Komunicirajte s gostima iz rezervacije

Odaberi ispravnu rezervaciju kao kontekst razgovora

Otvori Gosti → Poruke ili poruke s detaljima gostiju. Pretražujte prema broju rezervacije, gostu, datumima ili sobi i provjeri kontekstnu ploču prije pisanja.

Samo rezervacije povezane s glavnim gostom mogu se poslati porukom. Popravite poveznicu koja nedostaje u zapisu o gostu ili rezervaciji umjesto stvaranja druge osobe.

Započnite svaki razgovor od točne rezervacije. Pretražujte po broju rezervacije, datumu gosta ili boravka, otvori zapis i usporedi primatelja, dolazak, odlazak, kategoriju sobe, trenutno stanje i izvor rezervacije. Isti gost može imati nekoliko prošlih ili budućih boravaka, a sam profil ne identificira na koji se dolazak, otkazivanje ili račun poruka odnosi. STRYK stoga koristi guest i booking zajedno. Ako je kontekst rezervacije nejasan, zaustavite se prije pisanja i riješite ga u izvornom zapisu. Držite privatne podatke unutar ovlaštenog razgovora o rezervaciji i koristiš referencu rezervacije ili sobe u primopredajnim bilješkama umjesto kopiranja podataka o kontaktu negdje drugdje. Provjera konteksta je gotova kada drugi kolega može identificirati željenog primatelja i ostati bez nagađanja iz tijela poruke.

Razumite kanal iz izvora rezervacije

Ručne rezervacije, telefonske rezervacije, rezervacije putem telefona, e-pošte, web-mjesta i rezervacije putem sustava za rezervacije koriste se e-poštom, s predmetom i običnim ili HTML formatima. Prvo provjeri pohranjenu adresu.

OTA i rezervacije kanala koriste se razgovorom kanala u čistom tekstu. Nemojte ga zaobići zasebnom e-poštom jer povijest rezervacija neće postati potpuna.

Pročitajte komunikacijski kanal iz izvora rezervacije. Ručne i izravne rezervacije koriste se e-poštom; OTA ili rezervacije kanala koriste kanal za rezervacije kao razgovor u čistom tekstu. Skladatelj ne daje slobodan izbor kanala jer bi promjena rute narušila odnos između izvora rezervacije i povijesti poruka. Potvrdi prikazani kanal i dostupnog primatelja prije odabira predloška. E-pošta može koristiti običan tekst ili odobreni HTML s pregledom, dok poruke kanala ostaju običan tekst i ne smiju ovisiti o nepodržanom oblikovanju. Ako je drugačija ruta kontakta operativno neophodna, tretirajte je kao zasebno ovlašteni proces i dokumentirajte zašto; nemojte skrivati promjenu unutar skladatelja. Za rezervacije na portalu, STRYK šalje običan tekstualni tekst putem povezane Booking.com ili Airbnb rute i zadržava svaki odgovor u istom razgovoru o rezervaciji.

Odaberi predložak prema namjeni, kanalu i jeziku

Popis prikazuje aktivne predloške koji odgovaraju izvedenom kanalu. Odaberi prema svrsi gostovanja i traženom jeziku, a ne prema nazivu koji zvuči slično.

STRYK primjenjuje format, predmet i tijelo. Ponavljajući ispravci pripadaju središnjem predlošku; jednokratni detalji ostaju u nacrtu. Izbjegavajte privatne zastarjele kopije.

Odaberi predložak prema jednoj konkretnoj namjeni, prikazanom kanalu i jeziku gosta. Informacije o dolasku, podsjetnik za plaćanje, podaci koji nedostaju i zahvale nakon boravka različite su odluke i ne bi se trebale kombinirati u nejasnu univerzalnu poruku. Koristiš samo aktivni predložak ponuđen za izvedeni kanal. Pročitajte ga prije prijave: provjeri pozdrav, ton, hotelsko vrijeme, veze, tekst otkazivanja ili plaćanja i potpis u odnosu na trenutnu hotelsku praksu. Predložak je pregledana početna točka, a ne dopuštenje za slanje nepromijenjenog. Ako se jezik gosta razlikuje od zadanog u hotelu, odaberi ili napišite potpunu verziju na tom jeziku; prevedena tema s mješovitim jezičnim tijelom nije spremna. Uklonite odlomke koji se ne odnose na ovaj boravak i dodaj samo činjenice koje su već odobrene u rezervacijama, pravilima ili postavkama hotela.

