PMS простими словами
Property Management System це єдине місце, де кожен у готелі бачить однаковий актуальний стан.Коли гість телефонує й хоче двомісний номер на вихідні, твоя рецепція за секунди має знати: чи є вільний номер, скільки він коштує і чи діють умови на кшталт мінімального терміну проживання? Саме на це питання відповідає PMS. Вона тримає разом номерний фонд, ціни та всі наявні бронювання.
Раніше PMS була програмою на комп’ютері рецепції. Сьогодні PMS найчастіше є хмарною програмою, що працює в браузері. Для готелю це означає: жодного власного сервера, жодних оновлень із диска і жодних хвилювань, якщо комп’ютер на рецепції вийде з ладу. Дані захищено зберігаються в дата-центрі й доступні з кожного дозволеного пристрою.
Термін вживають у ширшому чи вужчому значенні. У вузькому сенсі PMS це керування бронюваннями та номерами. На практиці готельєри сьогодні очікують значно більшого: рахунки, Channel Manager, онлайн-бронювання на власному сайті та онлайн-реєстрація гостей стали стандартом для більшості готелів.
Ці модулі має містити сучасна PMS для готелю
Не кожному готелю потрібен кожен модуль. Огляд нижче показує, чим готель на 10-80 номерів справді користується щодня і для чого.
| Модуль | Що з ним робить твоя команда | Важливо для |
|---|---|---|
| Бронювання та шахматка | Створювати, змінювати й скасовувати бронювання; бачити завантаженість на тижні вперед; розподіляти номери | Рецепція, керівництво |
| Номери та категорії | Номерний фонд, категорії, блокування номерів через ремонт чи несправність | Рецепція, технічна служба |
| Housekeeping | Денний план, статус номерів (брудний, прибраний, перевірений), завдання та чеклисти | Старша покоївка, покоївки |
| Гості та комунікація | Картотека гостей, побажання, підтвердження та повідомлення щодо бронювання | Рецепція, відділ бронювання |
| Ціни та тарифи | Сезонні ціни, тарифи зі сніданком і без, мінімальний термін проживання, знижки | Керівництво, revenue |
| Рахунки та оплата | Рахунок із бронювання, передоплати, неоплачені суми, туристичний збір | Рецепція, бухгалтерія |
| Channel Manager | Актуальна наявність і ціни на Booking.com, Expedia та інших порталах | Продажі, керівництво |
| Модуль онлайн-бронювання | Прямі бронювання на сайті готелю без комісії порталу | Продажі, маркетинг |
| Онлайн-реєстрація та облік гостей | Дані гостей до заїзду, підготовлена реєстраційна картка | Рецепція |
| Звіти | Завантаженість, середня ціна (ADR), RevPAR, виручка за напрямами | Керівництво, власники |
Що змінює добра PMS у щоденній роботі готелю
Найбільша користь рідко полягає в одній окремій функції. Вона в спільній картині: рецепція бачить, що номер 12 уже прибрано. Housekeeping бачить, що гість у номер 14 заїде раніше. Керівник бачить, як заброньовано наступні чотири тижні, і нікому не треба збирати списки.
У багатьох малих готелях сьогодні паралельно працюють п’ять інструментів: програма бронювання, Excel для housekeeping, екстранет Booking.com, програма для рахунків і поштова скринька. Кожен інструмент окремо працює, але передавання інформації між ними щодня забирає час і призводить до овербукінгу чи забутих додаткових послуг у рахунку.
Хмарна PMS чи встановлена програма?
Встановлена готельна програма працює на комп’ютері чи сервері в готелі. Довго це було стандартом і досі поширене у великих готелях. Хмарні PMS працюють у браузері, а постачальник їх обслуговує, створює резервні копії та постійно оновлює.
Для малих і середніх готелів майже все говорить на користь хмари: ти платиш щомісячну плату замість великої ліцензії, тобі не потрібна IT-підтримка на місці, і ти можеш з дому подивитися, як заброньовано вихідні. Важливо, щоб постачальник відкрито вказував, де обробляються дані, як створюються резервні копії і хто має доступ.
| Критерій | Хмарна PMS | Встановлена програма |
|---|---|---|
| Старт | Налаштувати доступ, перенести дані, почати роботу | Сервер, інсталяція, часто виїзд фахівця |
| Витрати | Щомісячна плата, зазвичай за номер | Ліцензія плюс договір обслуговування та обладнання |
| Оновлення | Постійно й автоматично | За графіком, іноді платно |
| Доступ | З кожного дозволеного пристрою з браузером | Зазвичай лише в мережі готелю |
| Резервне копіювання | Забезпечує постачальник | Забезпечує готель або IT-партнер |
Як розпізнати добру PMS
На демонстрації проси показати не меню, а твій власний робочий день. Пройди реальне бронювання: запит, підтвердження, розподіл номера, заїзд, переселення, мінібар, рахунок, виїзд, прибирання. Там, де система змушує тебе вести побічні списки, вона гальмуватиме й у щоденній роботі.
Чеклист для демонстрації
- Тестове бронювання проходить від запиту до рахунку без папірців і Excel.
- Рецепція та housekeeping бачать однаковий статус номерів у реальному часі.
- Бронювання з порталу з’являється в шахматці без ручного переписування.
- Ціну змінюють один раз, і вона діє на сайті та на порталах.
- Ціна за номер вказана чітко, додаткові модулі та комісії названо відкрито.
- Кожен працівник має власний доступ і відповідні права.
- Програма доступна мовою твоєї команди.
- Постачальник допомагає перенести дані з попередньої системи.
Як це вирішує STRYK
STRYK Hotel Management, хмарна PMS із Зальцбурга для малих і середніх готелів, гостьових будинків і апартготелів. Бронювання, шахматка, номери й housekeeping, гості, ціни, рахунки, система бронювання та подарункові сертифікати поєднані в одній системі та входять у базову ціну. Онлайн-реєстрація та кіоск самостійної реєстрації, окремі модулі, які також входять у базову ціну. Підключи Booking.com, Expedia, Airbnb та інші портали до STRYK. Керуй цінами й доступністю в одному місці, а бронюваннями з порталів, у календарі.
Ціна навмисно проста: 59 € базова плата плюс 6 € за номер на місяць, без ПДВ, за річної оплати. Плати за впровадження немає, кількість користувачів не обмежена, і ти можеш протестувати STRYK 14 днів безкоштовно. Інтерфейс доступний 18 мовами, щоб і твоя міжнародна команда працювала впевнено.
Чесність вимагає сказати й те, чим STRYK не є: STRYK не є касовою системою для ресторану; оплати готівкою й карткою на рецепції підписує лише з модулем «Каса та фіскалізація». Виручку ресторану чи бару можна провести на номер через відкритий інтерфейс для кас. STRYK працює в браузері та в застосунку STRYK для iPhone і Android.
