Що таке операційна система для готелю
Термін звучить технічно, але йдеться про дуже практичну річ: одне місце, де кожен у готелі бачить однаковий актуальний стан.Операційна система комп’ютера дбає про те, щоб усі програми мали доступ до тих самих файлів. Операційна система для готелю, яку часто називають Hotel OS або програмою для готелю «все в одному», робить те саме для твого закладу: бронювання, що надходить із Booking.com, тієї ж миті з’являється в шахматці, у плані housekeeping, у картотеці гостей, а згодом і в рахунку. Нікому не треба його передруковувати, пересилати чи переносити в другий список.
Протилежна модель, окремі рішення. Класична PMS керує бронюваннями, окремий Channel Manager спілкується з порталами, модуль онлайн-бронювання на сайті має власного постачальника, онлайн-реєстрація працює через ще один сервіс, сертифікати продаються в окремому магазині, а все, що нікуди не вписується, потрапляє в Excel. Кожна з цих програм має власний номерний фонд або власний список гостей, які доводиться синхронізувати через інтерфейси.
Різниця видна не на презентації, а в завантажену суботу. Коли гість на рецепції змінює бронювання, за окремих рішень ця зміна мусить пройти через кілька систем. У Hotel OS є лише один запис, і ти змінюєш його один раз.
Типовий набір інструментів сьогодні й одна система: порівняння
Огляд нижче показує, як часто виглядає щоденна робота малого чи середнього готелю з окремими інструментами і що змінюється, коли ті самі завдання виконуються в одній системі. Не кожен заклад використовує всі інструменти, але більшість упізнає себе у трьох-чотирьох рядках.
| Завдання | Сьогодні з окремими рішеннями | У Hotel OS |
|---|---|---|
| Бронювання та завантаженість | PMS або календар бронювань, поруч папірці для телефонних бронювань | Одна шахматка для всіх каналів, зокрема walk-in і телефон |
| Портали на кшталт Booking.com та Expedia | Окремий channel manager із власним договором і власною прив’язкою номерів | Channel manager у системі, той самий фонд, що й на рецепції |
| Пряме бронювання на сайті | Модуль онлайн-бронювання ще одного постачальника, ціни частково ведуться двічі | Модуль онлайн-бронювання працює з тими самими цінами й номерами |
| Онлайн-реєстрація та дані для обліку гостей | Сервіс анкет або папір, дані передруковують на рецепції | Гість заповнює все до заїзду, дані одразу потрапляють у бронювання |
| Подарункові сертифікати | Магазин сертифікатів із власним списком, погашення звіряють вручну | Продаж і погашення в одній системі, залишок суми видно одразу |
| Housekeeping | Список в Excel, зранку роздрукований, зміни, усно | Денний план формується із заїздів і виїздів, статус бачать усі |
| Рахунок і передоплата | Програма для рахунків, передоплати в окремому списку | Рахунок із бронювання, передоплати прив’язані до бронювання |
| Звіти | Щомісяця збираються в Excel із кількох експортів | Завантаженість, виручка та джерела прямо з тих самих даних |
Що має бути в системі, а що краще підключити
«Все в одному» не означає, що одна програма мусить уміти все. Це означає, що все, що стосується номера й гостя, зосереджено в одному місці.Межу найкраще провести за питанням: чи потрібні цьому завданню номерний фонд, бронювання або гість? Якщо так, воно належить до Hotel OS. Бронювання, ціни, портали, пряме бронювання, реєстрація, housekeeping, комунікація з гостями, рахунки та сертифікати, усе це прив’язане до бронювання. Якщо їх розділити, виникають саме ті звіряння, яких ти хочеш позбутися.
Інакше з напрямами, які мають власну фахову логіку й власні законодавчі обов’язки. Каса ресторану чи бару в Австрії та Німеччині мусить виконувати окремі вимоги щодо захисту чеків; тут правильним вибором є спеціалізована касова система, яка через інтерфейс записує виручку на номер. Бухгалтерія залишається в податкового консультанта, який отримує дані експортом у своєму форматі. Дверні замки, телефонна станція чи нарахування зарплати, теж окремі світи.