Pregledaj rezervirana mjesta iz stvarnog konteksta rezervacije

Alat za odabir izlaže vrijednosti koje se mogu riješiti u kontekstu trenutnog gosta i rezervacije. Pročitajte razriješeni pregled i usporedi datume, sobu i detalje rezervacije s kontekstnom pločom.

Nerazriješena rezervirana mjesta prikazana su ispod pregleda. Ispravite izvorne podatke koji nedostaju, ponovno učitajte i ponovno pregledaj; ako nedostupan prema dizajnu, uklonite token ili ponovno napišite rečenicu.

Razriješite svako rezervirano mjesto u pregledu s trenutnom rezervacijom. Provjeri pozdrav i ime gosta, hotel, dolazak i odlazak, kategoriju ili dodijeljenu sobu, broj rezervacije, ukupni iznos, nepodmireni iznos, pravila otkazivanja i kontakt podatke prema svrsi predloška. Nerazriješen token, prazna crtica ili nevjerojatna vrijednost je blokator, a ne kozmetički tekst. Ispravite izvorne podatke koji nedostaju kada bi trebali postojati; inače prepišite rečenicu bez davanja obećanja. Ako nije dodijeljena soba, recite rezerviranu kategoriju umjesto da pogađate broj sobe. Ako je vrijednost plaćanja sporna, nemojte je ručno mijenjati u poruci; prvo riješi financije. Rezervirana mjesta za pseudonime mogu se prikazati radi kompatibilnosti, ali alat za odabir trebao bi koristiti trenutne kanonske vrijednosti dostupne u ovom kontekstu rezervacije. Konačni pregled mora sadržavati samo stvarne, objašnjive podatke.

Čitajte sadržaj i kao domaćin i kao recenzent

Čitaj kao gost: prve dvije rečenice trebaju objasniti zašto hotel piše i što se dalje događa. Koristiš jasno vrijeme i svakodnevni jezik, a ne interne kodove.

Zatim pregledaj primatelja, pozdrav, broj rezervacije, datume, zahtjeve za sobe, cijene, veze, potpis i jezik. HTML treba vizualni pregled; poruke kanala ostaju jasne, čisti tekst.

Dvaput pročitajte posljednju poruku: prvo kao domaćin, a zatim kao recenzent. Kao domaćin, neka sljedeća radnja gosta bude očigledna, koristiš jezik poštovanja i uključite samo informacije koje pomažu ostanku. Kao recenzent provjeri činjenice o rezervaciji, datume, iznose, izjave o politici, poveznice, rok za odgovor, potpis i privatnost. Jedna poruka treba imati jedan primarni cilj i jasan odgovor na ono što bi gost trebao znati ili učiniti. Izbjegavajte interni žargon, okrivljavanje, pravna obećanja koja hotel ne može zadržati i osjetljive podatke koji nisu potrebni za tu svrhu. Za hitnu promjenu navesti što se promijenilo, na koji boravak se odnosi i gdje se gost može javiti. Za HTML e-poštu provjeri i formatirani pregled i čitljiv tekst; za poruke kanala, osigurajte da značenje preživi običan tekst. Sažeta specifična poruka sigurnija je od dugog predloška punog nevažnih klauzula.

Pošalji jednom i dokaži rezultat u temi

Potvrdi rezervaciju, pošalji jednom i pričekajte. Ako STRYK pokaže pogrešku, zadrži nacrt, ispravite uzrok i nemojte prerano bilježiti uspjeh.

Nakon uspjeha, pronađite poruku u istoj niti za rezervacije i potvrdi smjer, vrijeme, kanal, predmet gdje je primjenjivo i broj rezervacije. Ako nije vidljivo, ponovno učitajte prije ponovnog pokušaja.

