Warum sich Gutscheine für dein Hotel lohnen
Gutscheine sind kein Rabattinstrument, sondern Vorverkauf mit Weiterempfehlung.Der erste Vorteil ist die Liquidität. Der Gutschein wird heute bezahlt, die Leistung erbringst du Wochen oder Monate später. Gerade im Dezember, wenn viele Häuser ruhig sind und die Fixkosten weiterlaufen, ist das spürbar. Wichtig ist dabei die richtige Haltung: Das Geld gehört dir erst, wenn der Gutschein eingelöst ist. Bis dahin ist er eine offene Verpflichtung gegenüber dem Gast.
Der zweite Vorteil sind neue Gäste. Wer einen Gutschein verschenkt, kennt dein Haus meist schon. Wer ihn bekommt, oft noch nicht. Du gewinnst damit Gäste über eine persönliche Empfehlung, ohne Provision an ein Buchungsportal. Viele Beschenkte buchen direkt bei dir, und wer einmal zufrieden war, kommt gerne ohne Gutschein wieder.
Der dritte Vorteil ist die Steuerung der Auslastung. Du kannst Gutscheine so gestalten, dass sie vor allem in ruhigeren Zeiten eingelöst werden, etwa ein Arrangement „Winterauszeit“ von November bis März außer an Feiertagen. So füllen Gutscheine die Wochen, in denen du sonst über Preisnachlässe nachdenken würdest.
Wertgutschein oder Leistungsgutschein
Ein Wertgutschein lautet auf einen Betrag, zum Beispiel 100 €. Der Gast kann ihn für Übernachtung, Restaurant oder Wellness einsetzen. Er ist flexibel und für den Schenkenden einfach. Ein Leistungsgutschein beschreibt ein Erlebnis, etwa „Zwei Nächte im Doppelzimmer mit Frühstück und Abendessen“. Er wirkt als Geschenk stärker, weil sich der Beschenkte etwas vorstellen kann.
In der Praxis bieten viele Häuser beides an: drei bis fünf beliebte Arrangements und daneben freie Beträge. Beim Leistungsgutschein solltest du festlegen, was passiert, wenn sich deine Preise bis zur Einlösung ändern oder das Arrangement nicht mehr angeboten wird. Ein Hinweis wie „Wert zum Kaufzeitpunkt: 320 €“ auf dem Gutschein schafft Klarheit für beide Seiten.
Auch steuerlich kann der Unterschied eine Rolle spielen. Ob ein Gutschein als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein gilt, entscheidet unter anderem darüber, wann die Umsatzsteuer entsteht. Das hängt von deinem Angebot und den Steuersätzen der enthaltenen Leistungen ab. Diese Einordnung sollte deine Steuerberatung vornehmen, nicht die Rezeption.
| Merkmal | Wertgutschein | Leistungsgutschein |
|---|---|---|
| Beispiel | 100 € für Ihren Aufenthalt | Zwei Nächte mit Frühstück für zwei Personen |
| Für den Schenkenden | Einfach, passt immer | Persönlicher, wirkt wie ein Erlebnis |
| Für den Beschenkten | Frei einsetzbar, auch teilweise | Klar, was enthalten ist |
| Für das Hotel | Flexibel, Restguthaben möglich | Gute Steuerung auf Zeiten und Zimmerkategorien |
| Darauf achten | Mindest- und Höchstbetrag festlegen | Preisänderungen und Verfügbarkeit regeln |
Gestaltung und Preispunkte
Ein guter Gutschein sieht aus wie dein Haus und ist in zehn Sekunden verstanden.Wähle Preispunkte, die zu deinen Zimmerpreisen passen. Ein Gutschein über 50 € ist ein nettes Mitbringsel, deckt aber keine Übernachtung. Sinnvoll sind Beträge, die einer Nacht, einem Wochenende oder einem Arrangement entsprechen. Freie Beträge sind beliebt, brauchen aber eine Untergrenze, damit sich der Aufwand lohnt, und eine Obergrenze, die zu deinem Haus passt.