| Напрям | Рекомендація | Чому |
|---|---|---|
| Бронювання, завантаженість, номери, блокування | У системі | Це ядро, від якого залежить усе інше |
| Channel Manager і модуль онлайн-бронювання | У системі | Один залишок і один прайс захищають від овербукінгу й подвійного ведення |
| Онлайн-реєстрація, дані для обліку гостей, сертифікати | У системі | Потребують бронювання й гостя; окремо виникають передрук і списки для звіряння |
| Housekeeping і комунікація з гостями | У системі | Залежать від заїздів, виїздів і статусу бронювання |
| Рахунок, передоплата, туристичний збір | У системі | Рахунок має виникати з бронювання, а не з повторного введення |
| Каса ресторану й бару | Через інтерфейс | Власні обов’язки щодо захисту чеків; виручка записується на номер |
| Фінансова бухгалтерія в податкового консультанта | Через експорт | Консультант працює у своїй програмі, йому потрібні чисті дані в потрібному форматі |
| Дверний замок, телефон, зарплата | Окремі системи | Інша сфера; підключай, лише якщо це справді економить роботу щодня |
Скільки насправді коштують окремі рішення
Хто порівнює окремі рішення із системою «все в одному», зазвичай дивиться на щомісячні платежі. Але це лише частина. До них додаються плата за інтерфейси, комісії окремих інструментів із бронювань чи сертифікатів і передусім час, який твоя команда витрачає на перенесення, звіряння й пошук помилок. Цей час не з’являється в жодному рахунку, але його бракує на рецепції, коли в гостя є запитання.
Чесно порахуй для свого закладу: як часто на тиждень телефонне бронювання доносять в екстранет, передоплату відмічають у списку, анкету реєстрації передруковують або сертифікат позначають у магазині як погашений? Уже кілька хвилин на одну операцію за рік дають напрочуд багато годин.
Перехід крок за кроком
Перехід на Hotel OS це не стрибок у холодну воду, якщо ти плануєш його поетапно.Найбільше багатьох готельєрів турбує день переходу: що буде з бронюваннями, які вже є в старій системі, і що, як у перший день чогось бракуватиме? Відповідь, чіткий порядок дій із тестовим прогоном і датою переходу. До цієї дати команда працює в старій системі, після неї, лише в новій. Паралельна робота протягом тижнів, найчастіша причина подвійних бронювань під час зміни системи.
Перехід у шість кроків
- 01Зробити інвентаризацію
Запиши усі інструменти, списки й папірці, з якими сьогодні працює команда, і хто їх веде. Із цього видно, що має покривати нова система.
- 02Налаштувати основу
Створи номери, категорії, тарифи, умови скасування та користувачів із відповідними правами. У хмарній системі це зазвичай займає кілька днів.
- 03Перенести дані з тестовим прогоном
Експортуй гостей і майбутні бронювання зі старої системи, зіставте стовпці й запусти тестовий прогін. Він покаже, що буде створено, пов’язано або пропущено, нічого не змінюючи.
- 04Провести пробний день
Повністю відпрацюй в новій системі заїзд, зміну номера, додаткову послугу, рахунок і виїзд, разом із рецепцією та housekeeping.
- 05Визначити дату переходу й переключити портали
У день переходу перенеси останні зміни, підключи портали до нового Channel Manager і відтоді бронюй лише в новій системі.
- 06Розірвати договори на старі інструменти
Лише коли два-три тижні все працює спокійно, заверши старі договори, а перед тим експортуй дані, які тобі треба зберігати.
Як це вирішує STRYK
STRYK Hotel Management побудовано як операційну систему для малих і середніх готелів, гостьових будинків та апартаментних комплексів. Шахматка, номери й блокування, housekeeping, профілі гостей, листування з гостями електронною поштою, ціни й тарифні плани, туристичний збір, рахунки та онлайн-оплата, в одній системі. Система бронювання та продаж подарункових сертифікатів працюють з того самого фонду; онлайн-реєстрація та кіоск самостійної реєстрації, окремі модулі, що входять у базову ціну. Підключи Booking.com, Expedia, Airbnb та інші портали до STRYK. Керуй цінами й доступністю в одному місці, а бронюваннями з порталів, у календарі.
Під час кожного бронювання, на рецепції, через сайт, через портал, під час імпорту даних чи зміни номера, STRYK безпосередньо перед збереженням перевіряє, чи в категорії справді ще є вільне місце на всі ночі. Так останній номер не пообіцяють двічі. Для ресторану є інтерфейс каси, через який виручка записується на номер; sTRYK не є касою ресторану; для оплат на рецепції в Австрії та Німеччині є модуль «Каса та фіскалізація». Для податкового консультанта STRYK створює експорти, зокрема у форматах DATEV і BMD.
Перехід полегшує імпорт даних: ти прив’язуєш стовпці з нинішньої системи, STRYK перевіряє дані й у тестовому прогоні показує, що буде імпортовано, перш ніж щось зберегти. Ціна лишається простою: базова плата 59 € плюс 6 € за номер на місяць, без ПДВ і за річної оплати, із системою бронювання, подарунковими сертифікатами й касовим інтерфейсом у базовій ціні, онлайн-реєстрацією та кіоском як окремими модулями, що входять у базову ціну, без плати за налаштування й без обмеження користувачів. STRYK працює в браузері та в застосунку STRYK для iPhone і Android.