Pošalji jednom i pričekajte stvarni rezultat. Onemogućen gumb, spinner ili spora mreža nisu dopuštenje za opetovano klikanje. Nakon uspjeha, ponovno otvori isti razgovor o rezervaciji i potvrdi točno jedan odlazni unos s točnom vremenskom oznakom, kanalom, predmetom gdje je primjenjivo i vidljivim sadržajem. Za e-poštu, uspješan rezultat prijave i unos niti dokazuju da je STRYK prihvatio slanje; kvarovi isporuke moraju ostati vidljivi kroz odgovarajući status ili praćenje. Za razgovor na kanalu, potvrdi da se obična tekstualna poruka nalazi u ispravnoj niti rezervacije. Ako slanje ne uspije, sačuvajte skicu, pročitajte pogrešku i ispravite primatelja, kanal, sadržaj ili vezu na izvoru. Nikada nemojte stvarati lokalni unos uspjeha ili kopirati poruku u drugu rezervaciju samo da bi povijest izgledala potpuno.

Dvije uobičajene pogreške provjeri posebnim testom. Prvi slučaj: gost nema upotrebljivu e-mail adresu u izravnoj rezervaciji. Točan rezultat nije pogađanje primatelja ili korištenje adrese drugog gosta, već vidljivo blokiranje i razjašnjavanje podataka za kontakt u profilu gosta ili rezervaciji. Drugi slučaj: Odabrali bi predložak e-pošte za OTA rezervaciju. Kanal i obrazac običnog teksta koje sustav izvodi trebaju ostati vidljivi; nemojte ručno kopirati poruku u zasebnu e-poštu tako što ćete izgubiti vezu za razgovor. Za obje probe zapišite broj rezervacije, očekivani kanal, stvarnu povratnu informaciju i sljedeću odgovornu osobu. Na taj način tim može upravljati ne samo uspješnim slanjem, već i sigurnim zaustavljanjem kada izvorni podaci ili kanal nisu prikladni.

Održavajte jedan timski standard slanja poruka

Definirajte jedan odgovoran predložak po ponavljajućoj situaciji, kanalu i jeziku, uz vlasništvo i redoviti pregled. Dajte prednost malom jasnom skupu nad mnogo sličnih imena.

Hotel Nordlicht testira izravnu običnu e-poštu, izravni HTML pregled, OTA običan kanal, rezervirano mjesto koje nedostaje i gosta s dvije rezervacije. Problemi se rješavaju na razini izvora, predloška ili rezervacije.

Održavajte standard malog tima za ponavljajuće poruke. Svaki odobreni predložak treba namjenu, kanal, jezik, vlasnika, datum posljednjeg pregleda i sljedeći pokretač pregleda. Pregledaj nakon promjena vremena prijave, postupka plaćanja, pravila otkazivanja, kontakta hotela, poveznica ili putovanja gosta. Držite sadržaj predloška u središnjem pozadinskom katalogu i rezervirana mjesta u središnjem sustavu predložaka umjesto osobnih isječaka ili lokalnih datoteka. Uzorak jednog stvarnog razgovora nakon aktivacije u izoliranoj demonstraciji hotela Nordlicht, provjera konteksta rezervacije, razriješenih vrijednosti, uredničke kvalitete i pojedinačnog slanja; nikada ne koristiš postojećeg kupca zakupca za dokaznu dokumentaciju. Povucite zastarjele predloške umjesto da ostavite aktivne gotovo duplikate. Proces je pouzdan kada kolega kasnije može razumjeti svrhu, primatelja, boravak, kanal, točan sadržaj i rezultat isključivo iz razgovora o rezervaciji.

Uzmite uzorak od najmanje tri razgovora mjesečno ili nakon svake značajne operativne promjene: jedna izravna e-pošta, jedna kanalna obična tekstualna poruka i jedan slučaj kada je slanje moralo biti blokirano. Provjeri točan kontakt za rezervaciju, jezik gosta, otključano rezervirano mjesto, jasan cilj, jednokratnu odlaznu liniju i odgovorno zatvaranje pogreške. Nemojte kopirati osobni sadržaj u obrazovni dokument; kontrola kvalitete treba zabilježiti samo potrebnu referencu rezervacije i rezultat. U slučaju ponavljajuće pogreške, nemojte ispravljati svaku poruku jednu po jednu: utvrdite je li uzrokovana predloškom, središnjim hotelskim podacima, izvorom rezervacije ili timskim procesom, naručite ispravak i novi test.

Uz predložak zabilježite datum i osobu odgovornu za recenziju kako bi svim kolegama bio jasan razlog i rok sljedeće recenzije.