Bei der Gestaltung zählt der Moment des Überreichens. Logo, Hausfarben, ein schönes Bild, eine persönliche Nachricht des Schenkenden und der Name des Beschenkten machen aus einem Beleg ein Geschenk. Dazu gehören gut lesbar: Gutscheinnummer, Wert oder Leistung, Gültigkeit, die wichtigsten Bedingungen in zwei Sätzen und ein Code, den die Rezeption scannen kann.
Aktionen wie „100 € Gutschein für 90 €“ können den Verkauf vor Weihnachten beleben. Rechne vorher, ob sich der Nachlass trägt, wenn der Gutschein in der Hochsaison eingelöst wird. Oft ist eine Aktion auf ein Arrangement in der Nebensaison die bessere Wahl als ein pauschaler Abschlag.
| Gutschein | Wert | Gedacht als |
|---|---|---|
| Wertgutschein klein | 75 € | Abendessen oder Wellnessbehandlung |
| Wertgutschein Übernachtung | 150 € | Eine Nacht im Doppelzimmer mit Frühstück |
| Arrangement „Kurzurlaub“ | 320 € | Zwei Nächte mit Frühstück und einem Abendessen |
| Arrangement „Winterauszeit“ | 290 € | Zwei Nächte, einlösbar von November bis März |
| Freier Betrag | 25 € bis 1.000 € | Für alle, die selbst entscheiden wollen |
Was auf jeden Gutschein gehört
- Name und Logo des Hotels, Kontakt für Buchungen
- Eindeutige Gutscheinnummer und ein scannbarer Code
- Wert oder genaue Beschreibung der Leistung
- Gültigkeit und, falls vorhanden, Einlösezeiträume
- Kurze Bedingungen: Teileinlösung, Übertragbarkeit, Barauszahlung
- Persönliche Nachricht des Schenkenden
Vertrieb: Website, Rezeption und die richtigen Anlässe
Der wichtigste Verkaufsort ist deine eigene Website. Wer abends um 22 Uhr ein Geschenk für die Eltern sucht, ruft nicht an der Rezeption an. Ein Online-Shop, der rund um die Uhr verkauft, sofort bezahlt wird und den Gutschein direkt als PDF verschickt, nimmt deinem Team Arbeit ab. Platziere den Link sichtbar in der Navigation, nicht versteckt in der Fußzeile.
Die Rezeption bleibt der zweite starke Verkaufsweg. Gäste, die gerade einen schönen Aufenthalt hatten, kaufen gerne einen Gutschein für Freunde oder Familie. Ein kleiner Aufsteller bei der Abreise oder ein Satz im Abreisegespräch genügt. Wichtig: Gutscheine, die an der Rezeption verkauft werden, müssen im selben Bestand landen wie die Online-Gutscheine.
Den größten Teil des Jahres verkaufen sich Gutscheine ruhig nebenher. Rund um bestimmte Anlässe lohnt sich ein gezielter Hinweis in Newsletter, Social Media und auf der Startseite. Plane diese Termine zwei bis drei Wochen im Voraus.
| Anlass | Wann bewerben | Passendes Angebot |
|---|---|---|
| Weihnachten | Mitte November bis 24. Dezember | Wertgutscheine und Arrangements, sofort als PDF zum Ausdrucken |
| Valentinstag | Ende Jänner bis 14. Februar | Romantik-Arrangement für zwei |
| Ostern | Drei Wochen vor Ostern | Familienwochenende oder Frühlingsauszeit |
| Muttertag | Mitte April bis zweiter Sonntag im Mai | Wellness- oder Genussarrangement |
| Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum | Ganzjährig | Freie Beträge mit persönlicher Nachricht |
| Firmen | Herbst | Gutscheine als Mitarbeiter- oder Kundengeschenk |
Eine Weihnachtsaktion in vier Schritten
- 01Angebot festlegen
Zwei bis drei Arrangements und freie Beträge auswählen, Einlösezeiträume bewusst setzen.
- 02Shop und Texte prüfen
Bilder, Bedingungen und Gutscheinvorlage aktualisieren, einen Testkauf machen.
- 03Sichtbar machen
Startseite, Newsletter, Social Media und Signatur der E-Mails ab Mitte November.
- 04Rezeption vorbereiten
Ausgedruckte Gutscheine und ein kurzer Satz für das Abreisegespräch, damit niemand improvisieren muss.
