile legge i dati.

In Germania dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche da altre imprese. L’obbligo di emissione segue per gradi: allo stato attuale dal 2027 per le imprese più grandi e dal 2028 per tutte. Le fatture semplificate fino a 250 € sono a oggi escluse, e agli ospiti privati potete continuare a emettere fatture cartacee o in PDF (situazione 2026, da verificare con il vostro commercialista). Per un hotel significa: la fattura aziendale per un lungo viaggio di lavoro o un seminario diventerà una fattura elettronica, quella per la famiglia in vacanza d’estate no.

In Austria la fattura elettronica finora è obbligatoria soprattutto per le fatture agli enti pubblici federali. Un obbligo generale tra imprese, allo stato attuale, non esiste; a livello europeo è in preparazione un’estensione per le operazioni transfrontaliere. Se da voi pernottano clienti aziendali tedeschi, le loro contabilità chiederanno comunque sempre più spesso una fattura strutturata. Chi lavora in altri paesi trova regole proprie: questa sezione descrive solo la situazione in Germania e Austria.

Fatture aziendali e passaggio al commercialista

Gli ospiti aziendali hanno esigenze proprie: la fattura è intestata all’azienda, non all’ospite; alcune aziende vogliono una fattura per soggiorno, altre una fattura cumulativa al mese; extra come bar o minibar spesso li paga l’ospite privatamente. Negli accordi aziendali chiarite per iscritto quali servizi passano per l’azienda e quali salda l’ospite. Così al check-out si evitano discussioni e fatture da dividere.

A fine mese il vostro commercialista ha bisogno di fatture, note di credito, pagamenti e movimenti bancari in una forma che possa importare senza ridigitare. In Germania di solito è il formato DATEV, in Austria spesso BMD. Più i pagamenti sono già abbinati alle fatture in hotel, meno domande arrivano dallo studio.

Come lo risolve STRYK

In STRYK la fattura nasce direttamente dalla prenotazione: camera, extra, minibar, voci di cassa da ristorante e bar e la tassa di soggiorno vengono riprese come righe con quantità, prezzo e aliquota propria. Per le aziende STRYK gestisce ragione sociale, indirizzo e partita IVA separatamente dall’ospite; per gli accordi aziendali i soggiorni di un periodo si possono fatturare in una fattura cumulativa. Potete creare preventivi in anticipo e trasformarli in fattura quando vengono accettati.

Finché una fattura è in bozza, si può modificare. STRYK assegna il numero solo all’emissione, da una numerazione propria dell’hotel; eventuali buchi vengono registrati. Le fatture emesse sono immutabili e non si possono riportare a bozza: le correzioni passano da una nota di credito numerata che resta collegata all’originale. Anteprima, download ed e-mail usano lo stesso PDF, che potete generare in 18 lingue, con il vostro logo, i vostri colori e le vostre coordinate bancarie.

Nell’invio a un’azienda STRYK crea la fattura elettronica come documento ZUGFeRD secondo EN 16931, e come XRechnung per gli enti pubblici tedeschi con Leitweg-ID. Dove la fattura elettronica è obbligatoria, come per i clienti aziendali tedeschi dal 2027, STRYK la sceglie in automatico, altrimenti solo con il consenso dell’azienda; i dati mancanti del destinatario li segnala prima. Le fatture elettroniche dei fornitori in formato XRechnung o Factur-X arrivano nella casella documenti.

Acconto e saldo li definite nel piano tariffario. I pagamenti online passano dal servizio di pagamento integrato, e STRYK incassa il saldo alla scadenza della cancellazione gratuita, se il metodo di pagamento e il consenso dell’ospite lo permettono; in caso di cancellazione gratuita il pagamento online viene rimborsato automaticamente. Gli estratti conto li importate come CAMT.053 o CSV e abbinate i movimenti alle fatture aperte. Per lo studio STRYK crea un pacchetto per il commercialista in formato DATEV o BMD, come CSV o Excel.