Online check-in a szállodában: folyamat, önkiszolgáló kioszk és adatvédelem

Mi az online check-in a szállodában?

Online check-in esetén a vendég néhány nappal vagy órával érkezés előtt személyes linket kap a foglalásához. Ezen keresztül kiegészíti azokat az adatokat, amelyekre a bejelentőlaphoz és a tartózkodáshoz szüksége van: név, születési dátum, állampolgárság, cím, igazolványadatok és az együtt utazók adatai. A szállástól függően ehhez jön még az igazolvány fotója és egy aláírás. A vendég mindezt nyugodtan, a saját okostelefonján intézi, alkalmazás és fiók nélkül.

A recepció számára elsősorban az időpont változik. Ahelyett, hogy öt vendég egyszerre töltene ki űrlapokat, és a csapatból valaki a kézírást gépelné be, az adatok érkezéskor már ellenőrizve ott vannak a foglaláson. Ha valami hiányzik, azt az előző napon látod, és nem akkor, amikor a vendég bőröndökkel és fáradt gyerekekkel áll előtted.

Fontos a különbségtétel: egy kitöltött online űrlap még nem üzemi értelemben vett check-in. A tényleges bejelentkezés, vagyis a szobaátadás és a „házban” állapot, csak az érkezés napján történik, a recepción vagy a kioszknál. Egy jó folyamat ezt a két lépést tisztán elkülöníti.

A folyamat a vendég és a recepció számára

A vendég számára az útnak rövidnek kell lennie: link megnyitása, foglalás megerősítése, adatok kiegészítése, útitársak rögzítése, igazolvány lefotózása, aláírás, kész. Minden további oldal és minden felesleges kötelező mező kitöltéseket veszít. Az a vendég, aki a harmadik lépésnél feladja, végül mégis a recepción áll.

A recepció munkája akkor kezdődik, amikor a vendég végzett. A foglaláson látja, hogy az online check-in lezárult-e, ellenőrzi az adatokat, és jóváhagyja őket, vagy javítást kér a vendégtől. Az érkezés napján ekkor elég egy pillantás az igazolványra, az üdvözlés és a kulcs. Egy 25 szobás szálláson, egy szombati napon 12 érkezéssel ez könnyen egy órával kevesebb űrlapmunkát jelent a pultnál.

Milyen adatokat rögzítsen, és hogyan ellenőrizze őket

Csak azt rögzítse, amire a bejelentőlaphoz, a tartózkodáshoz és az elszámoláshoz ténylegesen szüksége van. Hogy mely bejelentési adatok kötelezőek, az az adott ország bejelentési jogszabályaiból és az önkormányzat előírásaiból következik; az ausztriai és németországi szabályokról a vendégbejelentésről szóló útmutatónkban olvashat. Minden ezen túlmenő adat, például az érkezés időpontja, parkolási igény vagy allergiák, önkéntes, és ezt jelölni is kell.

Az igazolványfotónál érdemes automatikus felismerést használni: a rendszer kiolvassa a géppel olvasható zónát vagy a szöveget, és javaslatot tesz a névre, a születési dátumra és az igazolványszámra, így a vendégnek kevesebbet kell gépelnie. Ha a fotó elmosódott, vagy az adatok nem egyeznek, az adatrekord ne menjen át csendben, hanem kerüljön ellenőrzésre a recepcióhoz.

A recepció általi ellenőrzés nem bizalmatlanság a vendéggel szemben, hanem gondosság. Egy elírás a születési dátumban vagy egy kifelejtett gyerek különben csak az önkormányzati bejelentésnél vagy az idegenforgalmi adónál derül ki. Határozza meg, ki ellenőriz a csapatból és meddig, például minden reggel a következő két nap összes érkezését.

Önkiszolgáló check-in kioszk: mikor éri meg

A kioszk két helyzetben egészíti ki az online check-int: azoknál a vendégeknél, akik nem használták a linket, és azoknál az érkezéseknél, amikor senki sincs a recepción. Apartmanházaknál, este 6-ig nyitva tartó recepcióval működő garni szállásoknál és olyan kis csapatoknál, amelyek este nem tudnak ügyeletet tartani, gyakran éppen ez az önkiszolgáló check-in valódi oka.