Einlösung, Teileinlösung und Buchhaltung
Bei der Einlösung entscheidet sich, ob Gutscheine Freude oder Ärger machen. Die Rezeption muss in Sekunden sehen: Ist der Gutschein echt, noch gültig, und wie viel Guthaben ist noch offen? Ein scannbarer Code und ein zentraler Bestand verhindern, dass ein Gutschein zweimal eingelöst wird oder ein Restguthaben in einer Excel-Liste verloren geht.
Teileinlösungen sind bei Wertgutscheinen die Regel. Ein Gast mit einem 200-€-Gutschein bucht eine Nacht für 160 €, die restlichen 40 € bleiben auf dem Gutschein. Lege in deinen Bedingungen fest, ob Restbeträge bar ausgezahlt werden, und lass auch diesen Punkt prüfen. Für den Gast ist am wichtigsten, dass das Guthaben beim nächsten Besuch noch da ist.
Für die Buchhaltung gilt allgemein: Ein verkaufter, noch nicht eingelöster Gutschein ist eine offene Verpflichtung. Wann daraus Umsatz wird und wie die Umsatzsteuer behandelt wird, hängt von der Gutscheinart ab. Zum Jahresende sollte deine Steuerberatung eine Liste aller offenen Gutscheinwerte bekommen. Wie du verbuchst, legt deine Steuerberatung fest; dein System sollte die Zahlen dafür sauber liefern.
Damit die Einlösung reibungslos läuft
- Jeder Gutschein hat eine eindeutige Nummer und einen Code, der sich scannen lässt.
- Online- und Rezeptionsverkäufe liegen in einem gemeinsamen Bestand.
- Die Rezeption sieht Gültigkeit und Restguthaben vor der Einlösung.
- Teileinlösungen werden mit Betrag, Datum und Buchung festgehalten.
- Wird eine Buchung storniert, wird auch die Einlösung nachvollziehbar zurückgenommen.
- Zum Monats- oder Jahresende gibt es eine Liste der offenen Gutscheinwerte.
So löst STRYK den Gutscheinverkauf
In STRYK ist der Gutscheinverkauf ein eigenes Modul und im Grundpreis enthalten. Den Gutscheinshop richtest du in der Buchungsmaschine ein: feste Produkte wie Arrangements und Wertgutscheine, auf Wunsch freie Beträge mit eigener Unter- und Obergrenze, Texte und Bedingungen in den Sprachen deiner Gäste und eine Gültigkeit in Monaten je Produkt. Der Verkaufspreis eines Produkts kann unter dem Gutscheinwert liegen, für Aktionen wie „100 € Gutschein für 90 €“. Veröffentlicht wird der Shop zusammen mit der Buchungsmaschine, als direkter Link oder eingebettet in deine Website.
Online bezahlt der Gast. Der Gutschein wird erst ausgestellt, wenn die Zahlung bestätigt ist, und kommt als PDF im Design deines Hauses per E-Mail: mit Logo, Farben, Nummer, Wert, Gültigkeit, Bedingungen und QR-Code, in einer von 18 Sprachen. Zusätzlich kann der Käufer den Gutschein über einen sicheren Link abrufen. An der Rezeption verkaufst du Gutscheine mit der tatsächlichen Zahlart und druckst oder versendest dasselbe PDF. Für online bezahlte Gutscheine gelten die Konditionen für Online-Zahlungen über STRYK, wie sie auf der Preisseite stehen.
Zur Einlösung scannt die Rezeption den QR-Code mit der Kamera oder einem handelsüblichen Scanner oder gibt die Nummer ein. STRYK prüft Gültigkeit und Guthaben und löst den gewünschten Betrag auf eine Buchung oder Rechnung ein, auch teilweise; das Restguthaben bleibt auf demselben Gutschein. Gäste können ihren Gutschein auch direkt in der Buchungsmaschine einsetzen. Die Einlösung wird als Zahlung geführt, nicht als Rabatt, und eine Übersicht zeigt offene Gutscheinwerte und Einlösungen für deine Steuerberatung. Welche Mitarbeitenden Gutscheine ausstellen, einlösen oder stornieren dürfen, lege über die Rollen fest.
