E-Rechnung in Österreich: Wann ein Hotel sie ausstellen muss

Wer in Österreich eine E-Rechnung verlangt

Die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung hängt in Österreich vom Rechnungsempfänger ab. Gegenüber dem Bund besteht sie seit 1. Jänner 2014. Für andere Empfänger außerhalb des Bundes nennt das E-Rechnungsportal des Bundes derzeit keine gesetzliche Verpflichtung.

Dieser ersten Einordnung liegt eine feste Begriffsbestimmung zugrunde. Sie stammt aus der e-Rechnungsverordnung des Finanzministeriums und gilt für Rechnungen an Bundesdienststellen. Das Umsatzsteuergesetz verwendet für elektronische Rechnungen einen weiteren Begriff, der im Abschnitt zu Firmenkunden folgt.

Rechnungen an Bundesdienststellen: Geltungsbereich und Pflichtangaben

Die e-Rechnungsverordnung gilt im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen für alle Vertragspartner. Das Portal des Bundes nennt als Empfänger alle Bundesministerien samt nachgeordneten Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, Verfassungsgerichtshof, Verwaltungsgerichtshof, Volksanwaltschaft und Rechnungshof. Laut Wirtschaftskammer zählen dazu auch Schulen, Bezirksgerichte und Polizeiinspektionen.

Für ein Hotel zählt, wer den Auftrag erteilt und die Rechnung bezahlt. Angenommen, das Hotel Nordlicht richtet für eine Bundesdienststelle ein zweitägiges Seminar mit 15 Zimmern aus. Die Dienststelle bestellt schriftlich und zahlt nach Rechnungserhalt. Dann besteht ein Vertragsverhältnis mit einer Bundesdienststelle, und die Rechnung muss als E-Rechnung eingebracht werden. Bucht jede Teilnehmerin ihr Zimmer selbst, läuft die Rechnung an sie und nicht an die Dienststelle.

Die Verordnung gilt nicht für Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt. Ob eine bestimmte Zahlart darunter fällt, kläre im Zweifel mit der Dienststelle oder deiner Steuerberatung.

Einbringung beim Bund: Unternehmensserviceportal oder Peppol

Die Rechnung muss über einen vom Finanzministerium bereitgestellten Übertragungsweg ankommen. Die Verordnung nennt zwei: das Unternehmensserviceportal des Bundes (USP) und die Peppol-Transport-Infrastruktur. Eine Rechnung per E-Mail, Fax oder als PDF gilt laut Wirtschaftskammer (Stand August 2022) als nicht eingebracht.

Das Portal prüft jede eingebrachte Rechnung automatisch auf formale Fehlerfreiheit. Erst danach gilt sie als ordnungsgemäß eingebracht, und du erhältst eine Benachrichtigung. Die Verordnung zählt auch berufsmäßige Parteienvertreter und Service-Provider zu den Berechtigten. Deine Steuerberatung oder ein IT-Dienstleister kann die Übermittlung also für dich übernehmen.

Beim Format nennt das Portal ebInterface in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1, wobei 6.1 empfohlen wird. Die Versionen 4.0 bis 4.2 werden seit April 2022 nicht mehr unterstützt. Daneben führt das Portal UBL als Format auf. Prüfe vor dem ersten Auftrag, ob deine Software eines dieser Formate erzeugt, oder lass die Einbringung durch deine Steuerberatung erledigen.

Firmenkunden und Privatgäste: Zustimmung statt Pflicht

Das Umsatzsteuergesetz erkennt eine elektronische Rechnung an, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist dabei jede Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Ein PDF per E-Mail kann dazugehören. Die Wirtschaftskammer führt an, dass die Zustimmung ausdrücklich oder schlüssig erfolgen kann.

Die elektronische Rechnung gilt nur dann als Rechnung, wenn Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit über die Identität des Ausstellers. Unversehrtheit bedeutet, dass der erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Diese Eigenschaften müssen sieben Jahre lang gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).

Im Hotelalltag heißt das: Frage Firmenkunden einmal, ob sie Rechnungen als PDF oder in einem Datenformat per E-Mail erhalten möchten. Lege die Antwort in der Kundenakte ab, damit du die Zustimmung belegen kannst. Bei Privatgästen genügt im Regelfall die Rechnung beim Check-out, auf Papier oder mit Einverständnis des Gastes per E-Mail.

Die inhaltlichen Anforderungen sind für Papier und Datei gleich. Bis 400 Euro Gesamtbetrag genügt eine vereinfachte Rechnung. Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung an einen Unternehmer 10 000 Euro, gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers dazu (§ 11 Abs. 1 und 6 UStG 1994). Die vollständige Liste steht im Ratgeber zu den Rechnungsanforderungen in Österreich.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich ist die geltende Fassung des Umsatzsteuergesetzes.

Was ab 2030 gilt und wo Deutschland vorausgeht

Die EU hat mit der Richtlinie (EU) 2025/516, bekannt als ViDA, die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU ab 1. Juli 2030 verankert. Nach Angaben der Wirtschaftskammer (Stand April 2026) betrifft das Rechnungen nach dem Format EN 16931. Eine Pflicht für Umsätze zwischen österreichischen Unternehmen ist darin nicht vorgesehen.

Die Wirtschaftskammer weist darauf hin, dass die Richtlinie die Zustimmung des Empfängers nicht mehr voraussetzt, und fordert, dass sie in Österreich erhalten bleibt. Das Umsatzsteuergesetz verlangt sie in der Fassung vom 13. Oktober 2026 weiterhin. Mitgliedstaaten können eigene nationale Pflichten einführen. Eine allgemeine Pflicht für Inlandsrechnungen besteht in Österreich nach den hier genannten Quellen nicht.

Wer an deutsche Firmenkunden liefert, sollte die dortigen Fristen prüfen. Deutschland hat eine eigene B2B-Pflicht eingeführt. Der Ratgeber E-Rechnungspflicht für Hotels in Deutschland beschreibt Zeitplan und Ausnahmen. Zu den Formaten hilft der Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung.

Vorbereitung im Hotel in sechs Prüfpunkten

Die Vorbereitung beginnt mit der Frage, wer deine Auftraggeber sind. Hast du nie für eine Bundesdienststelle abgerechnet, ist heute nichts umzustellen. Kommt ein erster Auftrag, brauchst du die Angaben, die in der Tabelle oben stehen, bevor du die Rechnung schreibst.