A kioszknál a vendég a foglalási szám és a vezetéknév alapján megkeresi a foglalását, kiegészíti a hiányzó adatokat, lefotózza az igazolványát és aláír. Ezután az eszköz megmutatja a szobaszámot vagy azt, hol találja a kulcsot, például egy kulcsszéf kódját. Magának az eszköznek ne legyen hozzáférése belső listákhoz, számlákhoz vagy más foglalásokhoz, és rövid inaktivitás után álljon vissza automatikusan.

Számoljon őszintén: a kioszk nem helyettesíti a recepciót, hanem tehermentesíti. Ha amúgy is éjjel-nappal van ügyelet, egy jól használt online check-in általában többet hoz, mint egy további eszköz. Ha viszont este 8 után már senki sincs a házban, a kioszk az a megoldás, amely nem hagyja a késői vendégeket zárt ajtó előtt állni.

Adatvédelem és bevezetés öt lépésben

A bejelentési adatok és az igazolványfotók személyes adatok, az igazolványfotó pedig különösen védendő. A kitöltés előtt közérthetően tájékoztassa a vendégeket, mire használja az adatokat, ki látja őket, és meddig őrzi meg őket. Igazolványfotót csak akkor rögzítsen, ha világos célja van vele, a csapaton belül korlátozza a hozzáférést az illetékes szerepkörökre, és határozzon meg törlési határidőt. Hogy milyen jogalap és milyen határidők vonatkoznak a szállására, azt adatvédelmi tanácsadójával tisztázza.

Maga a bevezetés áttekinthető. A technikánál fontosabb, hogy a csapat ismerje az új folyamatot, és hogy egyszer teljes egészében végigjátssza egy valódi tesztfoglalással, útitárssal, hiányzó adattal és javítással együtt.

Hogyan oldja meg a STRYK az online check-int

A STRYK-ban az online check-in és a check-in kioszk külön modulok, az alapárban foglaltak, és szállodánként kapcsolhatók be. Ha kívánod, az online check-in az érkezés előtt meghatározott órával automatikusan e-mailes meghívót küld a vendégeknek; a link pontosan egy foglaláshoz tartozik, és az általad választott idő után lejár. A közvetlen foglalások és a recepción rögzített foglalások vendégeid kapnak meghívót; a portálfoglalások vendégeid a recepción vagy a kioszkon jelentkeznek be. Te döntöd el, hogy kötelező-e a személyi okmány fényképe és az aláírás, és a hozzájárulás és az aláírás szövegét vendégeid nyelvén tárolod. A vendégek saját maguk és útitársaik bejelentési adatait adják meg; olvasható okmányfotóból a STRYK javaslatot tesz a névre, születési dátumra és okmányadatokra.

Ha egy igazolványfotó nem egyértelműen felismerhető, vagy az adatok nem egyeznek, az eset ellenőrzésre a recepcióhoz kerül. A recepció a foglaláson látja, hogy az online check-in beküldve, ellenőrzés alatt, javításra vár vagy jóváhagyva állapotban van, és célzottan javítást kérhet a vendégtől. Az online check-in a foglalást „online check-in előkészítve” állapotúra állítja, bejelentkezni csak az érkezés napjától lehet. A rögzített adatok közvetlenül a vendégbejelentésbe kerülnek.

A kioszk egy tablet böngészőjében fut, saját eszközbelépéssel, amely csak a szállodádra érvényes. A vendég a foglalási szám és a vezetéknév alapján megtalálja a foglalását, kiegészíti az adatokat, lefotózza az igazolványát, igény szerint aláír, és be van jelentkezve. Ezután a kioszk a beállítástól függően megmutatja a szobaszámot, az általad megadott kulcsszéfkódot vagy egy saját tájékoztató szöveget. Az online check-in adataira az elutazás utáni törlési határidőt állíthat be. Amit a STRYK tudatosan nem csinál: nem vezérel ajtózárakat, nem ír kulcskártyákat, és a kioszknál nem szed be pénzt; a fizetések előre, online vagy a recepción történnek.