Comprueba los datos maestros financieros antes del primer documento
Unos datos maestros erróneos se multiplican en cada documento posterior.Abre Configuración y comprueba nombre del hotel, dirección, contacto, datos de empresa y fiscales, idioma de los documentos, tipos de IVA, métodos de pago y quién es responsable de los cambios. No copies datos legales de un membrete antiguo sin confirmarlos.
El Hotel Nordlicht registra la fuente y la fecha de revisión de cada dato financiero, genera una nueva vista previa de prueba tras cada cambio y no reescribe en silencio documentos finales antiguos.
| Ámbito | Qué comprobar | Justificante |
|---|---|---|
| Identidad del hotel | Nombre, dirección, contacto | Datos del hotel aprobados oficialmente |
| Empresa e impuestos | Razón social, NIF-IVA, tipos impositivos, datos obligatorios | Responsable financiero / asesoría profesional |
| Pago | Métodos activos, datos bancarios, asignación | Contrato vigente o cuenta confirmada |
| Documento | Idioma predeterminado, diseño, contacto, lógica de numeración | Vista previa interna aprobada |
Registre los cargos de la estancia de forma completa y correcta
La factura toma los cargos de la estancia. Revisa alojamiento, tarifa, huéspedes, extras, cantidades, fecha del servicio y precio acordado. Añade los cargos a la estancia correcta cuando se acuerden o se presten y corrige los errores en el origen.
El Hotel Nordlicht prueba dos noches, dos huéspedes, desayuno ambos días y una noche de parking. Recepción calcula el importe esperado por su cuenta, lo compara con STRYK y corrige el cargo antes de finalizar.
Elige de forma consciente destinatario particular o empresa en cada documento
El huésped no es automáticamente el destinatario de la factura, y una empresa anterior no se aplica automáticamente al siguiente viaje.Antes de la vista previa, elige particular o empresa. Comprueba el nombre, la dirección y los datos de empresa obligatorios actuales del destinatario elegido. El contexto de empresa anterior puede orientar, pero no debe heredarse a ciegas.
El Hotel Nordlicht crea dos vistas previas a partir de la misma estancia de prueba: una particular a nombre de Anna Berger y otra de empresa a nombre de Nordstern Reisen GmbH. Solo deben cambiar los datos del destinatario; cargos y pagos siguen siendo los mismos.
| Caso | Usar | No heredar a ciegas |
|---|---|---|
| Viaje privado | Nombre y dirección particulares actuales | Empresa de un viaje de negocios anterior |
| Viaje de negocios | Empresa seleccionada y dirección verificada | Contacto antiguo de empresa similar |
| Paga el acompañante | Destinatario de factura realmente acordado | Automáticamente el huésped principal |
| Varios documentos | Reparto claro de cargos por destinatario | Facturar dos veces el mismo cargo |
Concilie pagos y saldo antes de finalizar
Pago y factura están relacionados, pero son distintos. Comprueba cada pago real con importe, fecha y hora, método y asignación. Un anticipo reduce el saldo, pero no sustituye a la factura final. Los intentos fallidos o no confirmados nunca pueden aparecer como correctos.
El Hotel Nordlicht prueba un anticipo confirmado y el pago final a la salida: el total de cargos menos el anticipo da el saldo pendiente y después cero, sin duplicados. Las comisiones de proveedores de pago externos se mantienen aparte.
Conciliación de pagos antes de la factura final
- Cada pago está confirmado y aparece una sola vez.
- Importe, fecha y hora y método son correctos.
- El anticipo está asignado a la estancia correcta.
- El saldo equivale al total de cargos menos los pagos confirmados.
- Los intentos fallidos o pendientes no aparecen como pagados.
Revisa la vista previa, finaliza la factura y usa el mismo archivo
La vista previa, la descarga y la impresión no deben mostrar tres estados distintos del documento.Lee la vista previa de la factura de arriba abajo: emisor, destinatario, fecha del documento, periodo del servicio, líneas, cantidades, importes, impuestos, pagos, saldo, datos de pago y pie de página. Revisa también los saltos de página y las direcciones de empresa largas.
Elige el idioma del documento cuando sea necesario (están disponibles los 18 idiomas de STRYK). Vista previa, descarga e impresión usan el mismo idioma y el mismo PDF final. El Hotel Nordlicht abre el archivo descargado por separado y compara total, destinatario e idioma con la vista previa.
Aprobar una factura en siete pasos
- 01Abrir la estancia
Revisar cargos, fechas y tarifa acordada.
- 02Elegir destinatario
Confirmar particular o empresa y dirección actual.
- 03Conciliar pagos
Comprobar anticipo, pago final y saldo.
- 04Elegir idioma
Definir el idioma del documento para esta exportación.
- 05Leer la vista previa
Revisar datos obligatorios, líneas, totales, impuestos y diseño.
- 06Finalizar
Crear el documento final solo tras la aprobación.
- 07Comparar archivo y lista
Abrir el PDF por separado y comprobar el estado en Finanzas.
Trate oferta, corrección y anulación como operaciones distintas
Una oferta no es una factura final ni una operación de pago confirmada. Describe los servicios previstos, el precio, el destinatario, la validez y las condiciones. Su aceptación lleva al proceso de reserva y documentos sin renombrar un documento ya final.
Si una factura final es incorrecta, use el proceso definido de corrección o anulación. No la borre ni la sobrescriba en silencio; conserve número, historial y trazabilidad con motivo, responsable y referencia al documento original.
| Situación | Camino correcto | Evitar |
|---|---|---|
| Propuesta de precio antes de reservar | Oferta con validez y condiciones | Marcar como factura pagada |
| Errata en la vista previa | Corregir el origen y volver a abrir la vista previa | Tapar el error en el PDF |
| Factura final incorrecta | Corrección/anulación formal con referencia | Borrar o sobrescribir en silencio |
| El huésped paga una parte | Registrar el pago parcial y dejar el saldo pendiente | Mostrar todo el documento como pagado |
Controle las finanzas cada día y haga un traspaso limpio cada mes
Un breve control diario evita que el cierre de mes se convierta en una caza de errores.Al final del día, el Hotel Nordlicht revisa documentos nuevos y modificados, pagos, saldos, anulaciones y cambios de destinatario poco habituales. Las listas de finanzas se ordenan por fecha del documento y filtran particular, empresa y estado sobre el conjunto completo de registros.
Para el cierre mensual, defina periodo, estados y salidas. Los informes en PDF y compatibles con hoja de cálculo usan los mismos filtros y secciones que la vista previa. Investigue las discrepancias en el origen y documente fecha de cierre, responsable, correcciones abiertas y destinatario.
Control diario de diez minutos
- 01Documentos modificados hoy
Revisar operaciones nuevas, finales, corregidas y anuladas.
- 02Pagos y saldos
Comparar los pagos confirmados con los saldos.
- 03Comprobación aleatoria de destinatarios
Abrir al menos una factura particular y una de empresa.
- 04Asignar discrepancias
Cada cuestión abierta tiene responsable, motivo y plazo.
- 05Documentar el cierre
Anotar la fecha de revisión y los puntos abiertos para el siguiente turno.
